时间管理 深谙效率之道,告别拖延

按照惯例我们先复习一下昨天的内容,这只需要一点点时间。

昨天我们谈到:如果要提升单位时间内创造的价值,主要有两个方向:一是提高利用时间的效率,二是提高时间的含金量。

打个比方,如果说时间是一间屋子,提高效率是把它塞得更满;而提高含金量,就是往里面放更贵重的东西。

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还记得我们那三个穿越故事吗?讲的就是这个道理。

当我们对时间管理有了正确的理解,下一步就是行动。而说到行动,在时间管理上踩过许多坑的人,一般都会想到阻碍你高效人生的最大劲敌——拖延症。

我们今天的主要目标,就是要解决拖延症,实现高效率之人生。

老样子,我们先讲一个穿越故事,了解“拖延症”究竟是怎样一回事。

情景分析

身为文秘的废柴一天

这一次的穿越没有昨日那次顺利,跨国企业部门管理者肯定当不上。

你在一家国有企业里做文秘,大学毕业两年有余——没新人那样生涩,比老人少些干练。过往的工作经验让你越发笃信:deadline(截止日期)是第一生产力。不过这一次,似乎截止日期也不能救你……

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第一幕

早上7:00:周一,闹铃响起。

下面左右两边的对话,都是你内心的自言自语。左边是你的感受,右边是你的自我。

这周起要每天早上出去跑步,不然会胖死的。

周一好烦哦,眼睛都睁不开,不如……晚上再跑……

对噢,好像蛮有道理!

你半眯着眼,娴熟地关掉闹钟。当你再次醒来,又半眯着眼看了看手机,嫌弃屏幕太亮了。但下一秒你从床上一蹦而起:妈呀!八点半了!

豁出去一条老命,还来得及。

化妆是不可能了,想吃个早餐也有些奢侈,风尘仆仆就风尘仆仆吧!反正又不是第一次。你用最快的速度收拾好自己,小跑出小区,打车奔往公司。

第二幕

早上8:59:滴!打卡成功!

你松了一口气,幸好没迟到,但肚子已经在抗议。趁领导还没来,你溜到楼下的便利店吃了早点。等再回到工位时,已经九点十五分,你仿佛化身为元气少女,握紧双拳给自己打气。

我要开工啦,加油加油!

今天一定要完成向总公司申请补助的提案,明早可是要给刘总看的。

但是提案好难诶,不是有一堆发票还没有报销么,先干点轻松的活儿热热身。

对噢,好像蛮有道理!

时间很快就到中午12点,你伸个懒腰,觉得今天早上过得还挺充实,于是去吃午饭,午饭过后是午休。

第三幕

下午2点:工作,我来收拾你们了!

你把提案要用的资料全都整理好,正准备开始做。王经理突然找上了门,让你整理一份月度工作报表,后天上交。

刘经理的提案明早就要交,时间比较紧急,王经理的报表应该先缓缓。

柿子自然要先挑软的捏,王经理的报表比较轻松,不如……

对噢,好像蛮有道理!

你写完报表准备写提案时,却感受到今日的脑力已经被开发殆尽,不断走神,动笔很困难。没多久,就到了下班的时间,你带着没写完的提案打算回家再做。

第四幕

晚上七点:家,我回来了!

吃完饭我是不是该准备写提案了?

刚吃饱会困,不宜工作。网综更新好多都还没看,不能白瞎了充的会员不是?更何况也就四十分钟的事。

嗯,辛苦一整天,是该劳逸结合。不过今天好像还没跑步,迈不动腿,这锅得沙发背。哎呦,我这拖延症!

减肥又不是一天两天的事,急什么,来包薯片解解压,怎么样?

对噢,好像蛮有道理!

网络综艺这种事,谁能忍得住不多刷两集呢?等到晚上10点半,你终于关闭网页,开始心急如焚地写提案,但这正是微博/微信/抖音活跃的高峰期,很难让人不分心。

凌晨2点时,工作提案刚刚完成一半,你不比几年前精力旺盛,脑袋开始变得昏沉。

你决定先睡一会,于是仓促地洗漱爬床,然后在手机上定了一个早上6点的闹钟——明日早起写好另一半。

问题来了,仅凭经验推测:明早六点,你真的能起来吗?

我觉得不行。

这个故事其实就属于典型的缺少行动力,拖延症是它的表象。

单说拖延,危害性非常有限。但如果发展成了拖延症,那就很可怕了:事情日积月累,人会变得越发拖延。

说回故事,你能看到这种恶性循环背后有着一组源自生理的矛盾:自我和感受之间的矛盾。来看个图。

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“感受”的小人短视,如果一件事付出的成本很少,而又能马上带来快乐,那么他一定会去做。比如像上图,走平路,摘小花。

“自我”的小人深谋远虑,他沉得住气,吃得下硬饭,愿意付出时间和努力,换取更大的成就。比如像上图,走上坡,得果树。

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如你所知,一般而言,“自我”小人是打不过“感受”小人的,没出息极了。这就成为拖延症。

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话是怎么说来着?“自我”小人是打不过“感受”小人的,没出息极了。

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而在生活里,这样的例子可一点不少。

那么问题就来了——怎么让“自我”小人变强壮,拖着“感受”小人往有果树的路上走呢?

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在此,我们可以给出一个公式:

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还是沿用小人的比喻好了。启动,就是在迈出脚的那一瞬,“自我”小人把“感受”小人一把拖上正轨。

执行,就是“来都来了”,“上了贼船你就别下去”,“自我”小人忽悠着“感受”小人沿着这条路一直走下去,不肯轻言放弃。

如此,拖延绝症便可解。

万事开头难,第一步,我们先从“启动”讲起。

情景分析

如何获得启动力(1)

这个方法,可能有点粗暴到难以置信。

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如果你想做一件事却总在拖延,就在心里倒数:3,2,1,发射!

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举例来说,假如你忙碌了一整天,一回到家就窝进了沙发里,打开电视看起综艺。这时,你突然想起,早上换下来的脏衣服还没放进洗衣机。

把脏衣服丢进洗衣机是很重要的事,因为夏天放久了可能会臭掉。但看电视明显更开心,而且也不急这几分钟……

总之,在思考十来秒之后,你就把这事忘掉——从沙发里爬起来,是绝不可能的。

所以,当下需要做的就是,心里倒数:3,2,1,然后马上站起来,走过去拿衣服。你就会惊奇地发现自己像进入了自动模式一样,行动了起来。

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为什么这样一个简单粗暴、看起来毫无技术含量的方法,能够这样有效?

答案很简单——虽然”感受“小人越到后期会越强大,但它也有两个弱点:第一,它的出现在“自我”小人之后。第二,它在初期要比“自我”小人更弱小。

利用好这两个特性,“感受”小人就不那样可怕。

下面,我们来展开讲讲。

我们知道,“感受”小人短视,走平路,摘小花。而“自我”小人的眼里,却是参天果树。

比如上面的那个案例:“自我”小人自然是想洗衣裳的,“感受”小人自然是想窝沙发的。

就像我们最前面的案例:“自我”小人自然是想早起运动吃早餐的,“感受”小人自然是想再睡十分钟的。

也就是说,“自我”和“感受”会像下图一样吵起来:

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拖得越久,“感受”小人就越能找到更多理由:今日太累,床榻太软,外面太冷,难得周末,昨个儿通宵……“自我”小人越发理屈词穷。

最后,都是让追求安逸舒适的“感受”小人占了上风。

日子久了,还会形成惯性:每当你打算要早起的时候,脑子里都会跳出这两个小人,“感受”小人说:再睡10分钟吧,“自我”也自甘堕落:好呀好呀~

运用321法则,就是在你刚刚产生目标,感受上还来不及反应的时候,心一横,眼一闭,快速地行动起来。

“感受”小人的眼睛仿佛被蒙上了绷带,就好像小花不存在了。

动起来,只要你动起来,阻扰你的感受就会明显变弱。

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等“感受”小人酝酿到位,不好意思,此刻的你已经迈出了第一步,它不得不先跟着你走。

划重点(这不是开玩笑):切记,321法则的发动务必要快,否则等“感受”小人反应过来,那可就晚了!

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关于321法则还有一个重要的技巧:我们可以给自己的大脑提前设定“开关”:如果发生了某件事情,就立马发动“321法则”。

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学以致用,我们再做个练习。

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请思考如何设定大脑开关?

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像这样,利用321法则来产生启动力,有着非常广的应用场景,也有非常多的变种。希望大家可以针对自己的需要,先用纸笔写下思路,然后多加运用!

我们学习了产生“启动力”的第一种方式:321法则。

如果用一句话来总结这个法则的精髓,那就是:

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当然你也可以通俗地理解:

“自我”小人说:“我有一个大胆的想法,blahblahblah……”

没等“感受”小人出口反驳,“自我”小人就牵起Ta的手,拔腿就跑……差不多就是如此。

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在321法则之外,我们还有两种方式。

情景分析

如何获得启动力(2)

我们来看看,如何增加错误选择的成本,来获得启动力。

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我们还用早上起床的例子来说事。

到了要起床的时间:我们的目标是早点起床,然后去运动锻炼,但我们的感受却希望多睡会懒觉,上班不迟到就好。

这时,你可以告诉自己:

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这个方法我们把它命名为“荆棘策略”,它通过描述现状,把“得不到果树”的痛苦,从远处拉近到现在。这就相当于:“自我”小人指给了“感受”小人看:在那盛开着小花的平路上,隐匿着许多荆棘。路好走没错,小花很可爱没错,但是你将遍体鳞伤。

你越发明晰地认识到,错误选择背后的代价,从而使自控力得到增强。“自我”小人带着“感受”小人稳步地往前走。

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让我们练习一下。

练习

下午4点,你的同事给你买了一份下午茶,里面有你最爱吃的甜甜圈。但是,你正在执行减肥计划,你需要说服自己当下的感受,拒绝甜点的诱惑。你应该怎么用荆棘策略说服自己?

请先思考,

参考答案

现在不拒绝这个甜甜圈,意味着未来每次碰到食物的诱惑我都无法抵抗,这会毁了我整个减肥计划!还会让我一辈子都当个胖子!

这听上去仿佛是有些中二,但如果这种心理活动只有你我知晓,那又有什么关系呢?更何况,“瘦”这事会带给你大把大把的愉悦,这才是重点。

我们学习了产生“启动力”的第二种方式:荆棘策略。

如果用一句话来总结这个方法的精髓,那就是:

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我们再来看第三种方式。

情景分析

如何获得启动力(3)

有时候,你会发现存在着另一种拖延:你并非贪图短期的安逸而不肯行动,而是因为想做/要做的事情太多,不知从哪开始下手。

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比如终于等到周末放假, 你有好多计划:看书、练琴、写作、游泳、会友。

这个时候,由于你缺乏明确的目标,很可能就进入程序性的拖延:在沙发上蹉跎度过一整天,最后什么事也没做成。

就像下图中“自我”的小人,由于路线太多而不知道去哪里,就又容易被“感受”的小人拖走了。

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由于我们很难比较判断两个事情的重要性,比如两本书不知看哪一本更好,于是在犹豫中寸步难行,最后走上拖延的道路。

想要改变这样的情况,就要学会做出选择。在昨天,我们学习的“时间管理四象限法则”可以帮助你做事务的优先级排序,如果你那样做还是因为有太多事要办而感到茫然的话……

那么,下面这个方法可以帮到你:

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这个原则的意思是说,只要是有价值的事情就直接去做,不要纠结这件事情的价值多少。

如果你发觉自己已经花了相当多的时间,依然理不清事情的优先级。请果断中止这份犹豫,先做下去再说。

哪怕是花一分钟时间背两个单词,也是在积累价值,比犹豫拖延要强得多。

有了这个理念,我们就不会把时间浪费在低效的选择上。

就像下图中,“自我”的小人因为只有一条明确的路,所以能快速地拉着“感受”的小人往上走。

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总结:简化原则

所以我们可以认为:

明智的选择,帮助行动更加高效。

果断的行动,帮助选择走出泥潭。

它们是相辅相成,相互协作的关系。


简化原则强调:

只要我们去积累价值,无论这件事情的收益多少,我们都终将聚沙成塔。

所谓成功的人生,就是这样无数个或大或小的价值,累积而成的结果。

我们学习了产生“启动力”的第三种方式:用行动走出选择泥潭。

如果用一句话来总结这个方法的精髓,那就是:

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我们可以复盘分析一下上面提到的三种方案。

321法则,是忽视掉小花,在“感受”小人反应过来之前,“自我”命令身体先行一步,让“感受”小人不得不跟上。

荆棘策略,是在平路上增添荆棘,想要小花花?可以呀,但你要忍住疼,这是代价抵消了收益。“感受”小人自己也会评估,还是跟着“自我”小人更划算一些。

简化原则,是把众多的路径减少到一条——那就这么走吧,你没别的选择。

可以发现,这些方法有一个相同的共性:

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基于这个模型,我们还可以延伸出许多有用的方法,来帮助我们摆脱拖延症。

尤其是荆棘策略,真是惹人遐想——既然我能用代价抵消收益,让小花不再具有诱惑力。那么我至少还有三个方向可供拓展。

第一,我可以增加错误路线的成本。第二,我可以增大正确路线的收益。第三,我可以减少正确路线的成本。我们再举个例子!

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在这个案例当中,你要克服很大的阻力(去远的地方,踩着凳子)才能拿到遥控器,兑换那可怜的一点点欢乐。就仿佛下图:跋山涉水,走过千万里,才能获得一朵小花。

如此,获取小花的成本变高了。同是高成本,为什么不去走上坡,得果树?

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所以说,基于“拖延模型”,我们不但希望大家能够用课堂上学到的3种方法,也希望大家能在此基础上,灵活自创其他方法,让自己获得行动力。

期待你的行动!

为什么这些小小的方法这么有魔力呢?

这些方法是提炼自许多神经科学原理,我们在做这些动作时,在本质上影响到了大脑的前额皮质(prefrontal cortex),即大脑里负责行动和注意力的部分,以促使你做出行动。

除此之外,这些方法还刺激了我们的基底核(basil ganglia),也就是位于大脑皮质底下一群运动神经核,从而降低了发起行动所需要的活化能(activation energy)。

这些专业的内容课堂上就不展开了,毕竟我们还有一个重要问题需要解决。

我们讲过了“行动=启动力+执行”,截至当前,我们只学习了如何产生“启动力” ,但是如果不能持续地执行下去,即便有了“启动力”也只不过是昙花一现。

就像下图,走到一半的“感受”小人不乐意了,开始拉着“自我”的小人往回走。

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也就是说,我们虽然产生了启动力,但如果不能维持,就很容易被我们的感受拉回它想要的路线上。

比如你用321法则让自己去写年终总结,结果写了5分钟就不耐烦了,这种情况该怎么办呢?

情景分析

持续获得执行力(1)

在学习如何持续获得执行力之前,我们先来看看“拖延者”是如何持续丧失执行力。

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通常来说,拖延者因为拖延了一个重要的事情,后面时间来不及了,不得不补上,但拆西墙补上了东墙,西墙又得补。

这是因为在补欠下的事情时,其他重要但不紧急的事情,也变得紧迫起来。

补了一圈又一圈,最后让人精疲力尽——这就是拖延的负循环。

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本来拖延的过程是为了躲避压力,但拖延的恶果又让人产生一系列负面感受,比如愧疚、懊悔、焦躁。

最后的结果是,我们不但没有因为拖延而缓解了压力,反而积累了更多负面感受,让我们压力更大。

这些感受带来的压力,又更容易让人进入下一轮拖延,最后越来越不自信。

改变拖延怪圈,获得持续执行力的关键,就是从根本上让“自我”和“感受”达成一致。

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看这样一张图,它所描述的,就是我们前面提到的方法:“第二,我可以增大正确路线的收益!”

比如说,把大任务拆解成小任务,然后每完成一个小任务,就能从中得到成就感(如图中的小花),从而奖励自己的“感受”。

我们以“写年终总结”为例:

年终总结任务分解

1.通过资料和周报,回顾工作内容和工作成果

2.确定年终总结PPT的整体构成和页面分配

3.挑选模版,搭建年终总结的PPT框架

4.写完PPT的第一个部分“工作情况”

5.写完PPT的第二个部分“经验分享”

6.写完PPT的第三个部分“未来计划”

7.完成PPT相关数据填充和表格制作

8.检查并重新编写不足和不适当的部分

9.最后确定内容是否全部完成

像这样,是不是感觉容易多了?

甚至,我们可以在完成每个小任务后,主动给自己一些奖励,比如散步放松、吃点零食等等,让正确道路上的“小花”更加具象。

这就仿佛是增添了一个道具“里程碑”:千里之行,一直走下去会充满枯燥和困苦,但如果有“里程碑”的存在,那么你会更有成就感,走得更有动力。

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像这样,自我的目标和感受的目标始终都保持在同一条路线上,就会形成正向循环。

我们学习了如何通过分解任务,来持续获得执行力。

如果用一句话来总结这个方法的精髓,那就是:

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刚才我们学习了通过提高正确路线的收益来获得执行力——把大任务拆解成小任务,然后每完成一个小任务,就能从中得到成就感或者自己设置的奖励。

不过,这种获得执行力的方式偏于短期,我们再来看看如何长期获得执行力。

情景分析

持续获得执行力(2)

在攻破了短期获得执行力的方法后,我们再来看看如何长期获得执行力。

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人生像是一场接力赛,每天的自己都要从昨日的自己手中,拿过接力棒。

因此,“快”和“早”就是你获得长期执行力的利器。

快指的是提高做事的【效率】,早指的是能【提前】就提前。

效率和提前是一个整体,效率会带来提前,提前也会带来效率,从而形成正循环。

这个原则虽然听起来老生常谈,但只要具体落实,就能产生显著效果。

我们来看几个具体的案例。

(一)提前思考

在正式工作之前,你就应该先发制人,提前思考,未雨绸缪。

例如你可以提前预料障碍和困难,想到相应的对策。

比如在昨天的穿越故事中,同事喊你去会议室讨论给客户的方案,你是这样做的。

游刃有余的第三次穿越


你说:我想,我们现在的方案还没和客户沟通过,没有充分了解客户的想法,有被否决的风险。


你说:老朱说他明天会再次拜访那个客户。如果先让老朱去了解下客户对这些方案的想法,我们在确定具体方案时就更有针对性了。


你说:所以我们可以把初步方案中的思路提取出来,再将一些关键的点整理成一个问题清单,明天让老朱和客户碰一下。

可以发现,因为有了【提前】思考,你避开了提案被否决重做而耽误的时间,其实算是从另一个角度增加了【效率】。

另外,你在完成上午工作后的零碎时间里,又继续思考:

你的思考

老朱带回的反馈有哪几种可能?

这几种结果发生后,分别需要对方案做怎样的调整?

最糟糕的情况是什么?万一发生了,如何应对?现在可以提前准备吗?

有了这些【提前】思考,又便于你在未来制作方案时提高【效率】。

(二)提高效率

工作中,可以不断改进,提高效率的方向是无限的。

就拿打印文件来说,上个月我有份文档需要打印50份,每份文件3页,并且需要修改每一份文件的标题序号。

我最初是这么做的:

最初

复制文档>>打开文档更改标题(加序号)>>打印>>等待打印>>走几步路拿回打印的文件>>装订>>(继续下一份文档……)

打印了两份后,我就觉得这样做效率不高。

接下来,我开始尝试提升效率。

改进

1.通过百度寻找解决方法,例如搜索“如何批量重命名word文档标题”,最后找到了合适的答案。

2.不再使用复制文档并改文件名的方式,而是把50份文档都制作在同一个Word内,也就是150页。

3.使用Word自带的功能批量重命名文档内的50个标题,并且实现了每个标题序号递增。

4.连续打印改好标题的150页文档再去装订。

这样一来,我的效率直接提高了数倍。

接下来的装订和整理工作,我也用了同样的思维去提高效率。

比如说装订步骤,刚开始是先分好页,然后再装订,感觉速度较慢。

因为3张纸比较薄,装订并不需要太用力,我就换了一个更小巧的、手掌大的订书机。

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这样我就可以把订书机拿在手上,一边分页一边装订,装订效率又提高了两成。

其实还有更多细节,不过这里我主要是为了强调:

在工作和生活中,虽然很多人认为自己已经把事情做得非常熟练了,但可以继续提高效率的地方,仍然是无穷无尽的。

最后,当你将“效率”和“提前”融合在一起的时候,就能产生奇妙的正循环效应。

(三)“快+早”形成的正循环效应

当你秉持着“早”和“快”的原则来推进工作的时候,工作本身就会朝着良好的方向自然发展——做事进展会越来越快、做事的成果也会越来越丰富。

这是因为,提升了做事效率之后,我们就更容易把握到做事的关键。

以工作为例,提高工作效率,就更容易感知到,手上的工作应该把握哪些关键人物、和谁保持沟通、和谁确认需求、遇到问题应该向谁求助、有哪些可以参考的方法等【关键节点】。

另外,“快+早”还能让我们面对意外的时候也更有抵抗力。因为时间充裕,我们可以没有压力地完成额外的任务,或解决突发事件。

只要坚持下去,这种“快+早”形成的良性循环,效果就会越来越明显。

回顾“快+早”,它是让我们步子迈得更大了吗?不,本质上这是在追求工作的效率。

通过提前的认真思考,我们充分地降低了工作的非关键性阻力:比如文档的批量打印技巧,比如文档的快速装订。这就像是——我们降低了正确路线的坡度。

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用之前的话来讲,就叫“第三,我可以减少正确路线的成本。”

让我们总结一下今天的方法:

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现在,看到这些标题,你能想起如何运用这些方法么?如果感觉有不够熟练的地方,建议及时复习。

今天的课程知识就告一段落了,但想要真正掌握这些知识,还需要多加练习。

所以,请在课程后,马上行动,不要拖延,立即行动起来吧。

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