[100天行动-鱼与漁与隅]#040:土豆-清单

关于清单主题的三本书已经分享完了

1、《聪明人都是清单控》
2、《清单革命》
3、《为什么精英都是清单控》

希望这三本的内容,能帮助大家理解清单的作用和如何正确列清单。或许这三本书也未必能阐述全面,但让我们知道了清单的力量,即便没有学会如何列清单,至少我们应该学会清单式思考。

过多言语不再累赘重复,不如让事实来验证清单到底有没有作用。行动起来,第一步列清单,从0到1,然后再逐步完善,找出适合自己的清单模式。

但今天我想表达一个观点:

清单不是结果!列清单不是为了列份漂亮的清单就交作业了,清单列出来更重要的是要下一步行动,否则列清单就没有任何意义。


土豆-清单

大家还记得前面分享的行动三大流程吗?

行动三大流程:收集---排程---执行
[100天行动-鱼与漁与隅]#028:第四周总结

排程将事件分类,分类事件需要用清单管理,而排程的下一步是执行,这些待执行的事件清单我们称之为待办清单,即To do list,简称“土豆”。

待办清单—To Do List—土豆清单

排程-土豆清单

“切土豆”—情境清单

在执行阶段,我们可以根据情境分类,将土豆清单划分为不同的情境清单,然后批量处理。

同一情境完成类似事务,比如,外出时进行车辆保养时可在旁边商场购物,开会议事尽量将近期议题一同讨论决定,给客户打电话时一次性将重要客户逐个打完,这样根据情境合并同类事项能够有效提高办事效率,减少任务切换时间。

图片发自简书App

什么是情境?

《搞定》第9章执行阶段提到,GTD确定某一时刻具体行动的“四标准法”:
1. 情境
2. 有多少时间
3. 有多少精力
4. 重要性
参考《搞定Ⅰ》|第9章 执行阶段

所谓的情境,就是完成该行动所需要的工具、地点或者情形。

比如,某个行动需要在电脑上完成,你就可以把它列入“在电脑旁”清单。如果某个行动需要你开车到附近转悠(去银行或者去电脑市场),那么将其列入“外出事宜”清单就是追踪这个任务的最好方式。如果某一工作的下一步行动是与你的同事某某当面谈谈,那就应该把这个行动列入某某文件夹或谈话清单当中。

情境清单@关键因素:
参考《搞定Ⅲ》|第6章 获得掌控

@ “电话”清单

电话清单是如今许多人常用的清单。它列出了你要打的所有电话,你可以在任何地方用任何电话拨打。

@ “电脑”清单

这份清单列有必须用电脑来完成的活动:收发电子邮件、起草一份文件、网上搜索资料等。

@ “办公室”清单

这份清单列有必须在办公室才能完成的工作,比如重新整理文档、打印、审阅一份长文件。

@ “家”清单

这份清单列有你需要在家里和家附近完成的事情,比如修理电灯开关、整理工具箱、修剪苹果树等。

@ “任何地方”清单

这份清单列有不受情境限制的事情,比如审阅一份长文件。你可以把它装在公文包里随身携带,随时可以打开翻看,直到看完为止。

@ “外出事宜”清单

这份清单列有你需要“外出”时处理的事情:取回干洗的衣服、把裙子交给裁缝、买一个新订书机等。

@ “议事日程”清单

这份清单列有你需要跟一个或几个人交流以后,进一步细分的行动,比如你要跟助理核对的事务、下次员工会议要讨论的问题、跟妻子或丈夫商量的事情。不少人列有好几份这类清单,根据他们交流对象的不同和即将召开的会议,都有专门的清单。

@ “阅读/回顾”清单

把你要阅读的资料放在一处,提醒自己有资料要阅读。列一份方便查询的阅读清单,一有空就抓紧时间浏览和获取信息,比如在会议开始前或者电脑重启时。

@ “等待”清单

这个细分项下的内容不少,它像GTD的其他层面一样,可能使人们大大减轻心理压力。它包括你所等待的、其他来源的一切事务,包括你委派别人去完成的任务、订购而尚未送到的商品、出借物品、老板或潜在客户已经认可的事务等。某件事接下来的行动往往不由你决定,它由别人负责。你的任务是追踪谁是责任人,确保他们收到了任务指令,并适时掌握事务的进度。

图片发自简书App

思考:

To Do List是我们最常列的清单,回想一下,你有没有列了To Do List却最后很多项目没有完成的情况?又是什么原因导致没有完成呢?

To Do List

本篇总结:
* 土豆清单
* 情境清单
* GTD四标准法则
下篇主题∶
* 日历+清单

拓展阅读:

* 《搞定Ⅰ》|第9章 执行阶段
* 《搞定Ⅲ》|第6章 获得掌控


倒计时【60】天

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