I:
在我们的工作和生活中,总有一些事情,我们很清楚它非常重要,一旦做到影响深远。比如在最美的季节骑行一次西藏,又比如重拾书本准备硕士联考,抑或制定好公司的薪酬激励制度。这些重要的事情,往往需要我们做充分的准备,做深入的思考,并不能一蹴而就。如果一时没有做到,短期内不会对我们的生活或工作造成严重影响。
因此,我们常常会因为一些不得不去处理的日常事务,而中断了这些更加重要的事情。在一阵忙碌之余,我们会因为没有成功执行而感到遗憾,但我们不会放弃,会反复下决心把这些重要事项再次列入行事历。可是,又被一堆不得不处理的事务耽误。周而复始,我们会有懊悔,会产生焦虑。
作者给出了“四个步骤“的解决方案,让我们能更好的实现“重要不紧急”的事情。
第一步,明确自己的关键角色。通过角色定位,我们可以看到自己应承担的责任的界限在哪里?知道哪些事情自己可以不用去做,而是交由其他人去做。这样才能集中精力做好下一步。
第二步,选择关键角色的目标。围绕自己关键角色的责任,我们会联想到很多要完成的目标。以下一周为单位,以事件前后因果关系为依据,选择首要目标列入任务列表。
第三步,排列关键任务的日程。围绕首要目标,我们还会分解出实现目标的步骤和任务清单,排入下一周的行事历日程中。
第四步,调整日程但不取消关键任务。开始新的一周,我们不可避免的还要去处理突发事务,不可避免的还会占用我们的日程。但是重要事项放在那里,我们不容易遗忘,也不容易找借口拖延,反而更容易去拒绝哪些不需要我们亲自处理的事项。
A1:
失败的经历。
工作上,相对于团队的其他伙伴,我在Office软件的操作要熟练许多。经常忍不住要去代劳大家的word文档排版,excel公式编写和ppt美化。
最近一次就发生在本周一例会后(写完I部分,自己都笑了)。会议后,我让书记员把文档打开大家确认。当我看到文档格式不整齐,没有用自动序号,同时还有用词错误,当即就让她发给我,亲自动手修改。最后,大家去吃午饭,我一个人留下修改,还耽误了下午与客户会谈的行程时间。
反思:
①模糊了自己作为负责人的关键职责,耽误了更重要的事项安排。
②文档处理本应该是书记员应具备的基本技能,插手去代劳后也剥夺了她练习的机会。
③可以专门组织全体培训,集中传授相关工作技能。也可以提出明确的标准,让责任人自学相关技能。
④得克制住自己炫技的冲动。
⑤不是推脱自己擅长的事情,而是把精力投入到职责要务上,让团队成员也能够得以成长。
A2:
很有必要在全公司推行“四个步骤”的方法。但先从自我做起,从本周五的OKR例会开始。
第一步,我需要向团队阐明,围绕公司甲级项目,自己更应该承担的责任。包括:整体规划,分工安排和资源协调。
第二步,围绕我的责任,我把未来一周我要完成的重点目标进行说明。包括:目标的意义、达成目标后的关键成果。
第三步,把实现这些重要目标,我会安排的具体任务内容、时间、关联成员做说明,并排入到自己和公司的行事历。
当着全体成员做这样的说明,一方面是接受大家的监督,同时也会感染团队逐步效仿,共同提高效率。
第四步,在新一周开始时,当接到非重点目标相关的突发事务时,首先判断是否是其他成员的职责所在,并做分配。如果必须自己亲自完成,及时调整行事历安排。但仍然做到重要事务日清日结。
(每次的拆段都很经典,启发很多,要写好多)