四象限法的提出者是美国管理学家柯维先生，主要意思就是两个维度的变量划分成四个区间，然后按照四个区间的定义将我们的计划任务放进去。这两个维度分别是重要性和紧急性，由此划分成四个区间分别是重要紧急，重要不紧急，紧急不重要，不紧急不重要。
重要性主要是针对事项和我们已经设定的目标是否相吻合，吻合度越高就代表越重要，只是这个吻合度如何确定，就需要根据每个人的情境来确定。
紧急性是以截止时间和任务的复杂程序来确定。值得注意的是需要花费时间较长的事项就算还有一段时间才会是死限，也算是紧急的。避免到期开天窗很好的方式就是分解事项，把分解后的任务分别设定死限。这个过程也算是“播种”。
以在每天事项记录页上分4种颜色区分标记四象限的事务，可以用不同颜色笔写出，也可以用四种颜色记号笔标示：
1 紧急×重要：“收割”的绿色。此项和目前的生活、工作有直接关系，比如和重要客户之间的联系，已经决定了日期的提案以及重要的会议资料。这一象限的事情，表明非常重要且紧急，必须第一时间优先解决。这类事项会使人压力巨大、产生危机感，所以尽量让里面的事项少，最好都是突发事项，而不是因为在“不紧急×重要”中的事项没有处理好或拖延而变转到该区域的。
2 不紧急×重要：“播种”的红色，为后续重点开展的事项进行预先准备。这是最需要注意的区域，这一项由于距离截止日期可能还比较远，所以容易引起忽视。而且大多在其中的事项都是些需要突破舒适圈的事项，往往不知如何下手；在进展过程中也会遇到较多的困难，容易拖延乃至放弃。一不小心就会变成紧急的事项，所以要重点关注，可以利用早上1小时对这一部分（指“不紧急×重要”）进行分解，以便我们立即行动。
3 紧急×不重要：“疏苗”的蓝色。不做也不会产生太大影响，但是基于目前的状况，还是抽空尽快将其完成，比如并不是很着急的电话、邮件，以及其他一些抽空就可以集中完成的事项。或者也可以安排其他人协助完成。
4 不紧急×不重要： “风干”的黑色。做不做意义并不大，可以暂时停下思绪，比如杂事、打发时间的事。
