公文最明显的特征就是有一定的规格样式，所以我们看一篇公文，最先看到的就是公文的格式。公文格式，是指公文各个组成部分在页面上的呈现形式，也叫公文的外部组织形式。

经过长期的实践，公文形成了一套独特的写作格式和制发规范，实现了程序化、规范化和标准化。形式上的规范、统一，扫清了沟通传播障碍，也使公文的写作、阅读、传递、处理更加快捷、有效。

一、公文格式规范化是公文的本质要求

古今中外的公文，都有比较明确、细致的格式规范。公文格式的规范化，是公文的本质要求，也反映了公文的内在规律和客观需要，更是公文生命力的关键所在。

公文格式规范化是由公文的本质决定的。公文是实现政令畅通的重要载体。为了确保信息在传递过程中不失真、不出错、不被误解，就要求信息在格式上做到准确、清晰、严谨，便于读者了解和掌握。有了标准规范，人们便能够更加直观地获取信息，提高阅读效率。

公文格式规范化有利于公文的处理。公文处理是企事业单位使用频率最高的一项工作。在公文处理过程中，如果格式不统一，不规范，势必会影响工作效率。为了确保公文完整、准确、庄重、有效、合法，便于规范化处理，同时也为立卷和归档提供方便，实现格式的规范化就非常有必要，同时还可以有效提高公文处理的制度化、科学化、规范化水平。

公文格式规范化体现了公文的权威性和约束力。公文是传递信息的有效载体，它的形式保证了公文的内容。公文写作结构的规律性表现，不仅体现了公文的权威性和约束力，而且有利于保证政令畅通。公文格式不仅会影响公文的质量和美观，更重要的是会影响公文的法律效力。公文格式不规范，可能会影响公文的严肃性和作用的发挥，甚至会造成重大失误。

公文格式规范化是信息化发展的必然要求。使用计算机进行公文处理，能够极大地提高办公效率，对公文制作水平的提高也起到积极的推动作用。根据统一的公文格式标准，可以开发出公文制作模板，成倍地提高工作效率，同时也实现了运行高效、风格统一、易于识别，为推广办公自动化奠定了基础，创造了条件。

二、公文格式规范的主要内容

公文格式规范的总体要求是：公文要素要齐全没有累赘，使用位置要准确没有偏差，公文版式要正确不能混淆，首尾相符不产生矛盾。具体来讲，公文格式规范主要包含以下三方面的内容。

一是公文有其组成要素和标注标准，并在公文页面上有着固定的排列顺序。各个组成要素，比如份数、密级和保密期限等，都有着其标识规则和标识位置。

二是公文使用的介质有一定的标准，在纸张、排版和印制等方面也有要求。公文一般采用A4纸，且在公文版面、页边距与版心尺寸上都有规定，在排版的字号规格、印刷装订和图文颜色等方面也有明确要求。

三是公文在数据表现形式也有一定的规范，比如公文中的文字、外文字符、表格、标点符号、计量和数字等方面的使用必须符合规范要求。

公文写作必须符合相关的国家法律法规和标准规范，必须依照特定模式进行，任何机关和企事业单位都不能各行其是，别出心裁，另搞一套。

三、公文的要素及其规范

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。

18个要素按照其所在的位置，又可分成眉首（文头）部分（前6个要素）、主体部分（中间9个要素）、版记（文尾）部分（最后3个要素）。眉首部分位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间两个要素。

公文的版式要按照《党政机关公文格式》国家标准执行。我们必须认真学习掌握，学透弄懂用好，严格遵照执行，避免发生错误。

四、公文的文种及其规范

公文包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15个文种，每个文种都有其撰写规范，必须严格遵守。

不同的文种目的和功用不同，不能混淆使用。有的文种具有指示功能，适用于上级机关向下级机关行文，如决议、决定、指示、批复。有的文种具有陈述呈请的功能，适用于下级机关向上级机关行文，如请示、报告。有的文种具有周知功能，适用于公开发布或在一定范围发布事项，如公报、通报。有的文种具有规范功能，适用于对特定范围的工作或事务制定具有约束力的行为规范，如条例、规定。

使用文种要注意行文关系，公文有上行文、平行文、下行文，分别体现着发文机关和受文机关的关系，一定要正确使用。

公文的文种使用要恰当，如果不加以分辨，错误使用文种，会造成行文关系的混乱，影响公文效能的发挥。比如，我们想要向上级报告工作，并希望得到批复或者回复，就需使用请示，而不是报告。对下级部门的请示，一定要有批复，而对于报告则只要知道就好。有的人把请示报告连在一起，会成为笑话，也影响正常工作。