在花199元报名office软件课程前，不妨先看看这本书吧。
今天想给所有大学生以及大多数职场人士推荐一本书——《职场书面沟通完全指南》，我很后悔没有在更早的时候读到它、运用它。庆幸的是我最终还是遇到了这本书，读完这本书的最大感受是，“没有读过这本书的职场，跟读过之后的职场，会变得很不一样。”为什么这么说？因为这是一本真正手把手教你职场书面沟通的书：如何用Word，Excel，PPT制作商务文本？答案就在这本书中。
这本书的作者吉泽准特是一名有着多年经验的外企咨询公司的咨询师，众所周知，咨询师的主要工作就是制作商务文本，而且一般情况下，要经过多年的经验积累才能做出清晰易懂的商务文本，更让人绝望的是，如果你的主要工作不是制作商务文本，那么可能要花费十年才能做出具有说服力和吸引力的商务文本。
那么有没有一种办法能够在几个月内提高制作商务文本的能力呢？吉泽准特把这个问题的答案编成了《职场书面沟通完全指南》这本书，他指出：“反复运用书中的70个商务文本制作速成法，就能够在几个月内提高制作商务文本的能力”
这70个速成法都是关于商务文本制作的三个阶段：构建框架，制作草稿以及完成定稿，并且这70个速成法既包含职场商业逻辑，也包含具体软件操作。由此可见，整本书是干货满满没有一句废话的，然而充满干货的书并不意味就一定是一本好书，那么这本书具体好在哪呢？我为什么要推荐这本书呢？这就要讲一下我的亲身经历了。
2016年我购买了两个办公软件学习的网络课程，一个是PPT课程，一个是Excel课程。这两门课程都是干的不能再干的干货，以我付费参加的PPT课程目录所示：
从上面的部分目录截图可以看出来，这个课程详细介绍了软件的使用方法，它会教你如何把这个软件的功能发挥到极致：你可以用布尔运算做出各种形状，你可以用动画功能做出酷炫的动画等等。
在软件学习方面这些课程称得上精品，我也认真学完了所有的课程，但是我并没有成为职场中的PPT高手或者Excel大牛，原因很简单：这些课程有一个弊端，脱离了职场，只是单纯的学习软件操作。
这个弊端对职场人士来说是致命的，因为“办公软件”这四个字的重点是办公，而不是软件，软件只是工具和手段，而不是目的。对大多数职场人士来说，学习办公软件的目的是“进行职场书面沟通”而不是“炫技”。
《职场书面沟通完全指南》这本书就解决了这个问题，因为它的每一个速成法，每一个使用技巧都不是独立存在的软件操作，而是结合了职场知识，将这些软件操作变成了职场书面沟通技巧，下面的部分书籍目录可以体现出这一点：
以上只是书籍目录的一部分，整本书有260页，目录和索引就有整整6页，而我主要想跟大家分享的是在搭建商务文本框架时的两个重点：明确who，what，why以及PREP逻辑结构。
重点一、明确who，what，why
许多人在制作商务文本时都会犯以下两种错误：
1不考虑该用哪个软件，而是直接打开自己熟悉使用的软件或者凭感觉选择商业文本的展现形式
2本末倒置，只想着做出漂亮的板式，从而过分修饰外观，忽略了内容本身
这两种错误的产生都是因为在正式制作前，没有明确who，what，why。
who指的是阅读你的商务文本的读者，what指的是你制作这份商务文本的目的，而why则是指你这份商务文本的目的是否跟目标读者对应。这个why可能有点不好理解，举个例子来说明一下。
比如你制作了一个PPT，这个PPT的读者是路演投资人，你的目的是引起投资人的兴趣，然而，路演完了以后，你发现这个PPT没有引起投资人的兴趣，而是让公司内部员工产生了浓厚的兴趣，那么这就说明你的这份PPT没有考虑到why：没有以目标读者为关键人物来说明内容。
了解了who，what，why的具体内容以后，你就会明白，明确这三个W，会让你以目标读者为对象来决定如何制作商务文本，而不是凭着感觉去做主观判断。
重点二、PREP逻辑结构
PREP是四个英语单词的首字母，这四个单词分别为point（主张），reason（理由），example（例子）以及point的另一个意思（总结）。
为什么在制作商务文本时要使用PREP逻辑结构呢？因为商务文本的基本目的就是让读者理解，相信文本的内容。而PREP逻辑结构就是达到这个目的的最简单以及最实用的方法，而且不仅仅是商务文本，对绝大多数的文字内容而言，只要你的目的是让你的读者理解和信任你所呈现的内容，那么PREP就会是最基本的逻辑结构，比如你现在看到的这篇文章，就含有这个逻辑结构：
P观点：《职场书面沟通完全指南》这本书是大学生和职场人士的必读书
R理由：反复运用书中的70个商务文本制作速成法，就能够在几个月内提高制作商务文本的能力
E例子：以我亲身经历为例，对比网络课程目录与书籍目录，告诉大家网络办公软件课程脱离了职场，而这本书还原了办公软件的最终本质：职场书面沟通
P总结：呃~，在后面还没有写
以上就是我跟大家分享的书中的两个重点，其实这两个重点并不是很难理解，也不是很难学习，而且整本书的干货内容特别多，我为什么单独挑出这两点呢？因为根据我的观察以及我自己的经历，办公软件的学习已经脱离了本质和现实。
办公软件的本质是是进行职场书面沟通的工具，它只是手段。而很多人已经忘记了这一点，就像忘记了PPT的全称是powerpoint即“让你的观点更有力”而不是“让你的板式更好看。”
办公软件的现实则是大多数人的工作其实并不需要学习太多的软件操作技巧，相反，有些人掌握了很多高难度的技巧，但只是空中阁楼一样的炫技，中看不中用，而不能做出一份具有商业逻辑，符合商业要求的商务文本。
因此，回归办公软件的本质及现实，这篇文章的P总结是：
如果你想要在职场中运用office软件制作出一份清晰，易懂的商务文本，那么这本书就能够让你一次性掌握Word，Excel，PPT的所有技巧了。
PS：这本书的附录中还包含了外企咨询公司商务文本范例，来不及学习的可以直接套模板救救急。
以上呢，就是我今天的小小分享，如果有一点点地方可以帮到你，请在文末点个赞，谢谢。
