本期主题
《如何更好地进行项目管理》
正文
前言
每个人都应该遇到过类似的问题——事情很多，堆积在一起，一团乱麻，处理不好——然后就会焦虑——很可能接下来就是拖延——最后，把事情搞砸了。
实际上，能够「有效管理各类事项」，本身就是一种非常重要的能力。某种程度上来说，一个人管理项目的能力，和他自己能否承担更多的责任是正相关的——因为这意味着，同样的时间里，他可以「做成」更多的事情。
作为无讼合作业务线的经理，以及一个「酷爱折腾」的人，每天早上醒来，我都会意识到自己有无数的事情需要做。虽然我始终不认为自己是一个「善于管理时间」的人（比起身边那些大咖，我所做的事情还是太少），但这么多年下来，还是发现自己做成了不少事情。
在工作上，我常常会同时负责2-3个具体项目；在生活上，我也始终没放弃自己对「阅读」、「娱乐」上的追求，每天、每周都有很多时间用来提高生活品质。事情一多，就需要方法和工具来管理。所以这些年我自己养成了一些固定的项目管理习惯，在这里和大家分享。
两个重要的概念
在正式的内容开始之前，和大家先明确两个与之有关的非常重要的概念：
一、人不是「执行项目」的机器，要有目标
当我们谈到项目管理这件事情的时候，很多人都会在脑中浮现一幅画面——围绕项目的运行，自己像一个精确的钟表，一丝不苟地按照计划运行。
我想每个做过事情的朋友都清楚，这个想象本身就是「不切实际的」。我个人的理解是，促使你更有效地完成一件事，最重要的不是「计划」，而是「目标」。计划只是目标确认之后，为实现目标达成的「方法」而已。
所以标题上会说——人不是「执行项目」的机器，要有目标。对目标的清晰认识，很大程度上决定了你能否有效地执行。
举个例子——无讼合作这个项目确认要运行之后，我们做的第一件事情不是「列接下来该做什么事」，而是共同围绕战略，确定了关于无讼合作的目标——「用3个月的时间，在用户数、日单量以及成交总额达到XX标准」。
而随着目标的确定，我们才开始逐渐对项目进行拆分（可以参考第一期的内容，用结构化的思维来拆分事项），分别从「运营」「产品」「服务」三个层面开始安排任务，以每两周为一个阶段开始推进各项工作。
一直以来，我的经验都是——先弄清楚「为什么」要做一件事，才能更好地明确「怎么做」这件事。
不要「做事」，要「解决问题」。
二、不要管理「事项」，要管理自己的「行动」
我一直对「项目管理」这个概念有点不习惯，我更倾向于「行动管理」这个说法。事实上，是一系列的「行动」，决定了最后项目能否有效完成。
这某种程度上是一种心理作用——当你用「事项」的角度来看时，你是一个「旁观者」，这件事你会觉得「和我无关」；当你用「行动」的角度来看时，你是一个「参与者」，这件事你会觉得「与你有关」。
所以在第一期课程最后的作业中，当大家开始用结构化思维开始分析各种事项时，我始终会强调——所有的分析，最终一定要落脚到「可以行动的方案」。
举个例子——比如某个项目结项了，要做一个总结。我在给自己安排事情时，用Workflowy梳理时会写成「项目结项报告」，但一旦落实到具体日程安排时，我会写成——「做完项目结项报告的Keynote」。或者要和朋友一起吃饭，我的日历上不会写成「聚餐」，而是会写成「去XX地和XXX吃XX」。
也就是说，当进行任务安排时，尽可能地用「动词」来开头，给自己一个「行动的预期」。
不要小看这个简单的暗示，效果非常好。
我的「行动管理」方法论
当概念明确之后，我们可以开始自己的「行动管理」了。和过去一样，我会先介绍我的方法论，然后介绍如何使用工具更好地实现。
在我的「行动管理」方法论里，对所有与我有关的事情，我都会先做判断。所有的判断，都与接下来要使用的工具有关。主要判断以下三点：
这是一个「项目」，还是只是一个「行动」？
「项目」与「行动」，某种程度上是包含关系。比如我最近负责的「无讼有声大会」，就是一个项目，它会包含「一系列」的行动；而「去XX地和XXX吃西餐」这样的事情，就只是一个行动而已。这是一个有「具体时间要求」的行动，还是只是有「截止时间」？
有些事情是「一定要在某个特定时间点」完成，而有的事情「只要在截止时间前」完成就好。这是一个「我要完成」的行动，还是「我要关注」的行动？
只要涉及多人协作，行动的属性就会分为——「我的事」以及「别人的事但我需要关注」，不同的属性决定了工具状态的不同。
总结一下，每当接触到一件事时，都要从内容、时间、属性三个角度线先做判断。这决定了接下来你该如何进行安排。
当判断清楚「行动」的要素之后，就可以开始进行安排了。因为围绕不同的「行动」，我们需要做不同的安排。
1. 有明确时间点的行动
比如——XX时间要和XX吃饭这样「有明确时间点的行动」，最好的提醒工具其实就是「日历」。因为这样的行动，核心是「准确地标记时间并提醒」，常用的日历足以完成。
2. 由多个行动构成的项目
当涉及到项目时，内容就开始变得复杂，至少需要做两件事——
- 把项目按照模块拆分，细化，提炼出可以进行的「行动」
- 把这些行动放在一个管理工具里进行协调安排
3. 即使是同一个项目中的行动，根据属性的不同，还要做不同的关注
至少需要两个清单——
- Todo list 任务清单：描述自己需要在什么时间点前完成的任务
- Wathc list 关注清单：需要关注的其他人进行的任务
这里面涉及到三种工具——
- 结构化工具：更全面地把事情「捋清楚」
- 日历：有「明确时间点的行动」最好放进日历提醒
- 项目管理工具：根据行动「属性」的不同，进行区别管理
针对上述需求，我自己的常用工具是——
- 结构化工具：Workflowy或幕布
- 日历：系统自带日历
- 项目管理工具：Tower或者Trello这样的项目管理工具
前两款工具都已经介绍过，这里简单介绍一下像Tower或者Trello这样的项目管理工具。
所谓「项目管理工具」，其实就是为了实现这样一件事——把「一个项目」的「各项行动」都单独拆分出来，然后分配给「特定人」，并明确「截止时间」（如果在这个过程中产生的文件和沟通信息能同时留下来，那就更好了）。
事实上，如果你有一定的任务管理习惯，用Excel也可以实现类似的结果（不就是把「事项」「人」和「时间」写清楚么）
只是从视觉上来说，用类似「看板」的方式会比较直观（你可以把它理解成一个可以写满任务并且排列整齐的白纸），就像下面这张图。
还是那句话，工具的使用因人而异，同样的逻辑，哪怕是用Word建几个文档也是可以同样实现的。
我用一个例子来讲这个流程。
一个标准的处理流程
上个月，我开始筹备无讼有声大会这个项目。刚接触到这个项目后的第一件事，就是和蒋律确认目标，之后才好进行安排。
第一步：拆分
结构化思维的妙处就在这里，几乎所有的事情，都可以先用结构化思维梳理清楚，然后再做安排。比如组织有声大会，我会习惯从两个维度把事情拆分、梳理清楚。事实上，任何活动基本都可以用这个思路拆分。
横向是时间维度，纵向是参与维度。我每次做活动之前，都会把自己带入「特定身份」进行一次想象，然后就能比较清楚地了解需要做的事情。
比如从观众视角来思考，就能梳理出类似下面的内容——
而随着继续深入地拆分，你可以逐渐把所有需要做的事情捋出来。
第二步：安排
根据拆分的结果，就会有几种情况——
1.「属于我的」「要在特定时间点完成的」行动 —— 放进日历
2.「属于我的」「要在截止日期前完成的」行动—— 放进Todo list
3.「不属我的」「要在截止日期前完成的」行动—— 放进Watch list
第三步：检查
之后的工作会相对简单。每天，我都会检查自己的日历和看板，确认相关任务的完成情况。完成就打勾。也因为工具的灵活性，可以随时根据具体情况调整。
写在最后
如上，一场活动是这样操作，其实所有的事情都可以这么操作——你可以把自己的成长，当作一个长期的项目来运行。
过去几年我做了很多大型活动和长期项目，最大的感悟是两点：
- 想清楚真的比什么都重要
- 想清楚之后，一定要记下来
我接触到的很多人，面临很多事情都会手忙脚乱，原因无非就是两点：
- 就从来没想明白过这件事情该怎么做
- 想明白了也没记下来，所以做的时候老忘
其实工具只是一张很方便的白纸而已。能够产生改变的，还是你。
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