如何进行有效的沟通

先卡位,用这个思维导图画出结构,之后再做补充

有效的沟通.png

1、思考沟通要素

对于沟通,我们要思考哪些要素呢?前面笔者提到过一个目标管理和分解的文章,这里我们按照那个文章的方法来进行一个拆解。
我们把“进行有效的沟通”当作一个任务,那么我们第一步做什么?对,是思考!我们想一想,我们在沟通的过程中,如下几个思考点:

Where 在哪里

沟通其实是一个很强调场合的社会活动,大家注意,我将沟通描述为一种社会活动,而维基百科的描述是——沟通本义指开沟使两水相通,动词。现泛指人和人思想的交流。为什么我认为沟通是一种社会活动,因为有些时候信息的传递可能是单向的。
举个例子说明一下,比如当我们离开某家店铺的时候,店主们常说:“慢走,欢迎下次光临。”不管我们是否挑选到了合适的商品,听到这样的迎送语也是心情舒畅的。但是设想一下,如果我们离开医院、药店或者病房的时候,有人跟你说这样一句话,你心里是什么感受呢?

What 说什么

大家第一眼看到这个,可能会觉得这是一句废话,肯定是知道说什么的啊,难道自己说什么都不知道就去沟通么。说实话,这种情况还真有,比如我们常见的场景,领导说,XXX这个问题你去跟谁沟通一下。在很多时候,沟通是领导提出的一个目标或者问题,也许我们能很快理解,领导需要解决的是什么问题,但是我们需要沟通的一方,未必就知道我们要解决的是什么问题了。这个时候,我们就需要先想清楚,我要说什么。
在说什么这一步,首先是我们自己想清楚,说什么。第二个重点是我们传递的意思要能够准确的被对方接收,比如有这样一个例子:

一个男生暗恋一个女生很久了,有一天他终于鼓起勇气去表白,他对那个女生说:“我注意你很久了!”。女生看着他大吃一惊,回复说:“额,你不要告诉老师,我上课再也不吃零食了。”

Who 跟谁说

我们搞明白在哪里说什么之后,还要想清楚跟谁说。
这个应该是一个比较常见的情况,比如我们要跨部门促成一件事情,这个时候,你在最开始接到这个任务的时候,不一定清楚究竟要跟说去说这个事情。比如你找对方给你一个广告位来推荐你的产品,但是对方直接负责运营的同事不一定就说了算数,他可能会让你找他的老大,而他的老大又不一定会跟你商量。于是这个时候本来是你应该找他们运营同事的事情,结果变成了找你们老大的事情。
所以在很多时候,我们要先搞清楚,我究竟是要找谁去说这个事情。如上面的事情,个人觉得最好的方法就是直接发邮件给对方负责这块的同事,并抄送给双方的老大。

2、说服的方式

沟通的时候,我们除了知道在哪里、说什么、跟谁说之外,沟通的方式也是非常重要的,可以简单理解为怎么说。笔者简单说一下如下的观点:

摆事实

对一个正常人来说,他能够正常认识现实世界所存在的客观规律,客观存在的事实在沟通中也最具说服力。
我们举一个简单的例子,比如我们在小学课本上学习过的一个故事《熟能生巧》。村里有个武士射箭非常厉害,能够百步穿杨,十分自得。有一天一个卖油的老人经过,看到他射箭,说其实这也没什么了不起。武士很不服气,老人就拿出油壶,在上面放了一枚铜钱,然后舀了一勺油,让油从铜钱中穿过去。然后把铜钱取下来,铜钱没有沾上一点油。周围的人觉得老人家好厉害,老人却说,这也没什么,不过熟能生巧罢了。武士服了。
当然,这个故事远比我描述的精彩很多倍,我们只需要知道,老人家用事实告诉了武士一个道理,你的技能没什么了不起,熟能生巧罢了。

举例子

上中学的时候大家应该都学过,议论文的写作方式有一条就是举例子。像司马迁的《报任安君书》里面的段落,大家在高考范文应该都见过:“盖西伯拘而演《周易》;仲尼厄而作《春秋》;屈原放逐,乃赋《离骚》;左丘失明,厥有《国语》;孙子膑脚,《兵法》修列;不韦迁蜀,世传《吕览》;韩非囚秦,《说难》、《孤愤》。《诗》三百篇,大抵贤圣发愤之所为作也。”。这段话就是为了说明,有名的东西都是圣贤在困顿中得到的,这就是举例子的绝佳典范。
这个就不多说了,全文都在举例子,就是为了增强说服力。

讲道理

也许大家觉得很奇怪,沟通之中要讲道理,大家不都知道么,难道还有人为了有效沟通还不讲道理的?
没错,这还真的有。比如有些人就很无赖,怎么个无赖法呢,我们还是看看中学的古文名篇《唐雎不辱使命》中一段对话:

秦王谓唐雎曰:“寡人欲以五百里之地易安陵,安陵君不听寡人,何也?且秦灭韩亡魏,而君以五十里之地存者,以君为长者,故不错意也。今吾以十倍之地,请广于君,而君逆寡人者,轻寡人与?”唐雎对曰:“否,非若是也。安陵君受地于先王而守之,虽千里不敢易也,岂直五百里哉?”

我们看看这段话,嬴政同学讲道理吗,还是耍赖在?唐雎是讲道理吗,还是耍赖在?很明显嬴政同学是在用武力威胁,而唐雎同学用情理在推脱。放在道理上,唐雎是有道理的,而秦王是不讲道理的威胁,不符合情理,很难得人心。

3、分析的技巧

除了我们要采用一些说服的方式之外,更加药注意去帮助对方分析的技巧。尤其是我们去对一些不太熟悉我们业务的人介绍我们的工作的时候,要注意这样的一些技巧。

对比分析

对比分析应该是我们在工作和生活中用得最多的一项技巧了,比如我们常常会对比,选哪一条上班的路线是最佳的,在哪一家饭店更好吃,在哪一家电商平台买东西更好更划算等等之类。
但是将对比分析运用到了工作中的同学,似乎并没有那么多,也可能与我接触到的同学大多数是理科毕业有关。文科的同学可能会很早就接触了SWOT分析方法,其实这就是一个对比分析的绝佳框架模型。
我们看看SWOT的一个来自百度百科的简单定义:

SWOT分析法是用来确定企业自身的竞争优势、竞争劣势、机会和威胁,从而将公司的战略与公司内部资源、外部环境有机地结合起来的一种科学的分析方法。

我们看一下一个简单的企业分析的案例,额,这个是我从网上找来的,侵权的话我删掉:


COSCOS1.jpg

其实做这样的一个分析并不算太难,关键是自己是否在工作中去有意识的使用这样的分析方法,增加自己对整个工作流程、内容的理解。

数据说话

大家可以看到,上文我们提到的分析方法,实际上在我们后面使用的这样一个描述还是非常无力的。为什么呢,即使我们用语言描述清楚了我们的SWOT,但是我们很难有一个感受。

比如说上文中的品牌效应大,那么究竟是多大呢,能量化吗?业务覆盖广,有多广呢,具体覆盖了多少区域呢?技术先进,有多先进呢,领先别人多少,在整个行业领先,还是在某个区域领先呢?这些表述都非常模糊,很难量化。

那么我们应该怎么做呢,实际上就是用数据说话,数据是多少,品牌效应大,我就想知道我们的客户或者用户,当说到同类型产品的时候,在他们心目中排在第几位。业务覆盖广,我就想知道,究竟覆盖了哪些区域,尤其是有高产出的区域我们覆盖了几个,占整个行业的比重是多少。技术的先进体现在什么地方,提高了效率没有,是否有专利申请,是否有别的企业也做到了相同水准,我们的先进是否还有改进空间,有多大。

图表

上文我们说到了数据说话,那么实际上这样的数字还是需要观看者去看,感受和自己对比分析。尽管准确性有了,但是还不够直观。
如果我们能够讲数据转换成为图表,那这样的数据就更好了。道理与上文的数据说话一致,这里就不多说了。

4、情理结合

个人觉得,情理结合的典范,应该首推我们中学学过的课文《出师表》和《陈情表》,我这里仅仅是提炼出来他们在说服时候的一些核心技巧性的东西。我们以两篇文章简单说明本人的一些观点。

以理服人

以理服人,我们看看诸葛亮是怎么跟后主说道理的:

先帝创业未半而中道崩殂,今天下三分,益州疲弊,此诚危急存亡之秋也。然侍卫之臣不懈于内,忠志之士忘身于外者,盖追先帝之殊遇,欲报之于陛下也。诚宜开张圣听,以光先帝遗德,恢弘志士之气,不宜妄自菲薄,引喻失义,以塞忠谏之路也。

可以看到,诸葛亮就是跟摆事实,讲道理,后面接着就是举例子了,我就不在抄书了,感兴趣的同学可以再复习一下。就是告诉后主,你为嘛要“开张圣听”,为嘛要“亲贤臣,远小人”等等。

以情动人

以情动人,这个我们还是看看李密怎么说的,他的情感比出师表更能引起读者的共鸣,毕竟不是谁都能体会诸葛亮“鞠躬尽瘁,死而后已”这样的感情的。

臣以险衅,夙遭闵凶。生孩六月,慈父见背;行年四岁,舅夺母志。祖母刘悯臣孤弱,躬亲抚养。臣少多疾病,九岁不行,零丁孤苦,至于成立。既无伯叔,终鲜兄弟,门衰祚薄,晚有儿息。外无期功强近之亲,内无应门五尺之僮,茕茕孑立,形影相吊。而刘夙婴疾病,常在床蓐,臣侍汤药,未曾废离。

这就是跟晋武帝讲道理,说明我是个什么情况,为后面动情的一句话做了极深的铺垫,且看后面一句:

但以刘日薄西山,气息奄奄,人命危浅,朝不虑夕。臣无祖母,无以至今日,祖母无臣,无以终余年。母、孙二人,更相为命,是以区区不能废远。

话都说到这个份上了:“臣无祖母,无以至今日,祖母无臣,无以终余年。”你说是个人就应该有点恻隐之心吧,这就是以情动人。

寓情于景

当我们说明道理的时候,也要结合情景,比如在《出师表》结尾处,诸葛亮就说到:

今当远离,临表涕零,不知所言。

从史书上看到,诸葛亮是一个及其理智的人,而在奏表中居然说出这样甘性的话,其真性情可以想见。王国维先生说,一切景语皆情语。当我们将自己所表达的意思,与周围景物、事物融为一体的时候,便是最打动人心的时候了。

5、诚恳的态度

自古以来,给皇帝提建议都不是什么好差事,有那么几个人却因为善于提建议在史书上留下名声,比如我们学习过的《邹忌讽齐王纳谏》,这里我们主要提以下两点:

换位思考

在这里我就不再抄书了,只说总结,邹忌根据自己的妻妾客人对自己的虚假赞美,推演到齐王的妻妾臣子对齐王的虚假奉承。通过自己的故事,来让齐王换位思考问题,从而使难以进谏的事情变的十分简单有效。

语言柔和

即使邹忌明白了自己的妻妾客人都是对自己需要奉承,也并没有直接告诉齐王的臣子对齐王虚假奉承,而是先从自己的身上说起,然后推演得到一个结论,让齐王的心里可以平稳过渡。

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