从扭动番茄钟开始你的高效人生
每个人的一天中,什么最公平:
是时间!
利用好这24个小时,再穷再丑也可以追到自己的顶点。所以,高效利用时间的方法成为目前的主流方法论之一。
那么,从题目应该可以看出,今天介绍的这个方法就是番茄工作法,一个小小的番茄钟就可以让你实现高效办公、有序生活。
在开始介绍这种方法之前,请你和我念一句话:“一次只做一件事,一次只做一件事,一次只做一件事!”重要的事情念一辈子都不为过。
只有先将这句话植入大脑,我们就可以正式开始了解这个所谓的番茄工作法了。
哪些人适合这个方法?
如果你有这些问题,请果断开启你的番茄工作旅程:
·每天忙到天黑,仔细一想,什么也没干;
·今天在做一个非常重要的工作时,突然想起来这个月的房贷今天最后一天还没还,赶快拿起手机还款,再看看手机通知,南海事件又有什么动态了,点开看看,不知不觉,快到下班时间了,才想起来那个非常重要的工作才做了二分之一。
·每天都在忙重要的工作,可是效率并不高,自己还很累,每天都在巨大的压力下打开电脑开始一天的工作,我的天哪,这项工作什么时候才能完成?
·今天这个事情很重要,可是,我这会就是很困很困,睡起来再说吧……一睁眼,一天已经过去了。
……
上述这些情况你有没有过?事后超级懊恼,却不知道怎么办?
任何想利用时间却没有效果的同学们,你一定要试试番茄工作法,哪怕坚持两周后,发现这个方法不适合你,你也同样可以找到适合自己的时间管理方法。
准备工作
只需要一个厨房定时器(或者软件APP,我自己用的番茄钟,就很好用,操作简单,没有定时器滴滴答答的声音干扰),一支笔,三张纸即可,就这么简单。
具体方法详解
三张表格的用法:
1.“今日待办”表格:填写今天日期、你的名字、列出打算在今天进行的活动。每天早上这张表要换新的。
2.“活动清单”表格:填写你的名字,列出最近要进行的活动,随想随填,不用排序。同一张“活动清单”表格可以用很多天,增加新的活动,划掉已完成的。
3.“记录”表格:记录所采样的流程指标,以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天,以便比较每天的跟踪记录。
上述用法看懂了但还是不会用的同学举手,嗯,还有下面的讲解,这才是最重要的。
重要的注意事项
如果一个人生活在无人干扰的环境中,上面的用法执行起来要简单的多,但恰恰是因为我们周围的干扰素太多,以至于自己的计划被残忍打破,所以我们才不断地寻求合适的时间管理方法规避这些问题,而番茄工作法把这些都考虑在内,我将这些问题和策略罗列在下面:
1.拿出一张纸,在纸面的顶端写下标题“活动清单”,想想你在家要完成的活动,把它们全记下来,无论是否重要,不必考虑重要程度和优先级,也不必写出具体做法,只写活动完成后的状态。比如:客厅整洁、买烹饪书。也可以标上最后期限。
2.在作者的例子中,每天早晨先纵览整个积压工作清单,选出最重要的一项活动,在一小段时间内与它共舞,之后再重新评估它是否仍然是最重要的。我在心目中将“必须得做完”换成“从哪里开始”,将“这个项目很大很重要”换成“我可以走出一小步”。
3.在一天的开始,从“活动清单”表格中选出一些最重要的活动,填到“今日待办”表格中,然后选择最重要的工作,扭启番茄钟到25分钟,开始专注于这项活动。
4.“活动清单”内的事情,别一股脑都抄到“今日待办”表格里,要考虑全部做完的承诺是否合理。
5.“活动清单”列表很长,而且还在源源不断地增加,可以肯定的说,它们完成不了。
6.“今日待办”表格是在时间段限定内的承诺,某件事你今天不打算做,就别把它填进去。
7.当厨房定时器走到25分钟铃响,表示你已经完成了一个番茄钟,这是应该立刻在今日待办表格的相应活动旁边画个×,然后休息一下,如果这项活动没有完成,休息过后继续25分钟番茄时间,完成后再画个×,直到这项活动完成。
8.多阶段睡眠是一种每天睡眠很少却可以保持精力充沛的方法,理想的休息,应该是浅睡5分钟。
9.一个番茄钟完成后,一定要休息,让大脑充分吸收过去25分钟的脑力激荡。
如果番茄钟进行一半,你当前的工作已经完成,就用剩下的时间进行“过度学习”,也就是重复学习之前的内容。
10.结束了一天的工作,你要马上进入记录阶段,首先,将你的原始跟踪数据复制到“记录”表格。所跟踪的内容取决于你希望看到什么。只需要跟踪每天完成的番茄钟就好,所以表格第一列可以是日期,第二列是番茄钟数,每行代表一天。
11.记录阶段之后是处理阶段,就是让这些抽象的数据变得言之有物,比如,你可以计算平均每项活动花费的番茄钟数,如果数字很大,你急要是看拆分活动,使之成为更小、更易于管理的部分。
12.中断是常态,分为外部中断和内部中断:
外部中断会让人不知所措,但又不得不处理,能够推迟的可以向对方争取延后,并在这项活动后面添一个“-”,表示这项工作外部中断一次;如果实在没办法迫在眉睫的事情,那就放弃这段番茄钟,处理事情回来后,重新扭启新的番茄钟。
内部中断经常出现,比如今天,我正在写读书笔记,突然想到昨晚和老公吵架,我们没有说明白,正要拿起手机点开微信,突然读到这种情况的处理方法,在今日待办的下面添加一块计划外紧急,把“给老公微信”这项活动写在里面,我的大脑就立刻清空了,继续我的读书笔记,并在今日待办表格这项活动后加“′”。
13.预估阶段是番茄工作法重要的一环,前面的记录符号就是为了预估阶段做准备。你可以利用这个数据来改进第二天的工作流程。设法将你“认为自己能做的”与“世纪做到的”相对应。
14.承诺是番茄工作法的核心,“今日待办”表格是每天的承诺。所选出的活动应当具有可行性。工作的总量应当是你通常在一天之内能完成的。
如果事前预估与实际所花功夫之间经常不一致,有以下两种可能的原因:
※做预估的方法或能力有待改进
※工作开始后,又出现新情况、新问题,使得环境发生改变。
这个方法就是这样,看起来有点复杂,执行起来还是有点意思的,因为这个方法非常符合大脑的运动规律——节奏化。
将专注、排序和休息时间段交错安排,获得一个可持续的步伐。
如果你是新手,坚持使用两周,你就会发现你的变化,在这两周中不要轻易改变内容,因为你将无法感受到和大脑的共鸣,一切的怀疑和改变都放在两周以后,给自己一个成长的机会,给番茄钟一个机会。