前秘书官分享稿

分享主题：秘书官不简单  Tailor

在座的各位新官员，想知道你们是怎么走上头马仕途的吗？我要给你们透露一些小秘密。一般在换届前一两个月，现任官员就开始物色自己的继承人人选了，那么什么样的会员会成为他们物色的目标呢？就是那些积极分子啦，经常参会的人。

我曾经就是一个积极分子，所以很不巧，被我的前任盯上了，同时盯上我的还有PR，当时我就想，PR多难呀，不仅要做得了推文海报，审美还得过关，对于我这个工科女来说，这实在是太难了。还是选择做秘书吧，做一做Agenda，整理一下资料，看着挺简单的，是吧，不知道有多少新上任的秘书官和我有一样的理解呢，通常秘书官只有在两个时刻会有这样的想法，一个是刚当选上秘书的时候，还有就是刚卸任的时候，也就是现在的你们和现在的我。中间到底需要经历了什么，让秘书如此的不简单呢？

秘书官的日常

首先我们来看一下秘书官的日常。如果说父母的生活是以孩子为中心，那么秘书官的生活就是以会议为中心。

1。会前-准备Agenda

因为我们俱乐部的会议是在每周二晚上，你要是想在周一晚上约我逛街，对不起，我要写Agenda；约我看电影，对不起，我要写Agenda；约我吃大餐，对不起，我选择吃大餐，因此吃饱了才有力气写Agenda。如果碰上特殊会议，我一般在周末就开始陪伴Agenda了。它就像你的一个恋人，每周专属于他的时间一分也不能少。

2。会中-拍照、录视频、统计投票

准备工作做好，接下来就是在每个周二的晚上，下了班，奔向无比期待的欢乐场了。但是作为秘书，不仅是一个参会者，更是一个工作者。除了辅助其他官员，还要化身摄影师、计票员。对于值得珍藏的瞬间，通通拍拍拍，不要忘了给女生加美颜，还要主动给演讲者录视频。当然了，这些工作不一定由秘书本人来完成，比如我们No.1的拍照和视频都是由Leshem雷神这样的专业摄影师完成的，此处应该有掌声。

在即兴演讲环节结束后，秘书需要及时在投票选项中更新演讲名单。并在大家完成投票之后，统计投票结果，为最佳者准备奖状。

3。会后-整理资料

以为会议结束就能休息了吗？当然不。会议结束之后，秘书还需要整理上传会议照片视频，将链接发给演讲者，便于其查看。对于好的演讲，可分享给大家学习。整理会员学习进度表，下一次会议做准备。

每半年换届前后整理资料，在官网更新新官员名单。

以上是秘书的日常工作，在每次换届前后，秘书也有自己的特殊任务。秘书要督促各官员整理上传各岗位相关文件到俱乐部专属网盘，，做好官员资料的交接以及俱乐部文化的传承。还需要在官网更新新官员的名单。

你可能会问，这些都是简单重复又机械的工作，怎么才能在这个平凡的岗位上熠熠发光呢？实际上秘书官更多的时候是一个幕后工作者，直接与人接触的纽带就是他做得Agenda，做好Agenda，秘书的工作就成功了一大半。

如何做一份专业的Agenda呢？

1。要仔细，对错误零容忍。

首先，要仔细认真。你必须知道，任何小的错误，即便是一个小的标点，在数十双眼睛面前将暴露无遗。

2。 时间安排要合理。

其次，时间安排要合理。不知道有多少俱乐部存在会议超时的情况呢？秘书作为时间的规划者，要主动去分析超时的原因，根据实际情况去调整Agenda。鼓励开创新的环节，对于冗余的环节，也应该果断删掉。同时要树立自己在俱乐部的威信，当然，是在时间安排上的。要让所有人都意识到时间安排的重要性。

3。 要清楚Agenda的意图。根据需求取舍信息

肯定有人会心存疑虑，Agenda到底有什么用呢？是为了显得会议高大上吗？还是只是因为所有俱乐部都有？作为Agenda的操刀者，秘书一定要思考这个问题。Agenda的对象是谁？应该传递什么样的信息呢？要根据需求去取舍Agenda的内容。

4。 勇于改革创新。

我想请在座的各位思考一个问题，过去的半年，你们俱乐部的Agenda在格式，排版，内容上，是否有过改动。我们都知道，一成不变对俱乐部来说，意味着退步，就算你是一个保守的秘书，但是在Agenda这片属于你的领土上，一定要勇于改革创新。

要成为一位好的秘书，就像修习功夫，不仅得有外力，还得有了不得的内功。

1、要有责任感。

我也曾问过自己，不厌其烦的修改Agenda的动力在哪？几乎疯狂的去扣那些细节的意义何在？我想，大概是因为，如果Agenda上有一个小的错误，对于一个访客来说，可能会觉得你们不够专业，会一下子拉低俱乐部的形象，可能会因此流失一个潜在会员。所以虽然我只是一位小秘书，但是肩上的担子很重啊。

2、 经常参加会议。主动

其次，想成为一位好秘书，需要积极主动的参加会议，也就是刷存在感。在会议中主动去帮助其他官员，主动去与大家交流。参加的会议越多，你就会越熟悉其他官员和俱乐部的会员，这样你协调时间和做起Agenda来就越得心应手。

3、 享受秘书的工作。

自从做了秘书之后，总会有人夸我说，你真仔细，我会告诉他，你要是做上半年的秘书，也能练就一双火眼金睛。我很享受秘书的工作，特别是挑错，俗话说就是找茬，每找出一个错误，竟然有一种打游戏升级的快感，不要怀疑，就是这么神奇。

秘书说简单也简单，因为上一任秘书肯定跟你说，秘书官挺简单的，来竞选吧；说不简单也不简单，因为没有一个在任的秘书觉得自己的工作简单。但是俗话说，把一件简单的事做好就是不简单。半年任期，二十多次会议，把每一次简单的会议都做到极致就是不简单。希望等到任期结束，大家能由衷的评价你，确实是一位好秘书。加油！

问卷星使用

投票

考试

360度评价等等。

议程表

1 姓名全名

会议议程表上要把人的姓名写全，是对人基本的尊重，不知道的时候要主动问本人，有时PR在推文里没写全，也要提醒他

2 会议时间

会议的时间在议程里一般是力保到9点结束。

3 演讲目标查询

《No.1会员CC&Pathway完成情况列表-201807-201812》

可以查到演讲者选择的路径和她之前的演讲级别，就可以知道她这次的级别是什么

《02_Pathways_路线及项目目录_V2.1》，有所有路径，级别，和目标，是中文的。

《Pathways Level 1 Projects Collection》，有level 1每个级别的目标。

接下来的级别的资料

收集方式：

官网，点击pathwayà点击对应的路径à可以看到这个路径所有的演讲。至于演讲目标，让PR找演讲者要，然后转发给你。

或如果你能找到英文版的《02_Pathways_路线及项目目录_V2.1》，那你自己就能查所有的演讲目标了。

或者微信小程序头马助手Toastmasters演讲领导力

4 格式

时间计算

每次加行或删之后，需要查看一下时间计算公式里对应的值是否正确，错误时手动更新一下。

英语标题大小写原则

人名后面加括号的，统一空一格

题目后面，都是紧接着冒号，再空格

合并单元格的格式处理

一个文本框，你先取消合并单元格，然后再加上下面那一行，合并单元格

5 打印

上下还有很多空白，可以研究研究。

6 协调感

几个二维码一样大

7．Meeting Theme

两个地方有，一个是开头，一个是到meeting theme的时间。

文件存档上传百度云

照片

每次会议至少1-3张。

Agenda

待办：

关于每个人教育路径的更新找VPE商量下。

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