想知道如何召开一次高效能的会议，我们先看看低效能的会议是什么样子的。下面这个案例是我在日常工作中遇到的其中一个会议。

一天早上，我回到公司，被一个业务部门小姑娘告知，上午9:00要召开一个会议，请我参加。

我问她：“是什么内容的会议啊？”

“我不知道呢，我们经理只让我通知您开会，没有说是开什么会哦！”她说。

我打开电脑，查看了一下RTX记录，里面没有看见任何关于这个会议的通知和材料。

九点很快就到了，于是，我怀着好奇的心情，走进了会议室。

原来这是一个业务部门关于发展市场的激励方案要在会上讨论通过。

因为这个激励方案涉及奖金分配，以及激励的标准，会议主办部门会前没有把方案初稿先发给大家看看。所以，会上，大家七嘴八舌、天马行空地提了许多意见，但一时也难以统一意见。

讨论了近两个小时后，大家差不多把想到的话都说完了，会议才安静下来。

这个市场发展的激励方案涉及到钱的问题，但是我没有看到财务经理在场开会，便问主办部门孙经理：“这笔奖励费用有预算吗？钱从哪儿出呢？”

孙经理一拍脑袋说：“哦，忘了叫财务杨经理了。”他用手机打杨经理的电话，杨经理外出开会去了，无法赶回来开这个会。

然后，孙经理问我：“这个费用能在工资总额里出吗？”

我说：“工资总额涉及职工的切身利益，而且，年初我们就确定了工资总额的发放方式，如果要改变工资的发放方案，是要经过职代会讨论通过才行的，所以这个问题我不能答复您。”

孙经理此时才发现，最关键的问题，钱的出处没确定下来，激励标准再细致，也是白搭，于是，吵吵嚷嚷了近两个小时的会议，便宣告无果而终。

上面这个会议的例子，就是一个典型的低效能会议。会议花了大家两个时去讨论，却不能得出一个确定性的方案。

那么，如何召开一次高效能的会议呢？

计划召开一个会议时，先考虑一下这个事项是否必须开会。如何确定一个事项是否要召开会议呢？主要有以下原则：

能够不开会就能解决问题的，尽量不要开会；一定要通过会议形式去解决问题、确定方案的工作，都是一些涉及跨部门，需要各部门领导认可，以及单位总负责人拍板的事情。还有，看看有关事项如果是属于公司有明确的规定，必须上会讨论通过的，也要召开会议。

开会是为了解决问题。但是，不要以为大家坐在一起，简单地头脑风暴一下，就能解决问题。组织一次会议要在事前做好一系列的准备工作，以便在会议上能够流畅、高效、清晰地通过会议解决问题。

如果你作为某个会议的主办部门，要召开一次高效能的会议，要做好以下几个方面的工作。

第一步，检查本部门提交会议讨论的材料是否充分。制定的方案是否己初步完善，关键的信息有否清晰列明。本部门还不能确定的事项有哪些，必须标注出来，以便参与会议的人员重点关注；

第二步，确定参加会议的部门和人员。一定不要漏掉关键的部门和人员，如刚才的会议是涉及费用出处的，但主办部门却漏了通知财务部的人员参加，导致了会议议题无法继续下去。

第三步，至少提前一天把会议材料发给各部门参会人员，让他们先熟悉会议材料，同时也可以就会议材料中需讨论的事项，先行收集意见。

第四步，协调会议召开的时间。这一点很就重要，如果你定的会议时间与参会人员的工作安排有严重冲突，这个会议很可能就不能如期召开。

第五步，确定会议的主题议程、召开时间和地点，发布正式的会议通知。注意，会议通知提前的时间要确保各参会人员能否及时到会，一般情况下至少提前一天通知。注意会议通知要确定每个参会者都收到了通知信息。

第六步，检查会议资料是否准备好。一般现在都是通过PPT演示方案，如果没有条件通过PPT演示的，就按传统方法把方案初稿人手一份准备好。

第七步，按预定的程序开会。开会过程中，主持人起着把控会议过程，引导会议按预定程序推进的关键作用。因此，主持会议要注意做好以下几点：

控制好会议的节奏和各环节的时间分配；

对于偏离会议主题的讨论要及时制止，防止陷入主题不明的闲谈；

对会议讨论的内容要形成确定性的结论，避免议而不决；

作好会议记录，笔录的同时最好放置录音笔；

对每一位参与会议的人员，都要给予发表意见的机会，有些参会者可能会习惯性地保持沉默，这时主持人应问一句他是否同意方案内容；

万一有个别的信息没有在方案中体现，导致部分内容不能当场作出决定的，可保留，会后收集到这方面信息后，再与与会者沟通确定有关事项。

第八步，形成会正式方案和会议纪要，并在一定范围公布，以便各部门按照方案和会议纪要执行工作事项。

至此，一次高效能的会议组织工作就完成了。可见，召开一次高效能的会议，要掌以下八大关键点：

*主题要明确
材料要齐备
人员要确定
会前要通报
程序要把控
沟通要充分
记录要完整
纪要要公布