沟通视窗可分为隐私象限、盲点象限、潜能象限和公开象限四大区域，涵盖了管理者日常沟通的所有内容。
隐私象限是自己知道，他人不知道。里面从深到浅分为三层：DDS（又黑又深的秘密），不好意思说，忘了说。这是一个对外封闭的区域，别人无法了解。
盲点象限是他人知道，自己不知道。盲点象限不一定就指某个人的缺点，也可以是自身看不见的事物，可以是对自身认识偏差导致看不见的缺点或是优点。人的盲点太多就像车没有后视镜一样，迟早要出大问题。所以趁着现在可以多叫朋友指出自己盲点。
潜能象限是自己和别人都不知道的信息。每个人身上都有很多未察觉的潜能，只要能向内探索，给予成长的机会，就会看到一个不一样的自己。
沟通视窗中的四个象限可以互相转化。
把隐私象限转化为公开象限，可以主动向他人袒露自己的故事、自己的想法，让别人多了解自己。
把盲点象限转化为公开象限，可以请求他人指出自己的盲点。
无论如何，象限转化的目的都是尽量扩大我们的公开象限，更好地发挥自己的潜能。让沟通更有效，就要尽可能的扩大“自己知道”、“别人也知道”的公开区，"开诚布公"，去缩减那些隐蔽区、盲目区和未知区。
