问：领导交办了一件一个月以后要上报的材料，觉得过两天再写不迟，等到领导问起，才发现还有几天就到期了，而且还有好几个分管领导没审阅，即使加班完成也不见得领导满意，如何避免这种现象？
答：在009问答里我们介绍了如何啃硬骨头、解决拖延症问题，今天这个问题更加具体。首先，我们把这种事件明确为有截止日期的事件，在时间象限里分为重要不紧急的事件，我们前面说过，如果在这个象限里不注意投入精力的话，就会变成第一象限即重要紧急的时间，那就会长期变成救火队员。那么接到这个事件以后应该如何处理呢？我谈一下自己的观点。
1.首先是列入清单。如果是类似1Todas类似的清单系统，你可以设置截止时间，并设置提醒的时间，提醒的时间可以设置多个时间点，如果是一个月以上的截止时间可以设置提前三天、提前一周、提前半个月，如果特别重要的也可以设置成为每日可见，每日提醒自己有这么一件重要的事情没有解决。
2分解目标。面对一个“大材料”时，我们常常会有一种被压得喘不过气来的感觉，就像一个难啃的骨头，往往不知道从何下手， 就会陷入漫长的思虑当中，迟迟没办法行动起来，这会让我们在畏难情绪的作用下产生敷衍的念头，所以即便做了，完成效率也会大打折扣。正确的姿势是将大任务、大目标细分为多个小任务、小目标，通过各个击破，逐个完成的办法高效完成任务。把一个大材料按照完成所需要的时间，将它分解成月目标、周目标和日目标，列出框架、章节、搜集材料、写作、初稿完成、部门领导修改、回炉、交分管领导审阅、再回炉、报领导审阅的具体时间段，每天、每周、每月都能看到它并往前迈出一步，把大目标贯穿在每天的行程中，通过“月—周—日”的逐层安排，实现大目标的逐级分解。
3.加强和领导汇报沟通。第一步：列出提纲，征得领导的同意，再下笔，否则等你写完了，领导再推翻就比较费时费力了。第二步：让领导知道你手中有一件重要的事情，因为领导安排任务可能会忘记你所要做的任务，越有能耐的人领导越信任、越会给你安排更多的任务。如果领导知道你手中有一件非常重要的事情，他就会考量是不是再会给你安排新的工作。第三步：给领导足够的审阅时间。你提前两三天把好不容易完成的大材料给领导汇报时，他可能手头上正好有很多重要的事情，你不知不觉中给领导一个难题，他没有足够的时间思考和修改，可能会很不爽。所以在交给领导初稿的时候，越提前越主动。
4.学会委托。在你不断接受领导新的任务，或者感觉到手中这件任务比较艰难时，一定要敢于善于给新部署的任务说不，抛下面子请求领导给予帮助，或者请领导给你安排人手协助。每个公务员无论官职的大小，都可以借助一定的力量，借助领导的力量，借助下属的力量，借助条线的力量，借助群众的力量，学会“取势、明道、优术”。
5.一定专注。每天一定留给自己一块专注的时间，来写这个大材料。可能领导会给你不断安排新事情，可能你同时有几项任务，但是在精力充沛的，高能时间一定分清主次，要集中精力，按照番茄工作法的原理，一次专注一件事，步步为营。
我上面介绍的方法里涉及到时间管理的记录、排程和执行，希望大家能够养成凡事提前的习惯，掌控全局，聚焦重点，保持严谨而不失弹性。
注：从6月6日开始，我抛出关于公务员时间管理的系列问答，理念和方法来自于叶武滨老师时间管理系列课程和书籍以及易效能系列课程，将其中的共性理念复用到公务员特定群体，结合了我从区级部门基层公务员到省级部门负责人的体验，引用的资料得到了叶武滨老师的授权，叶老师也希望和我一起适时出版一本公务员时间管理的书籍，让更多的公务员从中受益过上幸福人生。欢迎大家拍砖，大家有什么新的问题以及对回答问题的不同意见和补充想法，都可以给我留言，叶老师也会针对性的预以指导和解答！
