话说这年9月，小T组织了一次“年度预算进度情况宣贯会”，目的是，让各部门确认一下，年初提交的各项费用预算、资本性支出预算的达成进度，对于迟迟未发起报账的预算项目，说明原因，抓紧报账。
没想到啊，出席会议的各部门互相扯皮、互相推诿，甚至不少部门把费用无法报销的责任，都怪罪到财务部的头上，强调财务部门的费用审核标准不统一，有一些费用之前可以报销，现在无法报销，财务部门没有起到充分告知的责任。另外，大多数部门都强调，实际的经济场景非常复杂，财务部门在核算、预算等方面应该给予各部门一定的灵活度。
好好的一个会议，最终变成了各部门喧嚣的场所，列席会议的财务部领导脸色非常难看，会议结束后，狠狠地把小T批评了一顿，认为她根本没有尽到会议组织的职责。
小T也很委屈，觉得自己很努力想把会议开好，但是会上各部门怨气十足，完全脱离了她的掌控范围，她也很无奈。
为了能够把以后的会议开好，小T决心好好学习一下会议的组织方法，她一方面向综合部门进行讨教，另一方面，也研读了很多关于开会技巧方面的优秀书籍。
那么，如何才能组织好一次会议呢？
一、开会的目标和理念
在每一个会议前，我们首先要明确会议的类型，以及会议的目标。
会议按照主题的不同，可以分为宣贯会、讨论会、协调会、办公会、审查会、决策会等类型，对于每种会议的类型，作为会议组织者，我们心中要有一个预期，希望能够达到一个什么样的结果。比如决策会，就肯定要达成一个决定；讨论会，就是与会者各抒己见，增加各方面的选择条件。
有了目标，后面的会议工作开展起来就会顺利很多。
二、会前准备
明确了会议目标，再就是确定会议议程和参会人员，首要的标准，就是紧扣主题，确保议程可以围绕主题，层层推进。
在确认会议参会人员时，务必找到和会议主题存在利益关系的部门、人员来参会，避免无关人员的参会导致会议冗长拖沓，重点不明。
如果有可能，在会议前尽量和每一个参会人员都单独沟通一次，把会议的主旨、目标和相关的流程传递给对方，更为重要的是，要明确希望对方后续推进的工作和配合的事项，在会议前就取得对方的认可，起码不明确反对。
以前单位中有一位领导说的话，我记忆犹新，“各部门要做的事，应该在会议前就和单独各部门明确，而不是拿到会议中再讨论。最好的会议流程，就是走个形式，大家在会议前都已经明白自己的职责和工作，花20分钟开个会，大家再明确一下，然后散会各自去干活就好，非常高效。”
三、会中控制
在会议中，作为组织者，必须要控制好会议的节奏和局面。
首先要高度自信，即使会议中都是位高权重者，也不能胆怯，作为会议的主导方，要确保在气场上不被压制，有礼有节。
其次要掌控好局面，在出现话题偏离时，及时把话题转到主题上面。
最后，是要可以根据会议的进程，综合总结每个发言人的意见，并清晰地表达出自己的看法，这需要细心、专注和极强的逻辑表达能力。
四、会后总结跟进
每次会后，最怕的就是大家仍各行各事，这样会就白开了，浪费了大量资源。所以每次会议之后，必须要出一份会议纪要，确保会议的组织者可以盯紧后续的动作，执行到位。
会议纪要一般包含以下内容：
1、会议的总结和结论。
2、进一步要讨论的内容。
3、谁承担什么责任？包括后续会议。
4、下一步的努力方向和目标。
好的会议组织，是可以高效推动工作的开展，而会议组织，也有十六字箴言：“会而有议，议而有决，决而有行，行而有果”。
小T牢牢记住了组织会议的要点，并在接下去的几次会议中很好地进行践行，取得了不错的效果。
