PDCA 工作法只有简单的 4 步,分别是:
计划(Plan)→执行(Do)→检查(Check)→调整(Action)
高阶的PDCA如下所示:
PLAN:制定计划的六步法
1. 制定目标
目标越具体、越清晰越好,并提出清晰时限(理想的目标时限通常应该是1-3个月),比如下面的例子:
“希望减肥” → “1个月内脂肪率降至20% 以下”
“想要把公司做强做大” → “3个月内销售额达到100 亿日元”
“希望得到上司的认可” → “2个月内人事评价达到A 级”
“希望儿子能够喜欢我” → “每周和儿子一起洗三次澡”
2. 明确问题
举两个场景,分别是你在工作中或学习生活中会可能会遇到并且需要明确的问题:
工作中的问题,可能是:
• 展示阶段总是稍逊一筹
• 计划性不强,一天只能访问三家客户
• 与客户的交流能力低下
• 讲话时速度太快
• 第一印象不佳
英语学习中的问题,可能是:
• 阅读较长英文句子费时费力
• 对商务英语不甚了解
• 听力不强
• 生单词较多
• 考试时精神紧张
3. 问题排序
将问题按照优先顺序排列,将“务必实施”的问题排列出优先顺序,锁定3个主要问题。
4. 问题指标化
问题 → KPI
“展示阶段总是稍逊一筹” → “展示优胜率 30%→50%”
“计划性不强,一天只能访问三家客户” → “预约走访客户 一天三家→六家”
“第一印象不佳” → “电话接听率5%→15%”
“听力不强” → “听力软件习题准确率 70%→“80%”
“生单词较多” → “单词练习软件准确率 60%→80%”
5. 计划“可视化”
利用各种手段让设定的目标强制进入自己的视野。
例如:在房间里张贴计划;在手机提示器中记录下“一周十项课题”的数值目标;在笔记本的日期栏上写下当天的利润指标;在桌子四周贴满便条等。
6. 因式分解
要尽可能详细地罗列出构成“目标”与“现状”之间的各种因素。
具体来说,是将一个问题先进行抽象化,然后将其分解,并深度挖掘,追究原因。
DO:将“DO”落实为具体任务“TODO”
举个例子,“DO”:每两个月与客户聚餐一次。
具体任务“TODO”:
(今天)发邮件确认对方日程。
(确定日期后)上网物色餐馆。
(确定日期后)电话预约餐桌。
(确定日期后)锁定自己的日程。
(预约后)发邮件通知对方安排。
(预约后)向上级汇报请客计划。
在团队中,要将 “TODO” 下达至每一位团队成员,最好利用人们常说的 6W3H。
6W3H
·WHO(谁)·WHOM(对谁)
·WHEN(何时)·WHERE(何地)
·WHAT(做什么)·WHY(为什么)
·HOW(怎样)·HOW MANY(多少个)
·HOW MUCH(多大程度)
CHECK
验证阶段有四个关键步骤:
① 确认大目标的达成率
比方说大目标是:三个月以后目标每月新开发客户十个;
达成率:(一个月后)达成率60%。
②确认子目标的达成率
比方说大目标是:年销售额为一亿元人民币,每周验证一次;
那么每周的子目标是:销售额两百万人民币。
③确认行动计划的达成率
a. 验证不能等到“有时间再说”,要“主动验证”。
b. 为验证而验证的形式主义,同样是一家公司所要警惕的。
④查明失败的原因
例如:子目标未能按计划达成的四大原因:
a. 未能采取具体的行动
b. 采取了一定行动却不十分彻底(行动措施“DO”不完善)
c. 意外地遇到了新的问题,没能预料到的问题
d. 建立假说时所确定的因果关系出现错误(子目标与行动计划未能达成一致)\
AJUST
1. 对总体目标进行调整
对总体目标进行调整有三个方式:“终止”、“变更”和“追加”。
“终止”,是指对调整方案研究的结果,人们对该项目已经“失去信心”,甚至觉得“无法挽救”,以至于不得不放弃该总体目标。例如:撤销不创造利润的赤字部门(总体目标的终止)→ 终止 PDCA 循环。
“变更”,是指不得不变更目标的达成对象,抑或是达成日期。例如:放弃参加今年的司法考试,集中精力为明年备战(总体目标的变更)→ 终止当前的 PDCA,开启一轮新的 PDCA 循环 。
“追加”,是指在项目进行的过程当中遇到了无法预测的重大课题,为此不得不另行组织项目团队以应对新的挑战。例如:在推进降低成本的 PDCA 循环的同时,发现了不正当的会计处理(总体目标的追加)→ 延续当前的 PDCA 循环,同时开启一轮新的 PDCA 循环。
2. 大幅度修改计划
例如,总体目标为“提高经营利润”,课题由“增加销售额”变为“降低经营成本”。为此各个部门可能都要参与应对,甚至会计部门、采购部门都要被卷入其中。
3. 调整解决方案
有时甚至将已经结束使命或者效果不佳的解决方案、行动措施(DO)以及具体任务(TODO)直接剔除,重新加入其他(包括曾经被降格的)解决方案、行动措施(DO)以及具体任务(TODO)。
参考资料:
1. PDCA 四步法,帮你轻松搞定任何事!| 远读重洋, 远读重洋微信公众号。
2. 《高效 PDCA 工作术》, 富田和成。