时间管理与压力

我不是个井井有条的人,之前甚至看不起井井有条的人,觉得那是刻板,愚蠢和没有创造力的表现。但是现在我在努力做一个井井有条的人,尤其是在工作上,现在做的还不错。

促使我发生这些转变的,是2014年的一段经历。

2014,过完农历年,我被工作的压力折磨的情绪暴躁,神经衰弱,晚上难以入睡,对任何人和事都缺乏耐心。那天晚上,我像之前一样独自一人在办公室加班。我很喜欢晚上加班,因为这个时候没有人打扰,没有会议,也没有电话骚扰,效率特别高。好几项逼的我发疯的工作在那天都有了结论,视野里干扰事项突然变少,压力缓解了很多。我踌躇着要什么时候下班:距离我计划的下班时间还有一个多小时,干脆静坐在办公室里思考,工作上有没有遗漏,如果有,就趁着现在极好的工作状态一起搞定。

想了一会觉得有几个大的工作目标仍没有落实到行动,要处理的碎片般的工作环节在脑海里翻腾,这种思绪在我脑海里飞速穿梭,难以捕捉,犹如希望在一场飓风中徒手捉住一个被吹飞的塑料胶袋那样难。自然,行动计划也无从开始。

烦躁之时,我拿起纸笔,决定想到什么事项就马上写下来。我以为会在半小时之内写满N张A4纸。

二十分钟后,第一张A4纸上大概也就不到二十几条内容,太意外了!直觉在说,这肯定还不够,整天烦躁的我,怎么可能只有这么点事情?于是我逼着自己继续往纸上添东西。

几分钟之后,我已经开始在纸上画乌龟了。即使我再逼着自己写,也已经写不出有意义的东西了。

于是我开始复核我写下的东西,进行分类排序。

经过复核,我决定"解剖"其中的几个"硬骨头",将其分割成小目标。白纸又丰满了起来。这时候才用上第二张A4纸。

最后我再检查了所有的任务,发现前后竟然有重复的。于是又做了删减调整。

差不多了。一数,加上被分割出来的子项目,总共一百多条。

开始查日历了,这可能需要疯狂的干上一个月才能搞定吧。我开始排日程,把百来条任务放到日历的每一天里面,设好截终止期间。日历塞的满满的,为了验证好每个项目的时间先后逻辑,我花了不少的时间,抓耳挠腮的搞定,或许有逻辑错误,但不管了,先放进去再说。然后决定把其中的几十条分给我的下属来做,让他们也参与进来。

计划终于做完了,差不多到了预定的下班时间,回家。

接下来的一个月,我靠这个计划过了那段时间以来,心情最好的一个月。当烦躁和压力感来临的时候,我就检查和修改下日历和笔记,随即压力就消失了。在此期间我更改了一些计划,添加了一些新东西,但是基本结构变化不大。我上班开始闲着刷微博。一个月的任务完成的相当好,而且没有压力。我既偷了懒,又完成了任务,还让我的精神处于很低压的状态,太棒了。这个计划真的帮了我大忙。?

后来看到这本书:
《搞定: 无压工作的艺术》 , [美]戴维·艾伦,中信出版社, 2010-5

豆瓣封面

也?和我的方法一样的嘛!这都能写成书出版!!我开始把时间管理和压力管理当做自己修养的一部分开始磨练。我的经历,让我在读这本书是有着非常强烈的共鸣。

下面做一些摘抄:

  1. 大多数人在年假开始的前一个星期里,总是感觉事事顺利、心情愉悦,但这并不是因为他们要去度假。你在远游出行之前的一周里会做些什么呢?你会彻底清理一切琐碎事务,能了结的就了结,并且会重新协调部署各种安排。在这里,我建议你每周做一次这样的清理工作,而不是每年一次。
  2. 如果你因为某些事情(比如秘书的生日)目前 “ 并非那么重要 ” ,而暂时搁置一旁不作任何考虑,那么 这件事就成了一个悬而未决的问题。它将时时刻刻地消磨你的精力, 阻碍你集中精力思考那些真正重要的事情。
  3. 对于参加这个课程的所有人来说,我帮助他们所做出的最大改进,恐怕就是知道他们按部就班地堆每一项工作进行思考,最终清空他们的手机工具。
  4. 当你着手处理事务,也就是人们在一般情况下提到的“工作”时,你可能是在从事以下三种不同类型的活动:1.执行事先安排好的工作; 2.处理突发事件; 3. 安排自己的工作
  5. 人们喜欢赢,但如果你对你的行动目标不是一清二楚的话,你就失去了取胜的机会。
  6. 庆祝自己去的的任何一点进步。而不要等待一切都变得完美无缺的时候。
  7. 即使你面对的并不是什么重要任务,如果你可以在2分钟之内完成它,你就应该将其立即完成。这个两分钟从原则的原理是:对于任何任务,保留、跟踪、最后完成它所花费的时间,要比立刻完成它画法的时间更长——换句话说,任务处理存在一个提高效率极点。如果一件事情根本不值得你去完成,那么就把它丢入垃圾桶;但只要这件事情是你早晚要做的,那就需要考虑到“效率”这个因素。
  8. 很多的私人事务也需要你在平日去处理,这一点与“职业”清单的事情一样。私人事务处理中的疏漏,也可能造成不良后果,甚至会严重影响你的工作。
  9. 一旦项目笔记中的内容过时或无用了,你就应该立即删除这条笔记。我发现捕捉这些思考、想法的最大价值在于促进了我的思维过程,而不是哪些记录下的想法(其实大部分想法都没有付诸实施)。
  10. 如果你想到的电子不是可以列入行动清单的具体行动,你有必要想办法把他们保存下来……你需要保存所有的想法念头和创意,知道日后决定处置他们。
  11. 我的好友史蒂文是个大脑认知领域的一位专家,他有这样的观点“生活中只存在两个问题:1. 你知道你想要达到的目标,但你不知道如何达成它; 2. 你不知道你的目标是什么。”如果这种说法是真的,那么也就只存在着两种解决方法:1. 找到具体的办法(行动); 2. 找到你的目标(结果)
  12. 最难做到的就是把远大的理想融入平凡的日常活动中去,但其实两者在思维层面上的要求是相通的。

上面几条是我印象非常深刻的几段。但书中涉及的比这个要广泛。
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