如何让会议变得更高效?

周末,老板群发消息:大家在周末都要安装试用小程序,找到问题统一登记,周一上班讨论。周一,整个部门和技术一起开会,两个部门将近二十个人,用投影把每个人的问题阅读、 确认是否与上一个不同,然后逐个讨论。

开会时,总有人愿意发言,也有人停在边缘,翻手机或写写画画,或与旁边人各自聊起来。会议结束常常要用三四个小时。最后也未必能达成一致的意见,即使达成一致,也未必所有人都能落实。非常浪费时间。

这是典型的低效会议。

低效会议的特点是:

1、会议主题不明确;

2、没有会前通知或准备;

3、参会人不积极;

4、开会人太多,难以控制全场氛围和焦点;

5、无限拖延时间,搞疲劳战术;

6、会议结束,没有将具体行动落实到人。

如何让会议变得更高效?

1、会前定好主题,提前通知参会人准备

每个人都有很多工作量需要完成,常常临时召集开会只会打乱大家的节奏。会前不知道要讨论什么,没有准备,开会时发言的积极性和准确度就会打折扣。只有会前定好主题,提前把资料发放给参会人,告知将要讨论的内容和大致的流程,才能让参会人有所准备,提高开会效率。

2、规定会议时间,到点坚决结束

这是给参会人的明确信号,也是给会议召集人的压力。既方便大家做好其他工作安排,也明确会议要有效果、有速度的进行。不搞疲劳战术,不养成拖延的习惯。会议召集人、主持人的状态,会影响整个会议的氛围。

3、只邀请相关的人和能做决定的人参加会议

对于目的性明确的功能性会议,特别是紧急会议,不需要每个人都参加,只邀请与议题相关的部门和人员参加,并且为了保证开会效果,要找能做决定的人参加。能做决定,才能分配任务,落实到行动。

4、主持人要掌控全场,及时聚焦会议主题

开会时,讨论多了常常会偏离主题,主持人需要始终明确开会的主题和目的,及时把所有人的焦点拉回到议题上来。这也是主持人管理能力的一种体现。

5、将会议结果落实到人,具体到事

会议结束,需要形成明确的行动计划,需要执行哪些计划,在什么时间完成,要明确记录下来。每件事都落实到人,由谁执行,谁来配合,向谁汇报,谁来负责。让大家都知道各自要承担的内容和责任。

6、做好会议记录,会后向相关人员及时发布并做好跟进

会议讨论的结果,未解决的问题,下次开会的时间,都要做好记录,向参会人员发布。对于会后要做的事情,做好跟进,及时通报进度。

工作中有很多会要开,如何能让开会更有效,确实起到推动进度、解决问题的作用,不仅是管理者要考虑的,也是员工需要关注的。一个团队只有提高会议效率,准确落实行动,才能有效的推动进度,达成目标。在一次次的高效沟通中,员工才会更加聚焦,更有士气。每一次高效会议,都代表了一个团队的沟通水平,和团队领导者的管理能力。

最后编辑于
©著作权归作者所有,转载或内容合作请联系作者
  • 序言:七十年代末,一起剥皮案震惊了整个滨河市,随后出现的几起案子,更是在滨河造成了极大的恐慌,老刑警刘岩,带你破解...
    沈念sama阅读 203,179评论 5 476
  • 序言:滨河连续发生了三起死亡事件,死亡现场离奇诡异,居然都是意外死亡,警方通过查阅死者的电脑和手机,发现死者居然都...
    沈念sama阅读 85,229评论 2 380
  • 文/潘晓璐 我一进店门,熙熙楼的掌柜王于贵愁眉苦脸地迎上来,“玉大人,你说我怎么就摊上这事。” “怎么了?”我有些...
    开封第一讲书人阅读 150,032评论 0 336
  • 文/不坏的土叔 我叫张陵,是天一观的道长。 经常有香客问我,道长,这世上最难降的妖魔是什么? 我笑而不...
    开封第一讲书人阅读 54,533评论 1 273
  • 正文 为了忘掉前任,我火速办了婚礼,结果婚礼上,老公的妹妹穿的比我还像新娘。我一直安慰自己,他们只是感情好,可当我...
    茶点故事阅读 63,531评论 5 365
  • 文/花漫 我一把揭开白布。 她就那样静静地躺着,像睡着了一般。 火红的嫁衣衬着肌肤如雪。 梳的纹丝不乱的头发上,一...
    开封第一讲书人阅读 48,539评论 1 281
  • 那天,我揣着相机与录音,去河边找鬼。 笑死,一个胖子当着我的面吹牛,可吹牛的内容都是我干的。 我是一名探鬼主播,决...
    沈念sama阅读 37,916评论 3 395
  • 文/苍兰香墨 我猛地睁开眼,长吁一口气:“原来是场噩梦啊……” “哼!你这毒妇竟也来了?” 一声冷哼从身侧响起,我...
    开封第一讲书人阅读 36,574评论 0 256
  • 序言:老挝万荣一对情侣失踪,失踪者是张志新(化名)和其女友刘颖,没想到半个月后,有当地人在树林里发现了一具尸体,经...
    沈念sama阅读 40,813评论 1 296
  • 正文 独居荒郊野岭守林人离奇死亡,尸身上长有42处带血的脓包…… 初始之章·张勋 以下内容为张勋视角 年9月15日...
    茶点故事阅读 35,568评论 2 320
  • 正文 我和宋清朗相恋三年,在试婚纱的时候发现自己被绿了。 大学时的朋友给我发了我未婚夫和他白月光在一起吃饭的照片。...
    茶点故事阅读 37,654评论 1 329
  • 序言:一个原本活蹦乱跳的男人离奇死亡,死状恐怖,灵堂内的尸体忽然破棺而出,到底是诈尸还是另有隐情,我是刑警宁泽,带...
    沈念sama阅读 33,354评论 4 318
  • 正文 年R本政府宣布,位于F岛的核电站,受9级特大地震影响,放射性物质发生泄漏。R本人自食恶果不足惜,却给世界环境...
    茶点故事阅读 38,937评论 3 307
  • 文/蒙蒙 一、第九天 我趴在偏房一处隐蔽的房顶上张望。 院中可真热闹,春花似锦、人声如沸。这庄子的主人今日做“春日...
    开封第一讲书人阅读 29,918评论 0 19
  • 文/苍兰香墨 我抬头看了看天上的太阳。三九已至,却和暖如春,着一层夹袄步出监牢的瞬间,已是汗流浃背。 一阵脚步声响...
    开封第一讲书人阅读 31,152评论 1 259
  • 我被黑心中介骗来泰国打工, 没想到刚下飞机就差点儿被人妖公主榨干…… 1. 我叫王不留,地道东北人。 一个月前我还...
    沈念sama阅读 42,852评论 2 349
  • 正文 我出身青楼,却偏偏与公主长得像,于是被迫代替她去往敌国和亲。 传闻我的和亲对象是个残疾皇子,可洞房花烛夜当晚...
    茶点故事阅读 42,378评论 2 342

推荐阅读更多精彩内容

  • 我们每个人都参加过大大小小的会议,会议是管理沟通的重要方式,会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式,也是工作中最...
    东伯利亚阅读 2,866评论 0 8
  • 想知道如何召开一次高效能的会议,我们先看看低效能的会议是什么样子的。下面这个案例是我在日常工作中遇到的其中一个会议...
    谷穗风致Echo阅读 3,912评论 16 44
  • 译文链接:http://www.codeceo.com/article/full-frontend-guideli...
    IT程序狮阅读 873评论 3 9
  • 之前容易放弃: 1.动机不足,偶尔才会意识到练好口才的重要性 2.随意性太强,有时间啦,想起这事儿了就围观哈直播,...
    demilin阅读 149评论 0 0
  • 2010-8-29 今天是上班的第五天啦,早晨听了中国社科院的査其梁教授的讲座,这位年近花甲的老人很是可爱,言语之...
    蕾蕾lcm阅读 203评论 0 0