从2009年开始，我接触时间管理方法已经13年了。当年从美国时间管理之父阿兰拉金的《如何掌控自己的时间和生活》这本书开始，我开始了学习和掌握时间管理方法的生涯。它一直陪伴我考研，研究生生活，毕业找工作，一直到现在。我坚持用MoleSkine周记本记手账，记了整整9年，它一直是我生活中必不可少的贴身秘书。到现在为止，我已经形成了完备的“平台化+体系化+信息化”的时间管理方法体系。并且还在不断的吸收新的思想、方法和工具不断补充和完善这套方法。我要把这么多年来我使用过的方法和我学到的新方法扔进熔炉中，重新融会贯通，然后锻造一套属于我自己的时间管理方法出来，然后把它分享给大家，特别是那些十多年前就听我讲过时间管理方法的同学、朋友。

一. 基于清单的框架

这套时间管理方法的最核心的框架是GTD方法。GTD是Getting Things Done的意思，即把事情处理好。它所有的内容都是以清单为载体的。GTD时间管理框架的核心是要做到两点：

• 用清单来记录事项，清空大脑，降低大脑的负担

• Don't make me think，用清单来明确下一步要做什么

1.1 流程

GTD方法建立了一套时间管理的流程：

• 捕获（Capture）

• 明晰（Clarify）

• 组织（Organize）

• 回顾（Reflect）

• 执行（Engage）

首先，主动思考自己真正想做的事情，将它们全部捕获到收集箱（Inbox）中，形成一系列大大小小的待办事项。然后就是对收集箱中的待办事项按照一定的流程进行明晰：

框架.png

（1）这件事可以行动吗？如果不可行动，你捕获的可能是今后可能要做的事情，或者是要查阅的参考资料，或者是一个灵机一动的想法，可以分别放到可能清单、参考资料或灵感清单中。如果都不是，就放到回收箱中。如果可以行动，就进入下一步。

（2）这件事能一步搞定吗？如果不能，说明它是一件有点复杂的事情，可能需要进一步拆解成更小的步骤，甚至需要制定计划和方案，那么就把它放入项目清单中，如果可以一步搞定，就进入下一步。

（3）这件事能2分钟搞定吗？如果能，就放到立刻去做清单中，如果不能，就进入下一步。

（4）这件事该我做吗？如果需要授权别人来完成，就放入等待清单中，否则就放入执行清单中。

（5）这件事有特定的时间吗？如果有，就给它分配好时间，可以分配时间点，也可以分配时间段。

这样我们就组织好了一套效率清单：

• 收集箱

• 回收箱

• 可能清单

• 灵感清单

• 项目清单

• 立刻去做

• 等待清单

• 执行清单

• 参考资料

然后是对效率清单的回顾。项目清单中的事项需要主动将其拆解为一系列的步骤，并为其设计执行计划。把大项目拆解成小步骤，并分解到其他清单当中。随时随地都明确地知道，下一步应该做什么。要特别注意等待清单、可能清单、回收箱三个分区当中的回顾。主动确定等待清单是否被完成，回收箱和可能清单中的事项是否有变动（变成可执行或其他）。有特定时间的任务，比如下个月末要完成论文，是否应该这个月就进行分解，并分配专门的时间，比如每天、每三天或每周、每月？灵感清单中的任务，是不是要花时间验证一下想法？参考资料中的任务，分配什么时间完成查阅？

当对所有清单完成回顾之后，就可以开始执行了。做的过程中和做完之后，要及时总结复盘，形成的经验总结可以记录到参考资料清单中，变成自己可以直接拿来用的知识经验。可以进行每日、每周、每月的复盘。

每日复盘：

1. 今日待办是否全部完成？

2. 我的时间是否充分利用起来了？

3. 没有记录的时间段都在干什么？

4. 我完成工作的效能如何？是否专注？

5. 产出如何？

6. 我的黄金时间段是？

每周复盘：

1. 每天番茄钟数量

2. 本周完成内容

3. 下周计划

4. 反思总结

每月复盘：

1. 每星期番茄钟数量

2. 本月完成

3. 下月计划

4. 反思总结

1.2 关键问题

以上的捕获、明晰、组织、回顾和执行就构成了时间管理的主体流程框架。但它只是一个骨架，还有很多很重要的问题需要回答，这样才能才能发挥这套框架的作用。以下问题是非常重要的，需要思考的问题：

• 怎样快速对灵感进行验证和试错？

• 参考资料清单应该放什么？

• 项目清单中的事情如何拆解？

• 立刻去做清单里的事情真的要立刻去做吗？

• 等待清单中的任务只能被动等待吗？

• 执行清单中的事情先做哪个，后做哪个？

• 怎样提高执行效率，把事做完然后去享受生活？

二. 项目清单的拆解

项目清单中的事项都不是一步能解决的，需要制定解决方案，拆分成一系列的步骤才能完成。可以用咨询管理的四步法解决。即界定问题、拆解问题、执行解决和总结复盘。解决问题的第一步是界定问题，界定问题的目的是为了搞清楚我们要解决的问题究竟是什么？如果连这个问题都搞不清楚，解决问题就成了一句空话。读书的时候我们遇到的各学科习题都是给定了条件界定清楚的，定义很清晰，可以运用学会的理论知识予以解决之。但踏入社会后，不是所有的问题都那么清晰和明确，也不会再有标准答案，所以这个时候解决问题的第一步是要把模糊的问题转化为清晰的问题。

界定问题的主要方法是做调查研究，没有调查就没有发言权。调查研究分为两类，一类是案头类研究，另一类是访谈类研究。案头类研究是查资料，读有字之书；访谈类研究是与人交流，读无字之书。通过分析问题的本质并判断问题的价值，可以编写清晰明确的问题陈述，作为我们解决问题的开端。一个清晰明确的问题陈述一定满足SMART原则：

1. 特定的（Specific）：提到问题的关键点，表达为更加特定、具体的目标；

2. 可衡量的（Measurable）：用量化的指标描述问题本身和解决目标；

3. 行动导向的（Action-oriented）：有明确的解决方向；

4. 相关的（Relevant）：陈述与初始问题必须密切相关；

5. 有时间限制的（Time-bound）：必须有时间限定。

2.1 问题的再定义

可以用3W（Who-What-Why）方法对问题进行再定义。首先，搞清楚问题的利益相关方是谁？谁来解决问题？解决Who的问题。其次，要弄清楚What的问题：

• 问题解决的时限是什么？

• 所需的产出是什么？

• 定量和定性的评估标准是什么？

最后，搞清楚Why的问题，即问题提出的背景是什么？对他人/公司有什么样的价值？特别地，对自己有什么样的价值？

为了提升解决问题的成功率，还要对问题进行评估。包括整体评估、风险和预案评估以及资源评估。这就暗含项目管理的过程化管理思维了。

• 整体评估

  • 解决问题的相应能力是否具备？

  • 解决问题的相应条件和环境是否具备？

  • 解决问题的成本如何？

• 风险和预案评估

  • 存在哪些风险

  • 风险对应的预案是什么

• 资源评估

  • 哪些部门和人需要卷入

  • 最关键的部门、人是谁

  • 哪些部门是完全不需要卷入的

2.2 问题的拆解

要解决的问题了解清楚了，解决问题的时候却两眼一抹黑，不知道从哪下手。问题难以解决的原因主要有两个，一个是问题很模糊，没有量化标准，无法衡量自己是否完成了，这在上面通过使用SMART原则描述问题已经解决了；另一个是问题太大，无法落地。对于无法落地的问题，我们要把问题拆成多个相关联的小目标来完成。

议题树是拆解问题的重要方法。议题树的第一层级是基本问题，即界定问题时形成的问题陈述；第二层级是关键议题，即关键性支柱，主干部分；第三层级是三级议题，是关键枝丫；后续第四、第五层级是更细节的议题。议题树的拆解方向有横向和纵向两个方向。横向拆解将问题拆分成各个组成部分；纵向拆解对问题进行深度研究。可以结合OKR方法、假设分析法和MECE原则搭建议题树。OKR是目标与关键结果的意思，它是一种定义和跟踪目标并评估目标是否完成的方法。OKR能够最大限度地发挥一个人的主观能动性。它由2个要素构成：目标、关键结果。目标很好理解，就是想要什么。关键结果是指如何实现或如何衡量目标是否完成的关键因素，一旦关键结果全部达成了，那么目标也就实现了。可以用假设分析法来寻找关键结果。首先明确现状和目标的差值，然后根据经验假设现状与目标存在差值的原因。先大胆假设，然后小心求证，得出全面认可且可实行的假设。找到核心问题所在，就能制定关键结果。撰写关键结果有3个原则。首先是MECE原则，即战略咨询领域的”相互独立，完全穷尽“原则。即制定关键结果的时候各关键结果之间不要有重叠的地方，且做到不遗漏。关键结果最好在 2-4个左右。其次价值导向原则，关键结果不等同于一般的任务，关键结果要说清楚完成之后带来什么收益，产生了什么价值，做出了什么贡献，从衡量任务转向衡量价值。所以对关键结果的描述也要符合上述的SMART原则。

得到关键结果后，要将关键结果拆解成一系列的子任务，根据需要，子任务可能还要进一步拆解，直到容易上手执行为止。拆解好的任务要分配完成时间。对于一些重要的任务，要留有一定的余量来应对突发事件。最后把分配好的任务放入执行清单中。

对于执行清单中的任务，要根据时间管理矩阵，按照重要程度和紧急程度分配优先级。时间管理矩阵是对时间进行规划的有力的武器。它根据重要性和紧急性把事情分为4个象限。是否有时间上的最后期限决定了事情的紧急程度，离deadline越近，事情越紧急；此种行为所带来的回报则决定了事情的重要程度，一是能体现自己的工作能力和态度的事情；二是能够提升个人能力丰富知识储备的事情。于是事情就被划分成了4种情况：

• 重要不紧急（S）

• 重要且紧急（A）

• 紧急不重要（B）

• 不重要不紧急（C）

2.3 执行解决

处理重要且紧急的事情所花费的时间是使用时间。例如每日事务处理、预约事件和重要电话邮件等等。使用时间占据了工作生活的主要部分，但如果占据的比例过大超过了60%，就会让人感到压力和危机。

处理重要不紧急的事情所花费的时间是投资时间。这些事情往往具有长远价值，因此一定要得到保障并长期持有。一定要有计划，并进行任务分解，制定时间表。例如学习知识或钻研新技能，锻炼身体，户外运动放松，改善饮食生活，处理家人、伴侣与朋友关系等。投资时间用得好，就能让使用时间更有价值，重要又紧急的事情不至于总是泰山压顶。

花在紧急但不重要的事情上的时间是浪费时间，特指紧急而不重要，并不是通常所说的浪费时间。例如回复不重要的信息、电话、电邮，纯粹履行义务参加的会议和被横插的任务。特别是被别人横插给你的任务，做之前一定要思考是否有较大价值？是否非你不可？如果不是，就要学会拒绝。坚持踏实做好自己的事，专心提升自己的能力才是最重要的。明确职责边界，确定这件事不是我的，要趁机扔回去或承接少部分。当然在拒绝时要注意沟通方式：明确、坚决而不生硬。如果事情太多，无法兼顾，还可以采取创造性拖延的方式，不立即解决，将不重要的事情尽可能往后拖延，利用自己低效时间去做。当然面对同事或朋友诚恳的请求帮助，在时间能力可控范围内要适当妥协，因为积极的协助可以积累影响力并提升成就感。

在不重要不紧急的事情上花时间，是闲耗时间。例如喝酒蹦迪、每天打游戏和刷微博微信抖音的行为。这样的事情要少做，因为它们会导致时间的贬值。

不要固化自己的时间，学会灵活调整，时间的价值掌握在自己手中。利用时间清单分析自己的时间使用情况后，可以参照时间管理矩阵对自己利用时间的情况进行优化，缩减或转化自己的浪费时间与闲耗时间，以增加投资时间，达到利用投资时间改善使用时间的效果。时间管理矩阵的合理分配比例如下：

• 50%使用时间

• 30%投资时间

• 16%浪费时间

• 4%闲耗时间

2.4 总结复盘

在执行解决问题的过程中和结束后要及时做总结复盘：

• 回顾目标

• 评估结果

• 分析原因

• 优化改善。

在这个过程中要注意吸收用得着的东西，拒绝用不着的东西，并在此基础上增加自己所有特有的东西，即创新：

• 境界一：从已有框架出发，总结通用工具，扩大其应用范围；

• 境界二：从已有框架出发，探索单一特定领域的解决方案；

• 境界三：直接从总结复盘中提炼出分析框架，从0到1创造。

这些宝贵的经验总结，可以放入参考资料清单中，作为以后拿来就可以用的知识经验。

三. 高效率过程控制

高效执行的关键，在于把控好质量和效率两个关键因素。这两个因素都与人密切相关。

3.1 保持专注

要高质量的完成任务必须要做到保持专注。要保持专注，就一定要屏蔽内外干扰。

外部干扰是指由其他人带来的干扰，他人的行为打断了你正在进行的工作，甚至完全转移了你的工作重心。有的他发干扰比较简单，可以使用工具比如降噪耳机来屏蔽，可以延迟回复外界消息，并利用零碎时间来集中回复信息。

但有的他发干扰比较复杂，比如无法拒绝的会议邀请或者外部沟通交流工作，比如又要管理团队，又要解决业务问题的情况。这个时候可以用两种方法来应对，一个是时间分割法，一个是断点记录法。

时间分割法将时间分割为生产者时间和管理者时间。在生产者时间内完成需要长时间专注的工作，例如写作、构思方案和重大决策；在管理者时间内做事务性工作，例如交换想法、委托任务和整理发票。注意生产者任务要分配大块且完整的时间，避免频繁切换和多任务，因为每次切换会损耗20%-40%的生产力。另外，要提前沟通告知他人，将自己生产时间告知所有需要协作的人员，并告知大家遇到特殊情况可以打断。有条件的话可以在单独空间进行生产工作，因为独立空间可以保证进程不被打断并创造一种专注的仪式感。

可以使用断点记录法，在工作被打断后用一两句话记下目前工作的进展，下一步要做什么，然后再记录上时间。等重新回到工作中时，就可以根据记录快速恢复之前的工作状态，并记下开始工作的时间。

自发干扰是指因为焦虑、浮躁和兴奋导致缺乏专注力的干扰行为。例如事情才做了十分钟就忍不住玩手机或找人聊天，面对难事还没开始做就开始怀疑与否定，或者做甲事想乙事，内心浮躁，无法聚焦。降低自发干扰的秘诀在于进入心流状态。进入心流状态有如下特征：

• 完全投入其中，忘记自己

• 目标清晰，知道做什么以及如何做

• 会有极度兴奋或满足的感觉

• 感觉时间似乎静止了或者过得很快

可以有3种方法帮助自己触发并进入心流状态：“可视化目标法”、“小黄鸭调试法”和“主动平衡技能与挑战”。可视化目标法是通过将需要达成的目标书写后放置显眼处，达到开始做之前想象目标达成的喜悦，带着十足动力开启工作的目的。小黄鸭调试法是一种获取即时反馈的方法，买一个小黄鸭放在书桌边，工作出现卡顿或者心中有疑惑时尝试把问题耐心地讲述给小黄鸭听，在这样自己给自己解释的过程中就会产生灵感，这也是一种自我反馈。

主动平衡技能与挑战是一种更高级的理论。该理论认为心流获取靠的是个人能力水平与接受任务难度之间微妙配比。如果任务太简单会感到无聊，如果任务太难则会感到焦虑。所以如果感到无聊就提升挑战，如果感到焦虑就提升技能。当你开始觉得自己在做重复性工作的时候，就很难有创造性的高质量产出，就应该在此基础上提升工作难度；当你在工作中感到焦虑害怕的时候，说明挑战很大，你的技能已经到了原有水平边界，那么你就要利用各种方式来提升技能。

此外，还可以使用番茄工作法来提高自己的专注力。番茄工作法以25分钟时间为一个单位（番茄钟），在这25分钟内只专注处理一件事情，不允许被打断，一旦被打断这个番茄钟就被判定为没有完成。25分钟结束后，可以休息5分钟，决定下一个番茄钟是继续处理当前任务，还是切换新的任务进行处理。每完成4个番茄钟，就进行一次15分钟的大休息，可以通过冥想放松身心，对自己进行”快速充电“，然后继续投入到接下来的任务处理中。

3.2 保证效率

要保证效率，科学地运用时间管理方法是一个方面，保持身体健康和情绪稳定又是另一个方面。这就要求我们在平时做好身体健康和情绪管理的基础设施建设。

做好身体管理有三个要素。要坚持运动，运动能够让你身体健康、身材健美。最关键的是它能对大脑有益，相关知识可以读一读《大脑健身房》这本书。另外，科学睡眠也很重要，提高睡眠质量，可以参考《睡眠革命》这本书中介绍的“R90方案”：在保证充足、健康的睡眠质量的前提下，尊重内在节律，采取90分钟为一个睡眠周期，每天睡固定睡眠周期单位的时间，能让一个人得到充分睡眠的同时保持精力充沛。一般人每天的睡眠周期为4-6个，也就是360分钟-540分钟。所以具体方法就是固定一个每天起床的时间，然后倒推入睡时间，因为不知道多久能入睡，所以还要提前15分钟，这样先睡5个睡眠周期，如果觉得还可以就尝试减到4个睡眠周期，如果觉得没睡够就加到6个睡眠周期。另外每天中午要睡30分钟或1个睡眠周期的的时间。最后，一定要保持健康饮食，特别是要多喝水，这样经常走动，就可以避免久坐不起。

做好情绪管理的关键则是通过记录情绪、整理情绪来宣泄情绪。方法是使用情绪管理清单：

• 情绪

  • 我刚经历了一种什么情绪？如何描述它？

• 程度

  • 我给这种情绪的强度打几分？（1-10）

• 情景

  • 我是在什么情景下经历到这种情绪的？

• 想法

  • 这个情景使我产生了什么样的负面想法？

• 生理

  • 当我产生这种情绪时，我的身体有什么感觉？

• 反思

  • 如果是我的朋友遭受到这样的情景，我会对他说什么？

• 再定义

  • 经过思考之后，重新给情绪强度打分（1-10）

• 行动

  • 下次遇到类似的情况，我应该如何去做？

3.3 分层分解方法

可以把要处理的任务按区间进行分解，然后按认知类型进行分层。几乎所有的任务都可以被分为3个区间：

1. 核心思考区间：属于任务至关重要且最为棘手的部分，需要集中精力，非常专注地思考，不能被打断；

2. 支持性思考区间：用来对核心思考区间产出的架构填充具体内容，一切支持性的工作都在这个区间完成；

3. 操作性动作区间：一些补充性的工作。

任何一个任务只要完成”核心思考区间“部分，任务实际上已经完成了一大半。举个例子，如果我要写一篇文章，那么分析读者受众，查资料，设计文章的基本结构，就属于核心思考区间任务。处理这个区间的任务不能被打断，否则要重新进入状态很难，”心流“的体验也主要存在于这一区间。一旦完成核心思考区间任务，就不太在意会不会被其他事情打断了，因为剩下的都是一些支持性和补充性的工作，就不太会介意被打断，因为某种意义上来说任务已经完成了，剩下的只是将其转化为一个具体的产出物而已。

接着我们要按认知类型进行分层，认知类型指的是大脑加工信息的不同方式，比如处理文字是一种类型，处理图片的时候是一种类型，进行数学验算的时候又是另一种类型。集中处理同质性的任务，避免不同认知类型的任务频繁切换导致损耗。还是拿写文章来举例，一篇文章可能包括：文章基本结构，核心论点，支撑案例，相关的图表和数据。那么在写的时候可能就不是从头写到尾，而是应该先把每一部分的基本结构和核心论点写好，然后再补充支撑案例，在需要插入图表的地方先做好标记；然后再画好图表，补充到需要插入图表的地方；最后计算和准备好数据，并补充到文章中。一层一层的完成并修改定稿。

要处理的任务进行分层分解后，我们就可以合理利用时间了。首先把时间化零为整，先集中大块的时间，进入核心思考区间，深度完成棘手任务；然后把时间化整为零，充分利用好各种碎片时间，进入支持性思考和操作性动作区间，零敲碎打地一点一点完成支持性和操作性的任务。

四. 用好非黄金时间

黄金时间是指一天之内精力最充沛和状态最好的时间段，高效产出的最集中的时间段就是黄金时间。千万要避免在黄金时间段内做立刻去做清单中的事项。这里面都是2分钟能搞定的琐事，所以要集中起来，在非黄金时间去做。也就是说要用创造性拖延的方式，把这些紧急不重要或者不紧急不重要的事项放到低效时间内去完成。

不要被动地等待别人完成等待清单中的任务，要把主动询问进度的事项安排在执行清单中，这样可以主动把控进度，减少别人的工作对我们自己的产出的影响 。

最后，灵感清单中的事情可以用MVP思维去试错和验证。MVP的意思是最小化可行产品（Minimum Viable Product），是一种应对伪完美主义的分阶段实施思维。它是一种使用最少资源快速制作出来的能被用户使用的试验性产品。其核心是小步快跑，敏捷迭代的低成本快速试错方法。用来应对动态变化、充满不确定的市场环境。可以通过构建个人MVP来快速行动，验证想法，避免伪完美主义。个人MVP是一种产品，要满足三个条件：

• 是结果，不是过程

• 是输出，不是输入

• 能被他人使用，创造正向价值