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如何诊断自己的时间?
1.首先要找出什么事根本不必做,这些事做了也完全是浪费时间,无助于成果。将时间记录拿出来,逐项逐项的问:“这件事如果不做,会有什么后果?“如果认为不会有任何影响”,那么这件事便应该立刻取消。
2.第二个该问的问题是:“时间记录上的哪些活动可以由别的人代为参加而又不影响效果?”
3.还有一项时间浪费的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的,这项因素就是:管理者在浪费别人的时间。
——本文节选自《卓有成效的管理者》第二章掌握自己的时间之如何诊断自己的时间
I:提到时间管理,大多数人会想到的是在每做完一件事之后,立刻记录下在这个时间段具体做了什么,极少有人去反思这些事的合理性及对时间利用率的影响。为了更好的掌控自己的时间,应该在记录时间的基础上,问自己几个问题:在这些事情中,有哪些是可以不用做的?哪些事情可以由别人代做?又有哪些其实是自己在浪费别人的时间。
A1:
回想了自己昨天一天的工作,原本想将具体的日程按时间点罗列出来,但有几个点涉及到个人隐私,因此不便放出。但自己在时间管理上,有这么几个点是完全触及了这个原则的。
昨天有一个思路比较简单但工作量比较大的数据统计和分析报告,其实按照工作难度是可以给组里新入职的不久的应届毕业生同事做的,但自己担心尽管数据比较简单,别人代做万一会出错,因此自己花了半天做完。反思这件事,是可以由新同事代做。
其次,在下午大概四点时,大家开会即将进入尾声时,提到了最近讨论比较热烈的疫苗事件,但没想到这件事引起了很多同事的讨论,直接导致了会议延期接近一个小时。现在反思,是由于自己引起该话提从而耽搁大家的时间。
A2:
在以后的工作中,每天给自己排工作安排的时候,不仅需要写下在什么时间段做什么事情,还需要大概浏览下,每件事是否需要自己亲自去完成。如果不是需要自己亲自完成的,可以交由别人代做。同时,也需要检查另一项,自己是否引起了与工作和会议不相关的话提,耽搁了别人的时间,而这一点是需要避免的。