现代社会的思考让人不堪重负。必须承认，我们每个人都在不停地犯错——无论我们的分工多么精细，技术如何发达，许多错误还是无法避免。减少错误的唯一办法，是采用清单化的思维工具。
迷茫时代的思维工具
两年前，《哈佛商业评论》的专栏作家林迪在自己的一篇报道中指出：很多失败的企业管理者总是喜欢谈论是哪些客观因素让他们“麻烦缠身”，比如把责任归咎于市场、下属或者某位无辜的路人。然而让人吃惊的是，他们失去成功的机会其实是自己一手造成的。有许多低容错率的工作其实并没有想象中那么复杂，只需要一份“提醒列表”就能减少90%以上的关键疏漏，让我们保持清醒。但是，他们却花费了很长时间、很多成本才完成。
这就是今天我们面临的最大问题——
·作为管理者，你并没有真正思考工作的意义。除了你的市场部主管和办公室秘书告诉你“该向市场发布新的消息了”或者“这是您今天要做的另外一件事”之外：你知道自己为什么要听任他们的摆布吗？
·你是否考虑过在每天的工作结束后，去问一下自己：今天我做了些什么？思考了哪些问题？得到了哪些收获？如果你总是开启大脑的麻痹机制，自动略过这个部分，那么你会继续在抱怨和焦虑中迷茫下去。
·在你的问题清单上，你看到了哪些显而易见的问题，例如时间、效率、方法和客户关系？有没有列出你的负面资产，收集自己获得的一般评价并且从中看到一些危险的信号？
我相信，很多人可能早就听腻了这些危言耸听的东西，他们认为这只会让人们不怀好意地猜测自己的现状——逃避问题是人的本能，因此失败者总是拒绝问题清单，过滤掉对自己不利的信息。但是，如果你想重启自己的野心，就必须知道自己是一个怎样的人，正经历哪些痛彻心扉的失败。因此，我建议每个人都先为自己准备一份写满问题的清单。越详细越好，列出自己的个性、缺陷和薄弱之处，看看是什么正让你辗转难眠。
——你在计划什么？
——你对自己有什么期望？
——你做了多少尝试仍然没有起色？
——你是否还准备鼓励自己？
如果你是一个有很多梦想，但习惯了对自己说大话的人，这些问题你都无法得到答案。在梦想总是不能实现时，就很容易诱发焦虑，让你在无能为力的痛苦中厌恶工作，甚至自暴自弃。有时候，你还可能每天如坐针毡，一边对着成堆的工作不知如何下手，一边又把大把的时间浪费在抱怨和失眠上。这就是“蔡格尼效应”：我们的潜意识不停地要求自己去处理尚未完成的工作，但又始终不能付诸行动。
但其实，解决的方法很简单——让我们的大脑回到最初产生计划的时候，先不要急着去做，拿出一张纸，把未来的行动写到纸上，写下每一个要素。你会发现只是这样一个随意的动作，那些焦虑与烦躁便已经开始消失了。
为何你总是浪费时间
20年前我刚到华盛顿时，短时间内能够找到的华人资源并不是很多。人生地不熟的我只能住进一栋半地下室的房子里，然后找了一份推销化妆品的工作。公司虽然设在市中心的高档写字楼里，但规模很小，只有两名主管、一名会计和十几名员工。老板是一个爱尔兰裔的美国人，给员工开出的薪资条件非常刻薄——底薪只有800美元，其余全靠销售的提成。因为公司有一半人都是刚到美国讨生活的外国人，多数人把这份工作当成一个跳板。反正工作不了几个月就要走的，老板也就心安理得地“剥削”着我们。
上班第一个月，我每天早早起来就出去拜访客户，给陌生人打电话，绞尽脑汁地兜售公司代理的化妆品，直到深夜才休息，时间稀里糊涂就过去了。月底统计销售数据时，我只卖出去23件，平均一天还卖不掉一件，业绩提成只有可怜的46美元，加上底薪也仅够支付房租。
每个人的业绩都像我这么惨吗？不！这时我惊讶地发现：同时入职的葛莱士当月的销售量是180件。到第二个月，他又达到了惊人的500件。只用了60天，他就给自己买了辆二手汽车，每天开着车去街上做生意，这让我很羡慕。我和他消耗了同样的时间，但他的成绩却是我的十倍以上，在公司销售榜位列前茅，我却排在倒数第一。
为了让自己也能取得好的销售业绩，我向葛莱士请教：“你是怎么做到的？”他说：“我知道晃着脑袋出去碰运气是白白浪费时间。要知道每个行业都有我们这种人，外面10个人里面可能就有3个是推销员，卖电器，卖保险，还有教会募捐的那帮家伙……他们都有三寸不烂之舌，而潜在客户和人流量都是有限的。所以我每天都不着急出去，而是先给自己列一个表。”
他慷慨地把一张皱巴巴的纸拿给我看。在这张纸上，葛莱士做了一个时间规划，预先安排了每一天必须完成的3件事情：
走访特定的客户区域。
完成既定数量的营销电话。
每天至少卖掉5件化妆品。
对于，为什么是5件而不是8件或10件，他认为这是一个经过深思熟虑后的数字。在交通可以直达的周边，有两百万人口的区域内，找出5个可以“上当受骗”的顾客并不困难。他神神秘秘地说：“这是合理的数据。”
目标确定后，葛莱士又写下了相应的时间清单和行动清单：
——早晨7点起床收看新闻，了解天气和出行情况。
——上午9点前是主妇们的做饭时间，虽然都有空接听电话，但她们此时烦躁的心情恐怕不利于我们进行推销。因此，10点左右才是打电话的最佳时间。
——上午12点前至少要打通20个“有效”电话。向顾客详细介绍产品，并留下联系方式。
——下午3点到5点之间，是人们逛街或去公园锻炼的高峰期，此时是开展街头“陌生人营销”的黄金时段，因此，这段时间的目标是至少发展10名潜在客户。
——晚上6点到9点之间，不要打扰任何人。因为这段时间的美国女人不是在看电视，就是在去约会的路上。
——晚上10点前总结自己的工作，做好明日的工作计划。
葛莱士用这份清单精确地管理自己每天的工作时间，按部就班地推销化妆品。他认为这令他感到轻松，而且时间是由他完全掌控的，且都经过了合理的安排。确实，从效果上看，他避开了早晨和傍晚两个“危险区”。人们心情不好时，他聪明地躲在一边；时机来临时，他像饿狼一样扑上去，把一瓶又一瓶廉价化妆品塞进主妇们的卧室，换回丰厚的回报。
从葛莱士身上，我看到自己是一个不懂得尊重和利用时间的人。当时，虽然我对工作充满热情，但不论是工作还是生活中的任务，我都缺乏一种规划的意识。尤其对时间，我的观点是使用和完成，而不是计划和体验——所以我遭到了时间的惩罚，这也是我第一次接触到用清单来管理时间。
现实生活中，你应该会有类似的经历：我明明在这件事情上花了大量的时间，一点儿没有虚度光阴，但结果却很差；我花了很多时间来规划自己的工作，设想到了各式各样的可能性，对困难的预估也很充分，但是投入和产出却相差甚远。这时，真正应该反思的是我们对时间的管理方法。
第一，有没有对自己的“时间效能”提出要求
比如葛莱士对每天最低销售目标的设定，他只须在目标清单上列明底线，把它作为“今天必须完成的少数重要任务”，就能够为当天留出富余时间，来安排其他次重要任务，或者将时间留给自己灵活使用。
第二，有没有对“重点时间”进行重点利用
在不同的时间段，人的状态和精力有很大的区别。把早晨和下午的工作安排区分开，这决定了我们工作投入度的不同。在最有活力的时间去优先处理最重要的事项，就能取得最大的时间效能。从另一个方面看，时间清单还应该考虑到所有的资源——我们的客户在每天不同的时间会想什么，会做什么。
为何你总在重复错误
我刚开始在华盛顿特区的马里兰大学附近到处售卖化妆品时，还有一个中国朋友辉经常跟我搭档在那一片区域活动。我们早晨7点左右就赶到那儿，向经过身边的年轻男女推销各式各样的香水和洗面奶。
辉比我早到美国7个月，年龄比我大3岁。他是葛莱士的密友，跟在那样一位销售大师的屁股后面，却没有学到多少销售秘籍。没多长时间，葛莱士就不带他玩了，辉只好过来跟我搭伙。
他为何卖不出多少产品，甚至比我初期的销售业绩更惨淡呢？我发现他总是无限制地重复自己的错误行为，最重要的是他从来没有思考过“错误为何发生”。比如，辉对于这座自己生活已久的城市完全没有一种基于市场认识的“分区意识”：哪条街道或哪块区域的商机更大一些？马里兰大学就一定比阿灵顿地区的潜在顾客更多吗……他走遍了华盛顿的每一个商场，可却没有总结它们不同的特点，也记不住这些地方的消费特点。
辉的眼睛和大脑是扫描式的，而不是记忆式的。他具有强烈的孤立思维，不会把相关问题串联在一起，不擅长将教训和经验罗列出来，并从中总结出有益的启示。这些宝贵的记忆碎片对他来说，就像吃进去又拉出来的香肠，完全起不到应有的作用。
在《一课经济学》中，亨利·赫兹利特批评了各种孤立思维带来的危害，其中最重要的就是“无法有针对性地解决问题”。孤立思维使人们不断地犯下相同的错误，因为人们没有从过去的错误中学到知识，改进自己的方法。
孤立思维有两种行为表现：
第一，眼睛总是盯着问题的表象，并且很难将不同的现象和问题联系起来进行分析，也不知道如何整合这些不同领域的数据。
第二，孤立地处理问题，头痛医头，脚痛医脚，虽然暂时解决了眼前的麻烦，却埋下了更严重的隐患，因为没有找到问题的根源，也没有为未来储备经验。
就像我的糊涂搭档辉一样，他虽然辛苦地跑遍了华盛顿的每一条街道，却不去思考这些形形色色的市场数据意味着什么。当他连续在小瀑布公园生意冷清得闲坐时，也不清楚自己为何还要在这里待上半个月。他重复这样的错误，直到去特区的东北部寻找机会。这时他已浪费了接近两个月的时间。
割裂问题等于制造更大的问题。如果不能把问题串联起来思考，我们将以一种割裂的态度孤立地对待问题。不管是售卖化妆品，还是其他的行为——经济的、生活的，所有的行为都是一个相互紧密地联系在一起的整体系统。如果想把它们处理好，我们就必须站在一个更高的和整体的视角，从系统和宏观的角度分析它们，才能获得合理的解决方案。否则，在割裂的状态下我们只能制造更大和更严重的问题，不仅得不到满意的答案，反而会使自己陷入无休无止的麻烦中。
改变思维方式才能避免错误重复发生。当某种错误不断地重复的时候，你应该做的不是停下来眉头紧锁地抱怨自己为什么是个笨蛋。而是要从更高的一个层面去寻找原因：我的思维方式是否出了问题？割裂的另一面就是联系，而实现问题联系的工具就是清单——运用清单式思考，借助清单的分析工具，把所有的问题串联起来，挖掘它们之间的关系。只有找到解决问题的钥匙，才可以避免重复犯下相同的错误。
为何你做事没有效率
当我们在自怨自艾时，有没有想过为何自己缺乏效率？拉布尔森是我在公司搬到洛杉矶后招聘到的一名部门主管。她刚到公司时，似乎每天都迷迷糊糊，既不清楚要干什么，也不知道怎样提高处理工作的速度。如果她总是弄不明白工作的任务，那一定是我的失职，但她多数情况面临的问题是对着一堆文件发呆。
“工作开展好几天了，我还不知道该怎么结束它。”
“友邻部门的海伦主管那么雷厉风行，我如何赶得上她。”
“我发现自己总是把简单的事情搞复杂，谁能给我一个有效的工具。”
拉布尔森刚开始被我招进来的时候很轻视自己的工作，3个月后又感觉自己就像井底之蛙。处理部门事务和领导十几名员工给她造成了极大的压力，她拖泥带水的作风也让下属叫苦连天。当她准备辞职时，我把她叫到办公室，跟她讲解如何才能从根本上改变她现在的状态。
“为什么你没有效率？你应该想一想效率背后的思维方式是什么？不要总盯着那些怎么也做不完的工作，它们只能让你越来越烦。”
“您说得太对了，一想到还有很多文件没有处理，我脑海中唯一的想法就是辞职；我知道这是逃避，是无能的表现，但我实在没有办法坚持下去了。”
每个人都在鼓励自己做事情要坚持、工作要有效率、生活要有情怀。总之不管做什么都要抓住本质，用最小的投入收获最大的回报。这就叫效率，但却没有多少人真正思考过坚持和效率到底是什么——它们是行为的标准，还是思考的模式？如果我们工作低效并且坚持不下去，你能不能想到究竟是哪里出了问题？
在与拉布尔森的沟通中，我发现她是一个十分爱学习的人。这是个优异的品质，决定了她在部门主管这个位置上的成长性，但她的学习方法是低效的。参加部门会议时，拉布尔森喜欢做速记，把上司的指示和同事的意见记录下来，有时也用手机把会议中的关键信息拍照。这是能提升效率的好习惯——只要她再进一步——把这些信息整理成会议清单，从中总结出工作方法。
走出会议室后，拉布尔森似乎又回到了之前的状态。这些记下来的信息被扔在了速记本上，她很少翻看。连续反复地用这种方式学习和工作，使得她的工作效率始终处在一个较低的水平上。
找对了方法，有坚持的意志，结果就一定是有效的吗？拉布尔森的经历告诉我们：未必。因为她没有完成思考和行动的关键一环——把经验转化为指导工作的现实原则。也就是说，她热爱学习，可吸收知识的能力存在问题。
当有人询问我开展清单思维培训的目的时，我告诉他——帮助大家建立一个可以提高工作与生活效率的思维体系：
每天被浪费的时间多得如同掉落的头发，有没有一个成熟的办法来避免重复思考？
怎样长久稳定地保持工作的高效率，而不是习惯于集中爆发？
如何避免自己忽略重要的部分，在紧张忙碌时仍能有条不紊地把握关键环节？
这是一个思维问题，而不是能力问题。一个人的思维存在盲区，他的思考和行动就会定期发生断裂。就像我们听课的时候会困倦、睡觉，为什么明知这节课很重要却仍然产生睡意呢？因为我们的思考和知识点无法形成很好的对接——你对这些信息的认知存在思维盲区，或者你没有做好准备来接收和利用它们。
有很多人都像拉布尔森一样过着没有效率的生活，虽然又忙又累但却做不出几件有价值的事情，最终还打击了自己的信心。再回过头来看拉布尔森，她参加公司的就职培训，努力学习，但忙碌在她脸上写下的却是“碌碌无为”四个字，所以她十分痛苦，以至于希望通过主动离职来惩罚自己。
但我对她说：“你的努力对公司业务的发展有帮助吗？我相信你没有从工作的过程中体会到成就感，这种工作状态对你生活的改变也不大。那么，离职真的能够让你好受一点儿或者弥补公司过去的低效率吗？如果不能，离职的价值在哪儿呢？你是一个聪明的女孩，一定明白什么才是真正的改变。因此，收回辞职信，听从我的建议，然后去改善你的工作模式。我相信你能够学到轻松并且高效的工作方法。”
你要记住：
第一，成功的本质首先是思考方式的成功
是人的生存结构决定了思考方式吗？不，掌控一切的是思考方式。一个人的成功首先是思考的成功，然后才能带来物质的成功。就像我对拉布尔森提出的几条建议：
不要让你的注意力被业务流程过分占据——你要把工作的重点放到管理关键节点上，为此拟定管理清单。
不要让你的时间全都投入到那些无足轻重、可以授权的事情上——你要思考如何带动下属的工作效率。
没有效率的人在工作中有一个共同的思维特点，他们的注意力总是被一些程序性的东西分散。这些重复性、事务性的工作过分占据了他们的大脑，从而引起认知力、判断力和行动力的全面下降。体现在结果上，就是他们的工作耗费了大量时间却没有像样的成果。为了逃脱低效的困境，你必须把工作内容进行分类、归纳和划分等级——用清单的思维管理自己的工作，才能有效地摆脱焦虑，提高工作的效率。
第二，在分工日益精密的今天，你需要管理自己的思维盲区
现在我们所生活的是一个分工明确的社会，每个人都有自己既定的角色和岗位。你不可能独掌一切，也无法在复杂的现实中依靠那点儿仅有的天分胜券在握。如果你希望自己从容不迫地应对任何事，就必须在当前的技能和知识之外，拥有更宽阔的视野。你要找到效率的原点，方法就是在你的大脑里植入清单思维，用清单管理自己的思维盲区。在尽可能掌握更多的知识和技能时，还要学会分化和整合它们。
什么是清单思维
互联网时代，清单式的内容正影响着越来越多的人。它改变着人们的思考和行为——管理生活和工作的方式。清单可以帮助我们简化思考，让烦琐的事物围绕着我们既定的需求重新排序，进而掌控事情的进度，减少思考的难度，降低投入的成本。小到通讯录、菜谱、旅行安排，大到投资理财、管理一家公司和提升部门的执行力，清单都是一种简捷高效的思考工具。
我对清单思维的定义是：把所有悬而未决及需要解决的事情存储到我们的“收集系统”之中，而不是占用大脑。这要求我们在头脑中开辟思考的“第二阵地”——这里不生产内容，只搜集和归纳内容。重要的是它为所有的内容整理一个逻辑，然后把它们外化为一张张清单，用清单去指导、管理我们的行动。
比如，过去你习惯于把情人节的活动安排记在大脑中，情人节快到了你才意识到需要买什么、到哪儿吃饭。临时设计固然会催发一些奇思妙想，但你会发现偶尔也会忘记之前的设想，甚至紧张的工作让你差点儿错过了购买礼物的时间。当你用清单思维管理自己的情人节时，你就能在一个月前列好情人节当天的安排——订购鲜花、预订酒店和置备其他的礼物。
同时，清单在帮你打理事务的同时，还会让你产生安全感，这是人们在生活和工作中非常看重的精神体验。就像谷歌的咨询顾问法尔考重点对我强调的：“清单可以给团队首脑以足够的心理安全感，它让雇员对后面的工作有充分的心理缓冲，这是我们在打造高效团队时发现的。”
重新定义思考
第一个问题：什么是清单？
当你写下“我计划5年内要去的20个地方”时，它是清单。
当你写下“每天必须做的10个减肥动作”时，它是清单。
当你写下“下月需要处理的8条待办事项”时，它是清单。
当你写下“上季度不忍直视的120笔消费记录”时，它是清单。
……
你的生活已经被各式各样的清单包围了——旅游清单、消费清单、健康清单、理财清单、礼品清单；你的工作也越来越多地被排列进清单，以表格和计划的形式张贴在面前；你的过去和未来都可以列出一张张的清单存储在记忆之中，严格地按照一定的搜索特点存放，以备不时之需。
这就是清单：一切有逻辑关系的事物都可以用清单的方式来呈现，清单甚至可以为我们挖掘和创造逻辑关系。我们用词条表述那些确定性的知识，用计划展望对未来的期许，用表格规范生活及工作的流程，用独具特色的清单阐述个性。有了清单，我们的思考就找到了坚实的富有指向性的依托，发散性的思考被集中起来，发挥出了最大的思考效率。
第二个问题：清单在哪些方面帮助和提高了我们的思考效率？
清单既可以是我们梳理记忆和思考逻辑的工具，也可以是整理知识与规范技能使用的载体。有了这两种作用，它便成了生活和工作离不开的思考助手。第一，理顺逻辑之后，我们的思考变得清晰和明确了；第二，对知识进行整理、对技能使用进行规范后，我们的思考就可以及时地与大脑里的知识、技能结合起来，效率自然而然地就会获得巨大的提升。
实际上，早在互联网出现之前，清单就已广泛地存在于我们的身边。比如考试学习的参考书目、医生的诊疗病历等，它们在本质上都是清单的一种，都起到了简化思考、提高记忆效率的作用。进入互联网时代，像常用的记账工具、手机备忘录、出行软件、思维导图工具等，这些可视化的协助思考和记忆的工具则把清单的价值无限扩大，渗透到生活的方方面面。
人人都是整理者
整理，是我们学习和运用清单思维的核心目的。学会使用清单来帮助思考，人人都会成为高效的整理者，让生活和工作变得井然有序，并放大思维的成果。
我们用清单的方式使待办事项与问题的解决变得高效。
我们用清单的方式使逻辑运作变得简单直接起来。
我们用清单的方式开发和利用思维潜能，有条不紊地提高思考的效率。
六年前，法尔考在为谷歌的创意团队进行一次为期三周的开拓训练时发现，大约三分之一的团队成员并不重视清单对工作的作用。他们很有想象力，工作也很投入，可工作效能有限，无法将平时思维的成果完全地转化为工作的成就。反之，擅长使用清单整理自己思维的成员就轻松多了，他们平时运用简单表格记下每一个思维碎片，为大脑搭建起了一张记忆的“大网”，弥补了记忆不足和注意力不集中的缺陷。在清单的帮助下，无中生有的创造变成了一种储存和整理思维火花的工作，降低了创造的难度。
对任何人来说，极限利用自己的思维潜能都是一个令人兴奋但又难以企及的目标。不管是在医学、物理学、IT、艺术及其他领域，我们利用一切可能的机会来完善技能，训练自己的能力。最终你会发现，最难克服的障碍并不是个人能力的瓶颈，因为随着科技的进步，专业培训的时间和强度比以往任何时候都要有效。这使人们能够掌握和磨炼出足够强大的技能，解决大部分问题，但我们仍旧不停地犯错。无论多么强大的个人能力都改变不了这种状况。
问题的根源在于，今天的人类掌握的知识量和复杂程度已经超过了正常情况下大脑可以正确、安全和稳定地消化及利用的范围。我们必须借助工具——如此它是有效的——来保持思考的强度和保证思考的结果。知识给予人类文明，也让我们不堪重负。不是这样吗？我们越来越需要对知识进行整理、简化和提炼，进而绕过复杂的思考、选择过程，直接去做正确的事情或者正确地做事。
在复杂的工作环境中，我们总是面对两大困难。
第一种困难：记忆力和注意力的失误。大脑在重压之下经常无意识地犯下错误，让你特别容易忽视一些看似简单的步骤、事项和物品。对理性事项尤其如此，大脑习惯于在复杂的情形中首先“牺牲”掉它们，使其变得可有可无。对某些职业，记忆错误是非常危险的，注意力不集中也会带来可怕的后果，比如医生和建筑工程师。
第二种困难：长期高强度的工作会让人麻痹大意。许多加班到深夜的工作狂告诉我，他们劳累到极点时，有时会故意跳过一些必须的工作步骤，因为没有一种强制的东西来约束这种逃避。假如我们对思维采取了有效的规范行为，还会发生这种幼稚和推脱责任的行为吗？
用清单开展的整理工作能够帮助你防范此类的错误——至少不会连续出现。借助清单对必要的事项逐条管理，扎实推进手中的工作，对进度进行控制和检查，让失误率降到最低。即便一张普通的纸片，也可以提醒你不要忘记一些非常必要的步骤，不要遗弃某些重要的东西，并且让你始终明白自己在不同的时刻该做什么，未来又该做什么。
清单不仅是一种整理和检查的方法，它还带来了成功必不可少的纪律。当然，没有什么东西是无所不能、可以解决一切的，清单也不例外。你必须把它和自己的思维特点结合起来，清楚地了解它在什么情况下能够帮助到你，以及在什么情况下收效甚微。
用清单改造行为
在华盛顿卖了六个月的化妆品后，我对工作进行了一次严肃认真的总结。我发现不论做什么，所有的问题都可以分成三种：简单的问题、复杂的问题和异常复杂的问题。这三种问题构成了生活与工作的全部，无论你是公司总裁、部门主管、办公室职员，抑或家庭主妇都没关系，摆在你面前的永远是这三种问题，并由此决定了我们如何做出反应。
简单的问题：有明确解决方法的问题
生活中绝大多数都是这类问题——当你看到它们时，脑海中已经有了成熟的答案。它们是常识性的问题，处理起来可能需要一定的基本技巧，但不是太笨的话，你早已掌握了其中的方法。就像卖东西需要收钱记账，遇到陌生客户需要记下他们的联系方式。这类问题要在事到临头时才思考如何处理吗？不，我们凭借本能就能解决。但是，你必须把这些简单的事情做好，不能犯低级错误。
复杂的问题：必须以专业技能才能应对的专业问题
有少数问题是专业性的，它总在专门的部门、团队和领域内出现。一般来说，如果你不具备相应的技能，你必须求助专业人士。就好像我无法修好空调、电视机和坏掉的汽车引擎，这类问题需要那些掌握不同专业技能的人来帮我解决。假如你身处这样的团队，你会发现面对这类问题仅凭本能是无法解决的，你要有成熟的经验并且灵活地运用它们。
异常复杂的问题：既有一定的专业性又存在不确定性的问题
它们在生活中只占很小的一部分，但却令人烦恼，因为你总会碰到——比如旅行、法律问题、团队管理、投资理财等。面对这类问题，我们的专业技术常常很难有100%的把握轻松地予以解决——解决这类问题时技能不是成功的充分条件，因为结果往往充满了不确定性。对这类问题，我发现不同的思考方式对于行为和结果的影响也会很大。
当我准备去说服一名难缠的客户时，提前掌握客户的性格和家庭背景对我有积极的帮助。我依靠一份客户的背景清单制定了聪明的策略，达到了最后的目的；相反，我的同事没有做这项工作，即便他的口才比我高明也只能无功而返。
正确地使用清单进行思考，对于我来说，不仅可以节省大量的时间，还能让我将注意力集中在那些异常复杂的问题上——用相对简单而直接的方法规范自己的行为，降低不确定性。它可以帮助我不遗漏任何简单的问题，不跳过任何必要的步骤，解决随时可能出现的困难和意外。后来我逐渐成为公司销售业绩最好的人。可以说，我过去乃至今天的成功都从清单中受益匪浅。
清单思维的三要素
三年前，史密斯在旧金山的一次管理会议中向人们提出了关于清单思维的三项行为原则：关键要素、简捷高效、自我进化。对管理者它是实用的管理支持体系，对普通人它是重要的思考优化工具，能够将平时复杂的工作变得富有条理，解放我们的头脑，激活一场思维的变革风暴。
史密斯说：“清单改造行为。利用好这三项原则，你的各项思考效率和行动的直接性都能获得改善；你会发现头脑的开发度和利用率迅速得到提高，这不是因为你更聪明了，而是你找到了一个思考和处理事情的最佳方式。”
它就像我们在大脑内生成了一个新的运算系统，把工作系统化和清单化，以精确和理性地分配精力，从而提高思考的效率。
建立你的思考系统：用清单增强思考的逻辑性，减少多余的无用思考。
分配你的思考精力：用清单管理和分配思考的注意力，提高思考的整体效能。
设立可以共享的信息链：用清单罗列和串联不同的信息，实现宏观思考。
强调关键要素
清单式思考就是用A4纸写一张计划单粘贴在墙上，每天对着它“按方抓药”吗？如果有这么简单，清单反而失去了它的意义。计划是清单的属性之一，但清单不仅仅是一份行动计划，它要求我们抓住关键和必不可少的基本要素来展开思考，进而保证行动的精确和完整，最终获得满意的效果。
当我们开始行动（工作）时，面临复杂的环境，人们总要应对两大困难：第一是记忆力和注意力的错误。记忆力和注意力都是大脑的工作，但在工作的重压或意外情况的影响下，我们特别容易忽视一些比较单调的例行事项——对这一点人们总是记忆深刻，例如锁上门以后才发现钥匙没带，或者合同没有盖章就寄出了。例行事项没有什么难度，但却经常被疏忽。
今年春天，国内某家足球俱乐部新上任的后勤主管，和球队一起去异地打比赛，下了飞机到了酒店后，才发现忘了携带训练用球；前不久，我的一位学生艾琳达从美国来中国旅行时，到了洛杉矶国际机场才发现忘带护照，只好改签。他们都在出门时提前写好了清单，却没有写上这么关键的东西——这就是关键要素的缺失带来的致命影响。
很多职业都要求我们必须做好关键工作，否则就可能引发无法预料的后果。当你准备为自己列一张行动清单时，最需要考虑的步骤就是把关键要素列入清单的制定原则之中，从头到尾都不能忽视。
教师——备课与授课的关键知识点
当一名老师为本学期的教学任务进行备课时，忘掉重要的知识点会让你在课堂上偏离主题，影响学生的学习效果和他们的考试成绩。
部门经理——管理与分配工作的关键任务
当一名公司的管理人员在安排下属的工作时，任务的关键部分如果不说清楚，下属就会劳而无功，甚至给公司带来损失。
飞机机械师——检查与维修飞机时的关键步骤
当一名飞机机械师在检查和维修飞机时，由于记忆错误和注意力不集中而漏了对油箱的检查步骤，飞机起飞后很可能发生事故。
食品检测员——收集与检测食品时的关键数据
当一名食品检测员对疑似不合格的食品进行抽检时，因突然接听电话而错过了某个重要原材料的数据，就可能放任一种危害健康的食品流入市场。
推销员——接触与说服顾客时的关键信息
当一名推销员试图把产品卖给潜在的顾客时，如果没有及时地介绍产品的主要功能和相比同类产品的优点，顾客就可能迅速失掉兴趣。
不管你从事什么样的职业，忽视重要信息都会让你的努力泡汤。我们都知道许多情形是非常危险的，造成的原因也是多种多样的。比如我们会面临到的第二种困难——除了记忆的错误和注意力的不集中外，还有麻痹大意的错误——人们经常由于对关键要素的疏忽而酿成大祸，大脑在缺乏提示和强调的情况下会故意地跳过一些原本记得的步骤——只因为这些步骤过去的安全记忆麻痹了我们，让它们显得并不那么重要。
在清单中设置和强调关键要素——让它在任何时候都不被忽略并有强制的检查程序，这能够帮助我们防范此类的错误。这不仅是一种检查方法，更是对思考效率的保障。坚持这项原则，你就不会犯下类似“到了飞机场才发现护照没带”的错误。
简捷有效是前提
思考要追求简捷有效。越是简捷的思考效率就越高。任何一种清单或借用清单的思考及行为管理工具，都必须保证这一前提，才能帮助我们顺利地进行任务管理。比如人们最常用的日程清单。
在传统的思维中，人们使用清单来管理日程或计划的行为模式是“收集+整理”：脑子里不断产生新的想法，我们快速记忆和保存，等以后有时间了再把它整理出来做成日程表或者计划。过去，我有一段时间就是这么安排日常事项的，每隔两周或四周对自己的记忆碎片整理一次，把它们规划成任务。但我发现，它既是低效的，又是复杂的。我经常在统一整理时想不起最重要的事项或环节，因为摆在面前的记忆碎片实在是太多了。这项工作就像大海捞针，要经过许多路径才能到达目的地，显得十分复杂，还有很高的几率会迷失方向。
怎么才能做到简捷而有效呢？我认真地思考这个问题，决定改善自己的清单模式。第一阶段，我准备了一本便签和一支笔，不管走到哪儿，都能随时记录想法和查看行程安排，确保不遗漏重要信息。但这种方式有一个很大的缺点：修改不方便。在便签上写写画画，当我们需要更改一些想法时，纸张就会显得凌乱，影响思路的拓展；第二个阶段，我放弃便签，把日程清单和灵感清单全都搬到了手机上。手机的特殊设计为我们带来了两个便利：一是实时保存和可以随时修改的整洁页面，有利于清晰地管理思路；二是铃声提醒功能，这是便签不具备的。于是，在电梯、公车或会议中，我可以随时随地单手记录、查询清单，这不仅使思考的效率大大提高，也节省了大量的时间。
比如，过去面对国庆节去哪儿玩的问题，你可能在脑海中纠结许久也作不出决定，无数的想法在大脑中打架，几个月内不分胜负，到最后哪儿也没去。但现在，你可以马上为自己列一个清单来进行筛选。
桂林？
大理？
丽江？
明确了备选方向，将这三个选项写在纸上，就容易进行扩展对比，详细地衡量它们各自的特点。桂林和大理虽然不错，但丽江有你最想看的风景。这时你就作出了决定：“今年的国庆节我一定要去丽江！”
然后，继续用清单的方法安排这次旅游计划：
第一，物品清单——需要带什么东西。
第二，行程清单——具体去丽江的哪些地方、做哪些有意义的事。
第三，交通清单——选择往返和在丽江的交通工具。
第四，预算清单——需要购买的物品，并评估整体预算。
列好清单以后，把它们钉在一起保存起来，根据上面的计划和提示进行准备。一般而言，像这样的旅行清单具有重复使用的价值，今后如果再去其他地方，可以找出来按照实际情况做些微调，不需重新进行思考。另外，还要对你的清单进行分级，通过对清单分级——总清单和下面的分清单，既便于查阅和修改，又能够按部就班地行动。虽然意外总会发生，但清单能让你把多数的事情变得简单和可控。
自我进化：提供改善的可能性
清单的最后一项行为原则，是我们必须赋予它自我进化的功能，随时可以改善并且督促我们做得更好，而不是束缚自己的思维。比如，清单的查对功能保证你不至于丢三落四，在这个过程中你会检查自己的过去——没有清单时我经常掉东西，现在是否改掉了这个坏习惯？收支清单可以帮你清醒地看到自己有没有大手大脚的毛病——上个月哪些支出是完全可以避免的，哪些钱是可以推迟支出的？
看上去依靠清单管理思维的做法让人变笨了，但它可以确保不出错或少犯一些错误。需要再次强调的是，清单本身就是一项改进计划，它可以帮助你发现自身潜在的问题。让你知道自己未来需要做什么，以及如何才能做得更好。
我刚到美国开始做销售的那几年，由于早出晚归，为了业绩身心疲惫，出门经常忘东西。我试过许多方法改正这个毛病：晚上睡觉前叮嘱自己；早晨起床后大声说出要带的东西……很多办法都行不通，因为人的潜意识存在“你压迫它就反弹”的逆反机制。我越想改掉这个毛病，反而忘东西的次数越多——有一次，我甚至把重要的合同丢在了沙发上，直到我坐上了从康普顿去托兰斯的电车才猛然意识到自己犯下了大错。那是一次噩梦般的经历，因为距离和客户见面的时间尚不足35分钟。我以最快的速度登上返程电车赶回家中，又打电话预订了的士赶往会面地点，结果整整迟到了20分钟，给客户留下了糟糕的印象。
那天回到家之后，我决定想一个可以彻底根绝这个习惯的方法。当天晚上，我用A4纸写了一张清单，把它贴到了门后，上面写着出门时我必须带的东西：
——嘿！手机！
——嘿！钱包！
——嘿！钥匙！
——嘿！全部工作文件！
门后是一个出门时必会看到的地方。我们要开门，然后就能看到它，这样便可以有效地提醒我——“不要再忘东西了，笨蛋！”我每天都能在检查清单时读到这句话，我把它写在了上面，标注了明亮的颜色。这对我是个督促，不久后，即便偶尔不张贴清单来提醒应该带哪些物品，我也没有再犯类似的错误。
如何才能使清单在一开始就起到自我进化的效果？
第一，规范内容的重要性。将每天要做的事情按照重要与次要的顺序排列，完成一项就把它划掉，由上至下完成每一件清单上的工作。
第二，写出问题分析步骤。当你遇到不顺心的环节时怎么办？用清单的方式（比如1、2、3、4等形式）把问题列出来，在后面备注、总结，写出问题的根源和解决办法。即使没有头绪，也要把它放到清单上，这能缓解情绪并避免问题很快被抛诸脑后。
第三，工作程序清单。我们在繁杂的工作中会遇到许多程序性的问题，几乎每件工作都有需要遵守的步骤。你可以把这些规矩列成清单，每次处理工作前对照一下，在不断地重复中尝试让这些步骤更精炼，逐渐让自己养成高效工作的习惯。
第四，把清单作为训练工具。这是我们使用清单的最终目的。它可以训练我们的思考效率，规范我们的行为模式。清单本身不具备什么价值，只有将它和我们的思考、行动结合起来以后——我们在有意识的训练中才能感受到它的积极作用。
章知识点
一份有效的清单应该包括哪些内容？
1．必须有关键要素——列出要解决的关键问题或者关键人物。比如会议清单，开会时间、地点、主题和参加人数都应准确地列在清单上。
2．不能太长——多数清单应以半张A4纸的篇幅为宜，电子设备（手机）上的清单应该更短，最好控制在100字以内。
3．用语简洁和规范——要做到精炼、准确，富有可读性地概述内容，多使用自己熟悉的短句而非不易理解的长句。
4．任务、要求和截止日期——对任务清单来说，这是最重要的内容。它必须是一份真正的任务要求或行动计划，而不仅是提醒。
5．清晰和明确的检查点——清单的使用者应该能够根据列出的检查点来执行检查程序，对效果进行总结。一份不能核实和总结的清单是无效的，也是浪费精力的。
6．可操作性——无论你列出的清单多么全面、丰富，付出了多大的心血，它都必须在现实中接受检验。任何一种清单（包括梦想清单）都要具备必要的可操作性，否则它就失去了意义。
