亚当斯密在《国富论》中提到,一个工人负责某个产品的所有工序时的工作效率,要远远小于他只专门负责一个环节的时候。100个工人独立完成一件产品的效率,要比100个工人分工协作共同完成任务的效率要低许多倍,这就是分工合作的好处。
之所以会出现这种现象,是因为人类的大脑一次只能高效地处理一个任务。史蒂夫·诺特伯格在《单核工作法图解》写道,研究发现,切换到的任务越复杂,消耗的时间就越多。如果切换到不熟悉的任务,耗时也会增加。
史蒂夫·诺特伯格(Staffan Nöteberg)是超级畅销书《番茄工作法图解》作者,《单核工作法图解》可以说是《番茄工作法图解》的升级版。史蒂夫·诺特伯格拥有IT产业、特别是软件开发方面的背景。帮助许多大中型组织以敏捷、精益的步伐成长,教授数万人如何提高个人生产力。
史蒂夫·诺特伯格通过自身多年的经验,首创了一套简单、灵活而又强大的单核工作。史蒂夫·诺特伯格在《单核工作法图解》里向读者介绍什么是单核工作法以及它的五个原则,并告诉读者如何削减待办任务。这本书的篇幅不长,读起来轻松有趣,但却是一本对许多人都非常适用的时间管理书。
--什么是单核工作法?--
单核工作法的核心,是快捷清单。就是最多只存放5 项当前最重要的任务。如果还要添加更多的任务,就必须先完成,或者删掉原有任务。
用单核工作法做事的时候,你要先在把全景闹钟设到下一个整点或半点(9:00、9:30、10:00……),在这个期间,你可以查看所有的待办任务,并且思考“拉金问题”(Lakein's question):此时此刻,我的时间最好用来做什么?
在全景闹钟到来之前的单核时段,只用于专心处理快捷清单上的一项任务。
还有一个重点是,你必须按照排好的优先级进行工作
洪梅尔早在1967 年用犀利的笔调写道:“紧急的任务,虽然不重要,但要求立即得到回应——它们造成压力,占据醒着的每时每刻,没完没了 。”把紧急任务放在重要任务之前做,就是颠倒优先级。
你应该谨慎安排你所需要处理的任务事项,避免把紧急任务排到重要任务之前。重要任务是贡献于长期目标的,紧急任务则要求人们立刻注意。只有完成最重要的任务,我们的长期目标才能实现。
史蒂芬 · 柯维在《高效能人士的七个习惯》里面,也有提到“要事第一”的重要性。如果你把时间都花在紧急事情上,那么随着时间的推移,原本重要但不紧急的事情会因为得不到及时处理也变成紧急任务。
单核工作法的基本要求,就是在优先级评估和专注状态之间切换,运用起来灵活度也高。
--单核工作法的五大原理--
原理 1 :“开始做”会让我们想要做完。
当你开始做一件事之后,这件事情在未完成之前会无条件地占据你的大脑内存。这也会增加你的压力。
比如,当你决定购置一张沙发,但是你最快要到星期天才有休息时间可以外出。在你买到沙发的期间,你的大脑就会不时地提醒你,你还有事情没有完成——买沙发;当你决定看一本书却被中途打断,你会很容易一直牵挂着书里的内容。
原理 2 :多任务会降低速度,消耗能量。
人类的大脑一次只能高效地处理一个任务。研究发现,切换到的任务越复杂,消耗的时间就越多。如果切换到不熟悉的任务,耗时也会增加。
类似于一个学生做十分钟数学题,再写十分钟作文,又听十分钟英语听力,那么他的学习是没有效率可谈的。
原理 3 :我们有责任按照重要性而非紧急度排列任务优先级。
做事之前先区分事情的优先级,从最重要的事情开始做起。因为在实际生活中,各种事情会源源不断地出现,但是不是每一件都值得花时间去做。
崔西在《吃掉那只青蛙》里提醒我们,如果要提高效率,就要把精力集中最重要的事情上。
原理 4 :休息、睡眠和健康的生活习惯是保持可持续步伐所必需的。
在生活和工作中,源源不断的新任务加入是一种常态。这就注定了我们更应该“马拉松式”更加持久的做事方式,而不是“百米冲刺式”一下耗用掉大部分的精力。
《精力管理》这本书指出,体能精力是生活最基本的精力源。为了保持全情投入的状态,我们必须学会劳逸结合。
原理 5 :拥抱变化、持续改进才能适应日新月异的世界。
身处互联网时代的我们,常常会发现自己身处在一个快速变化的世界。就像网友经常调侃的,“唯一不变的是变化”。没有一种方法是可以“一招鲜,吃遍天”的,我们要在实践的过程中保持开放的心态,在实践中不断改进。
单核工作法实用而且简单,没有太复杂的规则,也不会耗费太多的时间。甚至,不要求你有“超人”般的意志力。如果你对如何快速完成任务没有足够满意的想法,不妨可以尝试一下单核工作法。
--如何削减待办任务?--
史蒂夫·诺特伯格指出,很多人会有这样一种迷信——认为手上的事情越多,人就越有价值。但是,如果你一天到晚的日程表都被填满的话,预料之外出现的重要任务就容易无法得到处理。你也可能因此错失一些机会。而且,有些工作是永远无法“做完”的,比如练琴。
许多擅长时间管理的达人知道,做计划的时候,适当的留白能让你的计划更加灵活。
使用创建快捷清单的方法,能有效管理精力的分配。具体的做法是,把包含当前最重要的五项任务写在一张纸上,根据这张清单去展开工作。如果还要添加更多的任务,必须去掉原有的——要么完成一项、要么直接删掉一项。
你还可以把你的目的——在上一周,你最想取得什么进展—写进一张卡片,贴在你的工作间隔板上,把你这一周的专注点放在“为什么”上。当你迷茫的时候,你就可以回顾这张卡片,它会提醒你可以做些什么。
除此之外,你可以在平时把一些想做的事情列入一张待办清单里。定期检查这张清单,把最重要的五项列入快捷清单,而对于一些我们内心深知,自己永远也不会去做的任务,就必须停止关注它们。
如果你在做事的时候,发现做这件事的结果不如预期的好,或者另一项任务的重要性超过了你当前的任务,显而易见,你可以选择退出这个任务。
如果想要避免情绪化的退出,可以给自己预先设定退出的条件,比如,分配两天的时间给这项任务,看看能做到什么程度。
史蒂夫·诺特伯格提醒我们,退出之前,多想想自己做事的着眼点,是只关乎向自己,还是还有其他利益关系人还在等你出结果。如果任务关乎他人,你是不是应该在退出的时候通知一下相关的人员。
--做事有先后,一次只处理一个任务--
单核工作法的核心,就是安排好工作的优先顺序,一次只处理一个任务。《单核工作法图解》是时间管理类书籍中,我个人比较喜欢的一本,它简单,好读,好懂,容易行动而且灵活度高。
如果你的职务是没有权力安排自己工作的优先顺序的,那么尝试单核工作法的技巧可能对你没有太明显的帮助。