《小强升职记》是邹鑫著的一本职场故事书,作者通过故事的形式来讲述工作上遇到的问题,这些因时间不够、工作无序而每天忙得焦头烂额的问题让我很是感同身受,在看书的过程中却让我豁然开朗,原来时间管理术可以让我们轻松应对工作上的问题,基本上都可以告别加班了。
书中讲到了猴子法则、四象限法则等一些实操性很强的时间管理体系,不管是用在工作中还是生活中,都是实用性很强的方法。
生活上或者工作上的我们是否都是在忙碌?盲目?
恐怖的是,每天都在忙碌的我们却不知道自己在忙碌些什么,看起来很忙,却又好像什么事情都没有做。
每天忙忙碌碌却一无所获,我们不禁陷入盲目、迷茫的状态,也因此停止了成长。
那么,我们该如何停止无谓的忙碌,摆脱盲目呢?
在《小强升职记》中,作者将我们在职场中的“成长经验”比喻成大树的成长过程——像大树一样成长,会经历6个步骤。
1.寻找种子——走出混沌区,开始反思,找出浪费时间的源头,认识时间管理的必要性,找到自己的职业价值观。
2.小树发芽——学习基本的时间管理方法,开始时间管理的征程。
3.长出主干——构建目标管理体系,进入新的成长阶段。
4.抽出绿叶——开始自主思考。用自己的眼光去发现问题,建立属于自己的清单管理系统,让自己拥有个性化的时间管理方式。
5.开花结果——享受时间管理带来的甜头,同时培养良好的习惯,继续成长。
6.摘下果实——让灵感的火花闪现,继续创造适合自己的时间管理方法,并与人分享实践经验。
如何寻找种子,找出浪费时间的源头?
写时间日志,记录自己一天的工作情况。
1.每隔一个小时写出下一个小时计划做的事情。
2.一个小时之后记录下结果。
3.坚持一整天。
我按作者说的做了时间日志,我发现背英语单词的时候是及其的不专心,中途不是拿起手机刷微博就是看朋友圈,接着就是跟朋友闲聊了一些韩国的泡沫剧,一晃一个钟过去,我只背了几个单词。
看书的时候也遇到了同样的情况,完成时间总是超出计划时间的一倍,通过时间日志分析下来,我所有的时间基本是浪费在刷微博、微信、聊天以及看电视剧上面。
这是让我很惊讶的事情,原来自己在做事的时候是那么容易的分心,不知不觉中浪费了那么多的时间,还总说时间不够用。
通过记录时间日志能起到每小时提醒我们珍惜自己的时间,充分的掌握自己的时间,也可以分析自己时间的投入与产出,找出我们的最高效时间段。
提高工作效率的方法:
1.找出最重要的事情在高效时段搞定
2.回顾你需要发布或者呈送给上司的资料
3.看新闻用RSS
4.减少检查邮件的次数
5.午休能休息的时候尽量休息
那么,什么是重要的事情呢?有时候我们不知道该怎么衡量工作上哪件才是重要的事情。
这就说到了价值观,所谓价值观是指一个人对周围的客观事物(包括人、事、物)的意义、重要性的总评价和总看法。至于每个人的价值观是有可能由于经验的积累、环境的变更而不断调整的。
《小强升职记》中有职业价值观自测量表,不知道自己职业价值观的朋友们,可以去测试下的。
“四象限法则”可以帮助我们判断事物的轻重缓急,并告诉我们如何做出有针对性的处理。
把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分,基本上可以分为四个象限:重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。
我们可以列下自己的每日工作清单,将清单上的事情分为“重要程度、紧迫程度、优先级”。
先“轻重”:给所有职务以职业价值观为标准标出“重要”或“不重要”
再“缓急”:给所有职务以截止日期为标准标出“紧急”或者“不紧急”
最后按照自己的意愿给所有任务标出“高”“中”“低”三种优先级
这样,该将哪个职务放入哪个象限就一目了然了。
第一象限(重要而且紧急):立即去做
第二象限(重要但不紧急):有计划去做,我们应该将时间投资于第二象限
第三象限(不重要但紧急):交给别人去做
第四象限(不重要而且不紧急):尽量别去做
其实第一象限的事物都来自于第二象限没有被很好处理的事务,也就是说这个压力和危机,是自己强加给自己的。我们不能因为第二象限的职务是不紧急的就不去处理,我们应该在第一时间对它进行任务分解,并且制定时间表。
那么我们如何将第三象限的事情交给别人去做呢,在《小强升职记》中作者讲到了“猴子法则”
“猴子”通俗一点解释就是同事遇到一些困难的事向你请教,你当时也不是很清楚该怎么解决,你说让你想想该怎么解决,然后解决这件事的责任自然而然的就转移到了你的身上。
虽然帮遇到困难的同事解决事情是应该的,但是也应该避免爬到自己身上的猴子越来越多,不然,在你手头上都是别人交给你的事情,而你自己的事情也是一大堆的等着你去处理。
在生活中的我们总是不好意思拒绝,我自己也是一个不懂怎么拒绝别人请求的人,所以非常重要的一点就是要学会沟通,委婉的推掉那些可以拒绝的事情,既少了麻烦又伤不了情面。
在解决第二象限的项目时,可以先在纸上将项目分解成若干“行动”,然后去找到“下一步行动”,然后去执行它。执行完以后,再去找下一个“下一步行动”,就这样,整个项目就在“下一步行动”的驱动下顺利完成了。
找出“下一步行动的秘诀”
秘诀一:动词开头
秘诀二:内容清晰
秘诀三:描述结果
秘诀四:设定开始时间、周期、最后期限
如果你为完成这些任务感到有压力,觉得自己没有那么强的执行力,有三个可以解决问题的方法。
1.设定目标,或者设点奖励
2.如果不能全部完成,那就完成你能完成的部分吧,此时建立起信息更重要。
3.找出最大的石头,搬走它
衣柜整理法的流程:收集,处理,组织,回顾,行动
清单进行回顾的三个好处:
1.让灵感应运而生
2.站在3万英尺的高度去看待问题
3.孵化和修剪你的任务及目标
设定目标的原则S.M.A.R.T法则:
Specific-具体的
Measurable-可测量
Attainable-可实现
Realistic-可实行
Time-base-时间线
时间管理术从最初的实践到变成一个自然而然的习惯,是一个漫长的过程,期间需要强大的执行力去完成计划中的事情以及改掉对时间造成浪费的坏习惯,而我们都知道要改掉一个坏习惯或者养成一个习惯是一件多么困难的事情。12月底的时候我听到21天可以养成一个习惯的话时,我立马在本上列了一个21天早上六点起床的计划,即使如此,我直到现在都从未在六点起床过,赖床一直是我的坏毛病,及其难改,我们定下目标,单单只有觉悟是不够的,没有行动,一切都是空谈。