在《横向领导力》这部书的第二部分作者把团队合作问题分解成了几个基本组织要素,对于个体在工作中对这些组织要素的处理提出了简单的建议,以及个体帮助团队成员运用这些要素改善团队合作的方法。
1.目标整理术:把团队拧成一股绳
我们经常听到有人问,“明明我平时工作很努力,为什么没有得到什么成果?”《横向领导力》给出的答案是你缺乏目标。一个人没有目标做事情就没有方向,看起来做了很多,但做的事都没有让自己得到成长,反而给人一种越努力,收获越小的感觉。
因此作者提出大家要给自己制定能够激励和指导自己的目标,同时建议大家目标制定最好分为三个阶段:近期目标,中期目标和远期目标。
远期目标:远期目标让你着眼于未来,不必被当下的新闻或困难左右,制定远期目标时应该放眼未来,不必受近期的琐事影响,不过,要注意远期目标不能与目前的工作没有任何关系。
中期目标:中期目标可以帮你衡量你的工作效果,帮助你在实现远期目标的过程中发现问题,及时修正而不是等到几年之后才发现远期目标出现了问题,所以给自己制定一个在一定时间限制以内的中期目标还是十分有必要的。
近期目标:如果说远期目标可以为我们的工作提供方向和理由,中期目标可以为我们提供前进道路上的一些可测量的、有价值路标,近期目标则可以让我们知道近期应该开展哪些工作,让大家投身到工作中去,要通过近期目标拉近你跟中期目标乃至远期目标的距离。
2.思考整理术:迅速找到解决问题的方法。
作者发现在工作中很多人都不会思考,找不到思考的方法,因此作者提出了辅助人进行思考的系统思维框架:饼图。
如果把饼图分为上下两部分,上半部分是关于原因和总体方法的概念性思考,下半部分是关于实际问题的思考,如果把它左右分开,左边是关于过去的思考,右边是关于未来的思考。由此通过饼图将思考化为了四个基本类别:
→数据——实际情况或问题
→分析——导致目前情况的原因分析
→方向——解决这些问题的一个或多个方法
→下一步——实现某个方法的具体步骤或计划
在思考问题时可以按照饼图的结构来对问题进行分析,不过要注意在实际操作思考问题时不一定要按照四象限画出来的步骤来进行思考,可以从后面象限往前倒推或者是从中间象限往两边推。
3.计划修正术:不断修正计划,使其趋于完美
很多人在做事情时都有一个问题,喜欢把计划制定的特别完美才开始行动,然后等到开始行动了才发现自己已经错过了最好的时刻。在《横向领导力》这本书中作者特别提到思考制定计划跟行动不是分离的,是要将它们结合在一起的。
作者认为最好的工作模式是“思考→行动→总结→修正→思考→行动→总结→修正→思考→行动→总结→。。。。。。”要一直重复“思考→行动→总结→修正”这个过程直到计划趋于完美。单纯的思考是不可能制定出一个完美的计划的,要知道计划永远赶不上变化,与其花费大把时间坐在那里思考,不如通过行动发现错误然后总结,对计划进行修正,这样才能大幅提高工作效率节约时间。
作者通过正弦曲线生动的描述了这个过程:
这张图表示:当你沿着正弦曲线往下走时,你会不断的跳入行动的“海洋”中(游泳时要睁大双眼),然后浮出水面,迎接“思想”的阳光——同时,你也在不断向目标迈进。
4.激励管理术:让团队成员保持专注
大海有潮起潮落,人工作有高峰期和低峰期,在合适的情况下,每个人都可以处于高峰期使自己的工作变得更有效率。人们对工作没有热情通常有以下几个理由:“我不想把我的工作浪费在这种事情上”,“这份工作无法发挥我的才能”,“我做的事情一点儿也不重要。”
对此,作者提出了几个解决建议:
改变自己的思维方式:就算你不喜欢当前的工作,你也要努力把它做好。你不需要把所有的时间都花在这份工作上,也不需要把余生全部奉献给这份工作,只要做好当下的任务,哪怕只有1小时,在这1小时里投入你所有的精力,你肯定能获得不一样的收获,慢慢的你会越来越了解你的工作,说不定到最后你就改变了你对工作的态度。
主动帮助别人:花时间为集体作出更多的贡献,即使这不是你的分内工作。帮助别人可以帮助你提高工作的积极性,也会提高你在同事中的影响力,要记住提高个人技能的最好办法就是帮助别人改善他们的技能。
将无人过问的工作当成你的工作:一般人都会担心插手其他人的工作会有风险,的确,触及自己工作范围以外的事情是很有可能惹上麻烦的,不过仅仅埋头于自己的工作风险更大。书中举了个例子,让我们思考,假设你是部门经理,需要裁员20%,此时你是决定谁走谁留,你是想辞掉眼里有活的人呢还是只做分内工作的人?
因此如果我们发现面对工作时自己出现了困倦怠惰,一定要想办法激励自己,让工作变得有趣和充满挑战性。
5反馈的艺术:不断提升团队工作效率
我们都很容易评价别人工作的表现,但是却难以对自己作出判断,所以,别人对我们的意见对于我们来说非常重要。不同的人有不同的专长,有不同的技能和经验,通过他们的反馈可以帮助我们的工作效率得到极大的提高。
作者在书中提出了3种反馈类型:感激,建议和评估。
我们要学会表达自己对别人的感激,通过感激激发出他们的积极性。
通过提具体建议来帮助别人提高自己,不过要注意的是给别人提建议时自己的语气,千万不要是命令式的语气,要将自己跟被提建议者放在同一位置,采用一种让他们容易接受的说话方式来提出自己的建议。
除了感激跟建议,还有评估这类反馈方式,通过对别人平时工作的观察,给出对他们的工作评估方案,帮助其改正自己的问题。
在与团队成员交流时,运用这5个基本组织要素都有一个共同点:公开透明。告诉团队成员为什么要这么做,把具体的原因,过程,行动都告诉他们,让他们参与到整个事情中来,这样与他们合作的时候,就容易得到他们的支持与理解,团队合作的效率会大幅度提高,团队内的氛围也会越来越好,做事的质量会更加得到保证。