三、管理

1.估算时间

人们很容易错误的估算任务所需时间，在时间领域有一个侯世达法则值得牢记：

完成一个任务实际花费的时间总会超过计划花费的时间，就算制定计划的时候考虑到本法则，也不能避免这种情况的发生。

为什么会产生这种现象呢？因为你在开始估算时间时会忽略一个重要的问题——它是熟悉的还是陌生的？熟悉的话，你可以很清楚任务中可能遇到的问题。但大多时候，任务是有创新性的，对你来说是陌生的或有陌生性，那在执行时就会遇到很多根本没想到的文体，也就是“意外”。我们必须处理未知，从陌生到熟悉，花费时间去学习，这个过程不可逾越。

要想提高估算时间的能力，要从现在养成一个习惯：做事前分析它是熟悉还是陌生，再根据判断估算完成任务所需要的时间。通常来说，“比一般人想的长多了”倒是一个屡试不爽的假设。

2.及时行动

接受任务之后，什么时候开始呢？现在！现在就开始！拖延者迟迟不开始行动，常见的原因是“最后期限还早”，但本质的原因却在于恐惧——不论内部的，还是外部的。

内部恐惧来自“不求有功，但求无过”的心理，尽管他们不愿意承认，但他们就是害怕自己出错。其实只要做事，就一定会有问题。如果做事过程中没任何问题，那肯定不是做事，而是在做梦。确实有些人在某些领域表现更好，费力更少，但大多数情况下，一定要相信这四个字——勤能补拙。当然还需要加个前提——“接受现实”，否则，这四个字没有任何作用。

外部恐惧来自他人的评价。因为人大都知道做好是什么样，所以人人都觉得可以判断别人做的对不对、好不好，尽管他们并不怎么样，并不知道做对、做好是什么样。

如果一个人经常嘲弄他人，那只能说明他自己不怎么样；否则，他会像那些极少数已经做对、做好的人一样，给予别人真诚的鼓励而非嘲弄。尽管那些能真正做对、做好的人有时也会给出负面评价，但这些评价通常是“建设性的负面评价”，并不是为了获得优越感而发出的嘲弄。

所以，我们没必要在乎来自他人的、非建设性的负面评价。

还有一个微妙的现象，随着年龄的增长，人会觉得时间越走越快，要做的事越多，时间走的越快。在任务来临时，不要想“最后期限”，时间会越走越快，所以，永远不要问“什么时候开始”，答案只有一个：现在！

3.直面困难

工作时一直在忙却没有业绩，学习时学的时间很长却没有成绩，这让人对“努力”产生怀疑。还好，仔细观察发现，他们“只是做了努力的样子”，而效率低下的根本原因在于——回避困难。

一个任务中肯定有简单和困难的部分，合理安排应该是：迅速解决简单的，剩下时间搞困难的。而“拖延者”却集中几乎所有时间做简单的，来逃避困难。他们不是不做事，甚至做了很多事，而且每次逃避都有恰当的借口，但未完成困难的部分，任务就没有完成，所以他们花再多的时间，也没有效率（未完成相当于0）。

4.关注步骤

“三思”在我看来就是每个事都有要考虑的3个方面：内容、原因、方法。同时还有3个属性：何事、何因、何法。清楚一个任务的这些属性，对完成任务有决定性作用，所以该多花时间，“三思而行”。

其中方法最重要，每个年轻人都想赚钱，也知道为什么赚钱，可为什么大多数人不富裕？就是因为没明白方法。方法要从领悟内容入手，不断细分，越具体越好（精确到要做的每天每小时每分钟）。更多地关注“方法”，并落实每一个步骤，才能有效的完成。这个习惯无比重要，却常常被忽视。

5.并行串行

就像中学学到的电路两种基本连接方式：串联和并联。任务管理也有类似的关系，多任务时我们可以去这样思考：两个任务之间是串行关系，还是并行关系？

一般来说，提高效率就是“把串行的两个任务并行完成”。当然，有些任务只能串行，也没必要去强行并行——洗手和吃饭。

有个简单的方法来知道哪两个任务可以并行——把要做的事分两种，一种是简单而又机械的，一种是复杂而又灵活的（这些因人而异），然后，一个机械的和一个灵活的任务搭配完成。（比如对我来说机械的跑步和非机械的听有声读物）

把自己时间切成“时间片”是一个很厉害的能力，在任务多、时间紧时我才会用这种能力：制定一个工作列表，罗列出自己的任务，然后把自己时间“切片”。我通常把“20分钟工作+5分钟休息”作为一个时间片，这能让我保持相对长时间的高效工作。一旦养成拆分任务的习惯，效率就不知不觉的提高了。

6.感知时间

和时间做朋友，才能真正知道她的宝贵、懂得她的神奇。没有人会不了解自己的朋友，所谓真正的朋友，也正是那些最终证明真正被我们了解的少数人。同样，如果我们想和时间做朋友，有什么理由不去了解关心时间的方方面面？

我20多岁时觉得李敖的“事件日志”有道理，就一直记录着，确实受益无穷。后来在《奇特的一生》中看到柳比歇夫的“事件—时间日志”，这是一种基于过程的记录，而李敖的事件日志基于结果，而差别在于：基于过程的记录要比基于结果的记录更为详尽。

时间是我们的朋友。就我而言，无论我做什么事，只要我肯付出耐心，她就会陪我甚至帮我去等到结果，将之交付于我，从未让我失望。有了时间做朋友，我才能仅仅运用心智就有机会获得解放。

既然管理时间是不可能的，那么解决方法就只能是：想尽一切办法真正了解自己、真正了解时间、精确感知时间，而后再想尽一切办法使自己以及自己的行为与时间“合拍”。按我的话说就是——“与时间做朋友”。

7.记录开销

像理财一样，记录下你的时间开销。

记录一天的时间开销。

记录一个月的时间开销。

记录一个季度的时间开销。

记录一年的时间开销。

每天晚上记录当天做的事和每件事花费的时间。

累了？相信我，你并不孤独。

8.制定预算

同上，每天制定时间预算。

每天罗列要做的事情和要花费的时间。

将事情分为重要、一般、不重要。

时间不够用时选择自己认为的最优策略。

要知道：无用的事情，有趣也不要去做；有用的事情，无趣也应该去做。

9.计划

计划成功的前提：目标实现可行

长期计划是需要通过实践才能习得的能力

有些时候没必要做计划

10.列表

最方便的列表工具是纸和笔

列表没必要工整

列表一定要随手可及

最重要的任务永远只有一个

制作专门的下一阶段任务列表

给每个任务制定一个核对列表

列表一旦开始运作，就一定要执行到底

11.流程

把重复性任务做完一次之后马上总结整理，搞清事情流程，再进一步实践将其变成“闭着眼睛也能做好”的事，这是提高效率，减少失误的根本手段。

以打电话为例：

1.了解他人作息习惯

2.要说的重点罗列出来，说完一个做一个标记

3.在他人立场思考

4.发短信加署名

5.复杂的信息要在电话后邮件发送

制定好流程，并花不了多少时间，还会让他注意个中细节。有些人总感觉自己聪明，做事却频繁出错，只是他没养成这个习惯而已。人与人的巨大差异，就是在这些小的习惯中慢慢拉开的。

12.预演

把要做的事情先在脑子中预演一遍或数遍。有时候发现脑容量不够，就用纸和笔画一下，辅助自己预演好每个步骤。越重要的任务，预演就越关键。经过大量的预演，我们才能在实际任务中有出色的表现，才能显得尽在掌握中。胜利往往属于有准备的人，准备越充分，越有机会顺利完成任务。

万事皆可准备，万事皆需准备。用我教课的准备来说，我有说出来其他人都不信的上课恐惧症，而解决方法就是做很多很多的准备工作——我至少做出比实际讲课内容2倍以上心里才踏实，充分的准备让我无所畏惧，虽然还有恐惧的症状，但我已经可以任凭恐惧陪伴。

多次预演，把可能发生的问题都尽可能预演出来，然后充分准备，准备到极致，就能准确完成任务。

12+1.验收

（我不喜欢13。）

很多人做事半途而废、不了了之根本原因在于从未给自己执行任务表现设计验收机制。

也许从小开始的应试教育让你不想自己考自己，但不管遇到什么任务，都要提出这么一个问题并想办法回答：怎样算“做好”？如果把一个任务拆分为几个子任务，那“做好”的标准可能更容易达到，因为这样每个子任务会存在验收机制：“这个做不好，下一个无法开始……”

给自己设置标准，在任务完成时跟标准对照一下，会有不可思议的神奇力量——他会让我们注意更多的细节、进行更多的思考，并不由自主地更加专注。更高层次来说，它也是一个领导所必须拥有的基本能力，验收机制对保持一个团队执行力非常重要。