同时做到“优质、快速、廉价”,是对项目管理的理想化要求,你只能选两样。
作为项目经理,你有没有遇到过这样的销售,为了赢得项目,客户提什么要求,他都答应?你很不满,他却说:“都是为了绩效啊,而且我算过,没增加多少工作量。”你咬了咬牙,认了。他接着说:“我还答应了客户,提前两个月完成项目。”你把咬碎的牙往肚里咽,找老板投诉。老板说:“都是为了绩效啊,我们拼了吧。”可是销售还有要求:“这个项目的合同金额打了很大的折扣,为了节省成本,要再减少20%的人员投人,拜托了!”
这样熟悉的场景是很多项目经理的日常。项目延期、预算超标,最终客户还不满意。为什么会这样?因为你对这个项目失控了。为什么会失控?因为你的项目有个很危险的目标--多快好省。为什么说多快好省是个很危险的目标呢?因为稍有不慎,它就会让“项目三角形”无法闭合。
什么是项目三角形?
举个例子,比如种苹果,我们当然希望苹果既多又好。多和好,是项目的交付要求,术语叫范围(scope),范围的要求是优质。除此之外,我们还希望苹果长得快,最好还省肥料。快,是对项目完成日期的要求,一般叫时间(time),时间的要求是快速;省,是对项目投入资源、经费的要求,统称为成本(cost),成本的要求是廉价。
多快好省,就是同时做到优质、快速、廉价。但是,种苹果要又大又多,通常很难又快又省。要大,就很难多。果农之所以定期要给果树剪枝,就是要以减少果实数量换取质量。同样,要快,就很难省。快的代价之一,可能是更高成本的肥料。
同时做到优质、快速、廉价,是对项目管理的理想化要求,以此为目标,容易让团队不切实际,把原本可以事先防范的风险后置。像开篇的案例那样,“既要马儿跑,又要马儿不吃草”的项目,大多以无休止延期、预算失控、客户失望甚至绝望告终。怎么办?
我们把范围、时间和成本作为三条边,画一个三角形,然后把范围的边加长。有一些基础几何知识的人就知道,这时必须相应加长时间或者成本,才能使三角形保持闭合。如果想降低成本呢?同样,我们需要调整另外两边。这就是著名的“项目三角形”。
项目经理不是魔术师,他的工作不是承诺奇迹,而是防止整个三角形失衡,最大可能地保证项目成功。
具体应该怎么做,才能保证项目三角形不坍塌,进而走向成功呢?教大家一个方法:固定第一边、调节第二边、投资第三边。
第一,固定第一边。这个项目的底线是什么?需求是否神圣不可删减?是死也要在国庆节前上线,还是花费超标就提头来见?把优质、快速、廉价中的一项,且只有一项,确定为不可妥协的第一边,作为衡量项目成功的底线。
第二,调节第二边。假如确定了准时上线,也就是把快速作为坚守的底线,然后就要在优质和廉价中选择更重视哪一个。试着减少一些预算,在工期不变的情况下,看看对品质有什么影响,是否在客户预期范围内。反过来,调节一下品质呢?
第三,投资第三边。在优质、快速或廉价中,选择了两样后,就要全力以赴地在第三边投入。该投入时间就投入时间,该花费金钱就花费金钱,该砍掉枝节功能就砍掉枝节功能,不能手软。想要苹果又大又甜,就必须剪掉一些小的果实和枝叶。
画重点
项目三角形
就是由范围、时间、成本构成的闭合三角形。项目管理最重要的心法,就是保持这个三角形的平衡。范围的优质、时间的快速或者成本的廉价,只能选两样。具体的做法是固定第一边、调节第二边、投资第三边。