倾听效果的帮手---及时确认和积极回应

上周写了脱不花沟通训练营的开篇,结构化倾听是沟通的起点,通过结构化倾听,让自己真正从对方的表达中听懂真实意图。接下来,我想复盘一下通过结构化倾听,接受了事实,感受了情绪和给予了对方期待的行动方案之后,如何让对方相信你听明白了,并且进入针对性的反馈,以把沟通推向真正的目的-----解决问题,赢得信任,这就引出了第二讲三步确认法和积极回应。

首先是三步确认法。确认是让对方相信你听懂了,接受到了对方表达中的期待。

为什么要进行确认呢,简单的说,是防止“自说自话”,提高沟通效率。

不知道你有没有这样的经历,在跟别人的沟通中,在非常小的事情上会有非常不同的理解,所以在交流中,除了耐心完整的倾听,还需要进行有效的确认,进一步向共同的目标靠拢。

这讲脱不花的“三秒留白法”对我的启发印象深刻。

何谓“三秒留白法”?就是在对方表达完之后,不要急着反馈,先在心里数三个数,给表达之一个表达补充的时间。

三秒留白的作用明显,其一,有了更多获取信息和交换信息的可能,其二,给自己在脑子里整理对方前面给出的信息的时间,其三,你没有急吼吼地回复,给对方留下一个耐心温和的印象。有时候,在短短的留白时间之后表达者的“再说两句”,说不定向你追加了最实质性的内容。

我反思了自己的日常沟通,确实存在急于表达自己观点的bug,有时候没等对方说完就急着想表达自己的见解,对方一定有被“噎着”的感觉,最终再好的建议都不容易被接受。

脱不花在这一讲里还表达了另一个概念---【反向叙述】,也就是用你的话来向对方复述一遍他所表达的内容,以确认你的理解是否符合他的表达。反述不仅仅是确认信息,还是双方进行的新一轮沟通,你可以通过反述挖掘真实需求,尤其是在对方是个少言寡语惜字如金的人,提供的信息有限的时候。

这一讲其实包含三方面的内容:

1.三秒留白。先在心里数三个数,等待对方把话说完再开口。

2.开口的第一件事是反述,确认你听到的信息是否准确。

3.结构化确认的三个动作:确认事实,响应情绪,明确行动。


其次,是积极回应。

积极回应讲的是怎样针对性的反馈。

积极回应的反面是消极回应,是一听起来就是非常消极地,充满负能量的回应方式。比如说“行了行了”,“知道了”,“别说了”,“真烦人”......,这类话都是消极回应,让对方不舒服,关闭了沟通的通道。

积极回应的三个方面的内容:

一.回应的第一句,永远是给对方传递一个肯定。

哪怕你不赞成对方的观点或者不能接受对方的要求,第一句也要定位为给对方的一个肯定,为对方留下一个态度上的余地。

二.艰难回应的三个办法:换时间,换空间,换角色。

不是每一次沟通都可以愉快地达成共识的,也就是说,对方的需求你不想满足,不能满足,如何给出积极的回应呢?脱不花给出的三个“换”。

第一招是换时间。当你觉得对方的问题让你觉得特别突然,产生紧张感,无法立即给出回答,这时候你可以通过“换时间”的方式拿回掌控权。也就是说,你可以回复给你思考的时间,甚至可以用“一分钟暂停法”先找借口离开一小会儿,再继续话题。就如篮球排球比赛中教练喊的“暂停”,目的在于改变一下节奏。

第二招是换场合。也就是说有些问题在不同场合下同一个人给出的反应是不同的,当你想把一件事情的重要性(严重性)降级的时候,你可以在小场合甚至是单独相处的时候再回应和解释(场合私密化),而当你想升级一件事情的重要性,你就要把场合去扩大化处理。

第三招是换角色。也就是想办法让自己由回应者变成提问者,让第三方来替你说出你想说的话。

三.积极回应的四个步骤:确认需求,肯定需求的合理性,不超过三项的行动计划和开放性的结尾。

前三步跟结构化倾听的三部曲相对应,而开放式的结尾能够像传球一样互动起来,把沟通推向深入。比如你可以说,“我是这样想的,你看对吗?”,“这是我的计划,您给提提建议?”

我觉得脱不花在这讲贡献的金句是:真话不全说,假话绝不说。这是一个有智慧的沟通者的弹性和刚性的平衡。

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