晓儿年度读书计划·每天共读5页书·第7天

遵守强迫效率法则

强迫效率法则的详细解释是:“时间有限，任何都无法做完所有的事情。但只做那些以后能获得正面效果的工作，做与完成最大目标有关的工作，你的时间是足够的。”换句话说，你无法吃掉池塘里的所有蝌蚪和青蛙，但是在当下，你能吃掉最大、最丑陋的那只就够了。

当你临近项目或任务的截止时间时，所剩的时间已经不多了，你很清楚不完成关键任务或项目的后果是很严重的，意外的是，经常在项目截止前的最后一分钟，你就完成了。虽然你很早就启动了，但是却拖延到很晚才完成。你没有在限定的时间内逃避自己不愿意面对的部分，而放弃完成整个项目。最终你还是完成了所有工作。

吃青蛙定律

时间有限，任何人都无法做完所有的事情。

在今天的商业化时代，每个人，尤其是经理人的年龄趋向年轻化，每个人的工作量都要其发挥出110%~130%的工作能力才能完成。我们每天都要审阅堆积如山的文件，而且还要保证工作的顺畅运转。一项最近的研究结果显示，高管们平均有需要花费 300~400 小时的阅读材料和项目材料积压在家中和办公室里。

不要用理想主义去幻想领导能马上审批你的报告，事实上，你的材料要一直压在“待审批”的文件堆下面，除非你上报的项目是非常重要的职责部分。否则，交上去的报告要在“待审批”的文件堆中慢慢排队等待着被批复。

最后期限只是借口

很多人都说，他们在最后期限的压力下工作效果更一个人如果在最后期限的压力下工作，通常他会不由自主地拖延，也会承受更大的压力、犯更多的错误，比无压力状态下的返工率更高。通常，人们在紧迫的期限下会产生很多缺陷，导致成本上升，造成不必要的经济损失。

很多时候完成一件工作实际需要更长的时间，如果人们拼命赶进度，在最后一分钟完成了工作，可能赶进度的结果是还要推翻重来。不论你认为这个任务将要花费多少时间，都要在时间期限上把计划时间量扩充出 20%，以便更好地完成工作。你将很惊奇地看到你是如何轻松地完成这项工作的，而且完成得又准时又好。

有关生产力最大化的3个问题

如果你想专注地完成计划上最重要的任务，每次要问自己3个固定的问题。第一个问题是，“我的最高价值的工作是什么?”或者问，“我必须吃的那只最大的青蛙是什么?”“它会给我所在的组织、我的家庭、我的生活带来最大的贡献吗?

这是一个必须由你自己提问和回答的最重要的问题之一。那么，请你仔细地思考一下，你最有价值的活动是什么?然后，向你的领导、同事和下属、朋友和家人询问同样的问题。这个过程就像在照相前检查镜头的对焦一样，在你开始工作前，必须清楚自己最有价值的活动是什么。

接下来，你要问自己第二个问题:“我只有把哪件事情做好了才会产生非凡的影响?”这个问题是由已故的管理大师彼得·德鲁克提出的。它是审视个人工作是否卓越的最有效的一个问题。你只有把哪件事情做好了才会产生非凡的影响呢?

这个问题会引导你找出只有你自己才能做的重要事务。如果你不去做，那么别人是无法完成这件事的。一旦你做了这件事，并且完成得很出色，将会对你的生活和职业生涯产生非凡的影响。那么，属于你的这只特殊的青蛙是什么呢?

在每天每个小时的时间单元里，你问问自己这个问题，找出特定的答案。你必须在找到明确的答案之后再开始着手完成相关的工作。

你要问自己的第三个问题是:“在此时此刻，对我来说最有价值的事情是什么?”换句话说:“此时我最大的青蛙是什么?”

第三个问题是时间管理的核心问题。能否正确地回答这个问题，是一个人克服拖延、成为一个高效能人十的关键。在每天的单位时间内，你能完成的任务，决定了该时间段内你的最大价值。你要反复问自己第三个问题，要不厌其烦地一次次地重复问自己，不管答案是什么，都要不断地着手处理它。

坚持要事优先的原则。正如歌德说过的:“最重要的事情永远最重要，不能被不重要的事情左右。”

这三个问题的答案越准确，你就越容易明确地设定间利用价值最大化优先级顺序，从而克服拖延，开始下一步的活动

吃掉那只青蛙

1.回顾一下你的相关任务、活动、项目。不断重复地问自己:“在工作或个人生活中，我出色又及时地完成哪一项项目/活动，会给我带来极大的正向回报呢?”

2.每天的每个小时，你要决定这个时间单元最重要的事情是什么，然后约束自己不断地将时间用在最有价值的工作上。思考下一步最重要的事情又是什么，如此循环。

不管接下来要做的工作是什么，都把它设定为一个目标，为此制订一项计划，并立刻行动去完成这项计划。记住歌德的那句名言:“只有找到能够吸引你、让你燃起内心激情的部分，并马上投入其中，你才能完成你的工作。”

第 5 章

学会说“不”

每天都抽出时间推进那些艰巨任务的实施。提前计划好一天的工作量，用最高效的时间完成最重要的工作。每天早晨先挑选出一些最紧迫的简单工作，继而直接开始完成大任务，专注地去做，一直到完成为止。

-《董事会报告》(Boardroom Reports)

创造性拖延是提高个人生产力最有效的技巧之一它能够改变你的生活。

事实上，每个人都不可能做完所有的事情。你必须有选择地去延迟完成一些事情，一些简单任务不立刻去完成，而是创造性拖延。也就是说，有些事情必须向后拖延。选出一些较小、不太丑的“青蛙”，向后推迟一段时间再吃。把那些最大、最丑的“青蛙”安排在第一时间吃掉。先处理最艰难、最复杂的任务。

每个人都有拖延的本性。绩效完成出色的专业人士与那些业绩平平的人最大的区别是，他们选择拖延的对象有着根本的差别。

既然一个人无论如何都要拖延，那么你应该马上决定，推迟做那些低价值回报的活动。同时决定哪些是可以创造性拖延的，对你的人生没有多大贡献，甚至是毫无意义的事情，你可以把这些事情委派、授权给其他人去做，或不做。除去“小蝌蚪”的干扰，集中精力吃青蛙。

优先级高低之分

下面要讲的是重点部分。在你为工作设定优先级时，必须同步确定次优先级的工作。高优先级表示你要花费更多时间、尽早地去处理它，然而对于次优先级的工作，花费的时间要相对少一些，也可以推迟处理。

吃青蛙定律

当你不再去做那些低优先级的工作时，你的时间和生活才能完全掌握在自己手中。

在时间管理的词典里，有一个最有力的词---“不”。在不会造成双方误解的前提下，你可以彬彬有礼地对他人说“不”，而且定要说得明白、清晰。可以经常使用这个词，把它作为时间管理方的一个常用词汇。

沃伦·巴菲特(Warren Buffett)是全世界最富有的人之一，曾经在分享他成功的秘密时这样说道:“成功的秘密非常简单，我会对当下不重要的事情直接说不。对那些在你生活和时间中优先级不高的事情，你要坚决说“不”。你可以优雅地拒绝别人，但是态度一定要坚决，避免违背自己的意愿，人云亦云。类似的情况下，要让对方在一开始就知道你是不同意的，而且通常情况下你都要表现出拒绝的态度。要时刻记住，你没有多余的时间可以浪费，就像俗语说的那样，“你的社交日程已经排得满满的了。”

为了处理新的工作，你必须先处理完之前的工作或把之前的工作搁置。有得必有舍，开始一项新工作就意味着放下另一项。

创造性拖延是在你经过缜密考虑后，决定当下要做哪些事情。

创造性拖延

大多数人都会无意识的拖延，人们的拖延多是没有经过周密考虑的结果。这会导致人们拖延工作量浩大的、高价值的、重要的任务，从长期来看，这些任务将对他们的事业和生活产生重大的影响。因此，你必须想尽一切办法，避免这些跟别人趋同的规律发生在你身上。

你的任务就是，对那些优先级低的任务进行拖延，从而可以腾出更多的时间来做那些改变你的工作和生活的任务。

不断回顾你所承担的义务和责任，确定哪些任务和活动要耗费大量时间，同时放弃它又不会给你带来什么实际的损失，对这些你可以直接放弃。你可以不断重复这种方式，不要停，一直用这个标准思考和权衡你的责任。

例如，我有个朋友，当他还单身的时候，他是个高尔夫球迷。每周都要打三四场，平均每场 3~4 小时。

几年以后，他开始做生意，还结了婚，有了两个小孩。尽管如此，他打球的习惯还是一点都没有改变，每周打三四场球。久而久之，他终于意识到，他打高尔夫球的时间过长，因而徘徊在家庭、事业之间，使他感受到了巨大的压力。后来，他只能每周极大地缩短打高尔夫球的时间，才使生活进入一种可控的状态。

把花费时间长的活动设定为次优先级反复地回想在你生活和工作中从事的任务和活动有哪些需要花费大量时间，你可以把它抛在一边如，你可以缩短看电视的时间，省出时间来陪家人、书、做运动，或做一些能够提高生活品质的事情反复地回想你工作中的活动，确定哪些事情可以减、授权给其他人去做，哪些事情可以直接取消，这样你就可以腾出更多的时间，来处理那些至关重要的事情。现在就开始使用创造性拖延，无论何时何地，都要确定哪些是次优先级的事情，可以推迟处理。这个决定本身就能改变你的生活，让你的生活可控。

吃掉那只青蛙

1.在生活的各个方面，你都可以应用归零思考法(zero-based thinking)来思考问题。不断地问自己:“如果我还没有开始做这件事情，而且我已经知道做完的后果，今天我还会如此这般再做一次吗?”

如果答案是否定的，那么这件事就应该创造性拖延或取消。

2.根据你目前的状况，重新审视、评估你工作和

生活中的活动，挑出其中至少一项，立刻放弃，或者创造性拖延，直到你完成那些更重要的事情为止。

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——晓儿