我是简律,今天是第一期日更千字的最后一天-21天。
外部因素—被他人打断
人们在社会环境中工作,经常会被一些外部因素打断。例如,同学让你解释一下某道题的内容,朋友提议一起吃晚饭,电话铃响,学弟问你如何做ppt,你的邮箱、微信总是提示你有消息等等。那么该怎么做呢?
如何去排除外部因素,那就要看如何“保护我的番茄”。在之前,我们已经花了大部分的努力去解决内部因素。现在的问题是,有人要从外部打断自己,让我失去在表格中标记完成番茄的乐趣。
内部因素与外部因素的区别在于,后者需要你与其他人发生作用:与别人沟通。
处理外部因素的机理,与处理内部因素是一样的,也就是逆转我们与打断的决定与被决定关系,我们自己来决定打断是否发生。
如果朋友或同学过来找你,你可以礼貌地跟他说你现在很忙。(或者可以幽默地说你正躺在番茄里。)然后告诉他可以在25分钟后来找你,或几小时后,或明天,这决定于事情的重要程度。
在现实生活中,真正需要马上处理的紧急事件是相当少的。推迟25分钟或者两个小时(就是四个番茄时间),对我们生活中通常情况下的计划外事件是完全可以的。这种推迟,对想要与你沟通的人来说是完全可以理解的,然而这种推迟可以造就你巨大的成功,因为这样使你的大脑保持在一个高效的状态下,游刃有余地完成任务。
“保护番茄”意思就是:快速记录事情,推迟事情,并写进日程表,询间打断你的人是否同意。
这么做就能帮助你避免外部因素的打断,然后把事情放在以后再处理,至于推迟多久那就要看事情的紧急程度。逆转我们与打断的决定与被决定关系,这个机理在这里就解释为:我们不再被轻易打断,而是由我们来操控打断。(也就是由我们来决定何时处理它。)
通过那些应用过番茄工作法的人们我们了解到,他们一开始的时候,外部打断的次数都几乎相同,通常是一个番茄时间内(25分钟)10到15次。
那些被你推掉的人们,在得到了你很好的答复理解后,不是被你拒之门外并忘得一干二净,久而久之,人们也就会尊重你的做法,并愿意和你一起“保护你的番茄”。
许多人与番茄工作者接触之后,都说感受到了他们对他人时间的尊重。就处理方式来说,外部打断与内部打断基本相似。同时坚持以下两点:使这些打断显而易见。
1.每当有人要打断你时,就在你的 TO DO TODAY工作计划表中对应位置画上(-),采用“发现事件,记录,然后把事件放进之后的番茄时间内处理,或留到其他时间。”然后参照以下的做法如果你认为这项打断是重要的,那么就在 TO DO TODAY工作计划表中的“计划外的紧急事件”一栏中写下这件事。
2.同时在 ACTIVITY INVENTORY活动清单中写下这件事,并标记U” Unplanned计划外),如果需要的话标上截止日期坚定信心,一定要完成当前的番茄时间。标记好点号(-)之后,马上回来继续你手头的工作,直到铃声响起为止。
这样做,既帮助你记住了你答应别人的事情,又使你避免了外部打断。
如果你当真要打断当前番茄数时间,无论是你挡不住诱惑,还是真的发生了紧急的事情,你只需要做一件事:把当前的番茄时间作废,就算马上就要响铃了也是一样,然后在表中对应处标上(-),用以记录你被打断的番茄时间。(规则提示:一个番茄时间不可分割。)
二、让打断变成任务
每当我们应用番茄工作法的时候,总会有一些内部或者外部打断,那么就要用番茄时间去处理、去安排这些计划外事件,让这些打断事项变成第二天要处理的事情。
最自然最普遍的是每天抽岀一个专用番茄时间(或更多)来安排这些打断。
采用逆转机理来保护当前的番茄时间,让打断变成事件,要用适当多的番茄时间来安排它们。
最后大家在估算自己每天可用的番茄数,总是觉得可以安排十多个,也就是六七个小时时间来学习,可是血的教训告诉我们,每天能做到八个番茄就很不错了,你别不相信,你尽管试试。