技术贴 | 时间管理的秘密武器

01 《奇特的一生》引发的思考

阅读了《奇特的一生》后,柳比歇夫的案例在我心里留下了一些种子。其中一颗:“他为什么要记录时间,还坚持了56年?”,还有一颗:“我能怎么做?”

柳比歇夫,于1890年出生在前苏联。26岁时开始践行时间记录,之后,他不断精进优化时间日志,完善时间统计系统,直到1972年去世,持续记录56年,从未间断过一天。他一生发表著作70多部,在生物学、数学、科学史、农业、遗传学、植物保护、哲学、昆虫学、动物学、进化论、无神论、历史、宗教、政治等领域都有高水准的论文,成就斐然。


柳比歇夫介绍

我问了很多人对柳比歇夫的记录时间法的看法。有人觉得没必要,人生中随处惊喜也挺开心(但基本惊吓多于惊喜);有人表示自己坚持了一段时间,但一个月还行,三个月以上就坚持不住了,因为每天都差不多,后面就没有动力了。

但我身边却有一个坚持了13年的人,她就是我的老师Luna,她这么多年的成绩远超同龄人,于是我带着好奇一直跟她学习。

随着实践和时间的日子越来越久,当初在我心中的种子终于萌芽了。

——他为什么记录时间,还坚持这么久?

因为他获得了掌控感,掌控时间就是掌控人生。而且柳比歇夫通过不断实现目标,更能收获一种成就感。

——我能怎么做?

模仿,在过程中找到属于自己的掌控感和成就感。

这个体悟源于2019年和2020年的两次交保险费的事,当初给家里配全了大大小小保险,结果每过一段时间,就有消息来催交。

我觉得天哪,隔断时间就要交,烦死了!但当我用甘特图屡清楚了,一到对应的时间就交掉,丝毫没有了任何负面情绪。这次对比,让我意识到,原来有了掌控感,情绪会小很多,更不用说执行力不到位了。

02  通过记录时间,我还获得了什么?

1)自我了解。

记录了两个月时间花销,看到真实数据的我震惊了:

原来以为每天睡得少,结果一天在床上不少于8小时;原来以为工作超级辛苦,8小时上班,再加上中午吃饭和午休和通勤,一天总计11小时,真的好辛苦。

结果:真正有效的工作时间就4-5小时(8小时中),其他还有厕所、闲聊、喝水、休息、被同事干扰打断,而且4-5小时中还有大大小小的开会,大多都是人在心不在的会议。有了这些数据,才明白柳比歇夫每天真正的工作时间就是4-5小时,原来是真的。而且自从看到4-5小时的数据后,惊呼公司原来给我们那么高的工资,不好好工作都对不起老板!

记得在自我管理课上,我还给学员讲过点外卖的故事,中午一到11:00,同事小妹就会问中午吃什么呀,大家快来点外卖。她让大家先点,然后她再反复斟酌吃什么&喝什么,这时差不多半小时过去了,接着使用各种优惠券凑单,差不多总共45分钟过去了,再接着等外卖拿外买,刚好1小时过去了。于是我算了一笔账1小时×250天/8小时=31.25天,意思是一年花了31.25天的上班时间点外卖。也就是说老板给我们付的工资中,有一个月是付给我们点外卖的,当场学员都笑开了花,称之为“带薪点餐”,这是比网上“带薪拉粑粑”更高价值的一种方式。

2)为方案提供依据和预测

有了数据支撑,复盘更客观,行动方案更理性,还尽可能避免“我觉得”的发生。

给大家讲个用数据调整上班通勤时间的故事。我通常上班单程要45分钟(14公里),Luna老师给我的建议是早点出门。通过3周的数据分析,发现6:00出发要35分钟,6:15出发要40分钟,到6:30出发那就要45分钟多了。所以我现在,要么抢在6:00前出门,要么先在家学习,等到8:00后再出发。

除了能为方案提供依据,还有超强大的预测。因为我们人体和生物钟真的是非常精密的机器,很多时候没有觉察到,但其实身体早就知道了,仅仅因为我们自己后知后觉。

不知道大家有没有好好观察过自己的身体健康。拿感冒来说,一般人一年总会有1-2次,多的会有4-5次感冒,那若能非常好的观察和提前预防,那一年中能多出多少时间?少说一周,多说可能有一个月。并且感冒后,手上很多事请被搁置,还可能引发一系列蝴蝶效应。那我是怎么做的呢?

我会在计划本上记录每次感冒的时间、时长、身体状况、工作效率百分比(即产出率是原来的百分之多少),然后通过数据,总结规律和心得,对症下药。


来源:百度图片


03 时间管理工具

一直都是很多人开始管理时间特别关注的点,就好像开始运动,会先买很多行头,好像行头配足了,自己就成了运动专家一样。

我自己用了过市面上付费的、免费的各种时间管理工具,现在觉得,形式真的无所谓,只要满足3个条件即可:i)坚持,(ii)便于后续分析,(iii)便于存储。

我推荐几个目前我认为比较好用的工具:

1)纸笔:是我用的最多,也是最好用的方式,应该也是我在时间管理上投资最贵的,即每年一本日计划本,市面上50到100元不等,随意找一本顺手的就行。很多人会疑惑,能不能用便条,我的心得是,除非能追溯和计算,那就可以,如果只是行动列表,那就不可以。如果背着上下班或上学,觉得重,A5或是B6大小更合适。不占地方也携带方便,而且小小的很精致,看着也开心。

2Excel表格:用来记录工作中的时间花销,用于分析和存储是个非常大的优势,但是在记录上,如果离开了电脑旁,会稍微有点不方便。

 3Atimelogger:这个App之前是免费的,现在收费了,如果打算长期用,那还是值得入的。

推荐原因1:记录能精准到几分,便于后续分析更加精准。

推荐原因2 :使用简单,事情开始时,按下开始,结束时,按下结束。

推荐原因3:能直接给自己发报告,看到自己的时间花销记录,越来越精准,非常有成就感。

推荐原因4:对于分类特别的灵活,还能设置小分类和小小分类。当然对于小白不太建议,分得太细,后续大概率会出现按需调整分类的情况,那么对于这一点,这个App也是极大的优势,可以按需归类,是其他App没有的。

4)时间块/ 块时间:这款App在苹果和安卓系统中有着不同的名字,也是非常值得入。

推荐原因1: 免费。

推荐原因2: 操作简单,尤其对于小白,刚开始记录上没有那么精准,可以按照默认设置30分钟或15分钟,两种方式来进行。

推荐原因3: 美丽,这点也是俘获我的心,而且导出来的分析、图形也很漂亮。

以上,算是我践行时间管理中最重要的心得,希望对你有所帮助,有任何问题,请在留言区给我留言。


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你还不知道如何不受意外事件干扰,

灵活调整各种情况的时间管理,

建立高效计划表,

能有更多的时间留给自己与家人,实现人生多角色灵活切换。

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