ID:内审师修行与实战
内审故事——考勤审计怎么做?细说!
作为打工仔,讨厌打卡考勤很正常。
你必须天天惦记着打卡,忘了就扣你钱,比拉屎都规律!
老板那么重视,虽然更多原因可能就是为了“权力测试”,但是考勤审计也是必不可少的一项业务。
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一、考勤审计的内容有哪些?
考勤审计的目的,核心一直是查:虚报考勤的、吃空饷的。
当然,也包括对应的内控管理是否执行到位:
(1)有没有打卡机、有没有打卡考勤?
(2)有没有保留打卡记录?是不是以打卡定考勤?
(3)有没有做考勤表?考勤表完整不?
(4)请假和出差手续是否完善和怎么计考勤?
(5)带薪假是否超支?
(6)迟到和早退,是否统计?
(7)代打卡等舞弊?
其他的特殊考勤,如零工、免打卡高管之流。
二、搜集哪些资料?
(1)打卡记录:有打卡机或手机打卡,把原始记录引出来,没电子打卡的要原始签到记录;
(2)考勤表:这是发工资的依据,必须得看;
(3)请假记录、出差记录、带薪休假、或其他手续;
(4)考勤制度;
(5)员工花名册,含公司、部门、名称;
(6)工资表内的计薪天数。
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三、审计程序
1.先对比《花名册》与《考勤表》,你可能会发现,一些离职、转岗的人,仍旧在考勤表内并计发工资。
2.再对比《花名册》与《打卡记录》,会发现:很多新入职的人,还没有录入打卡信息,还有一些老员工调岗,或降职需要打卡的,还没办理打卡手续。
3.再对比《考勤表》与《打卡记录》,这是个细致活,因为有很多人不在一个地方打卡,也不止在一个公司有考勤,你需要将所有的明细都汇总到一张表上,再对比,你会发现考勤天数与打卡天数不一样。
重头戏就来了,查原因:统计错误?故意多计考勤?出差或休假(很多打卡记录内带这个功能),还有异常考勤申请手续,等等。
重点要看下人力部门或行政部门人员的考勤,因为数据从他们手中出来,舞弊不要太简单,小编就曾查出过人力经理总是不打卡或迟到,考勤表或手续方面,都是正常考勤。
4.细查《打卡表》,打卡表内有很多异常申请的,比如:经常迟到和早退的,都走了免责申请,一定细查原因,可能是被放水了。
同一时间,在两处打卡的,肯定有代打卡问题;
只有一个打卡,其他人都是异常的,可能是有人背着打卡机跑了。哈哈!
5.细查《考勤表》,将各公司、各项目员工考勤记录汇总起来,很有必要,因为有些职位会在不同的公司或项目或办公地方计考勤。
比如:保安、临时工、维修工、或者不同工地的工人,在哪个项目考勤,就在哪个项目计算工资。
你会发现,同一个人,在同一个月份的计薪天数远远超出了31天,明显有问题。
还要看一下“加班工资”,除了与打卡对比外,还要看加班时间是否合理,比如:小编就曾查出一位零工,一个月内连续多次,一连四五天,白天和黑夜都在上班(一个班10个小时)。
姑且不论是否考勤出错,对于工人的健康也要考虑。
6.出差和带薪假造假。对比手续和天数,一般也能看出异常,尤其是与节假日和周末冲突的数据,具体情况具体分析。
7.基础性错误,比如:公式算错、名字搞混、数字填错,等等,只能靠你审计的细致程度了,人事部门的人对数据和表格的敏感性和专业度真心的不高,会出现各式各样的基础性错误。
工资发错的情况,也屡见不鲜!
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四、现场检查
营销小蜜蜂和外销员工,他们天天出去拓客或发宣单,不在办公区。
要查他们是否按时按量工作,只有一种方法,现场查岗,让他们自己拍照打卡都不行。
按着名单和地点,一个点一个点的检查。
突出一个突然性,不然就没效果。
还有一些员工外出或早退检查,审计人员可以抽检一两次,重点是看人力部门或管理人员有没有执行监督职责。
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