制发领导讲话、文件通知、信息简报等材料，是办公室的重要工作之一。这些文件材料的质量高低，无疑是办公室人员综合素质的直接写照和显示。因此，善于咬文嚼字确保公文质量应是每个办公室人员必备的基本功。
在长期的办公室工作中，我体会要练就咬文嚼字真功夫，把好文字材料关，须具备“三心”。
一要有“良心”。
咬文嚼字是个细活、苦活、费力活，能否认真细致地做好这项工作，确保印制的材料万无一失，往大里说，是一种责任心和敬业精神的问题，往小里说，实质上是一个“良心”活。
有时错一个字或一个标点，一般人也不会细看，就算看出来了，也不会计较或追究。你肯不肯花时间和精力去做、用不用心去做好，裁量权其实在自己，凭的是责任心，说穿了凭的是良心。
但我认为，办公室同志绝对不能有这种视而不见、得过且过的心理。基层的干部群众拿着这份文件材料，获悉的是上级政策、感受的是一级组织或机关的水平。
有时候一个错别字、一个语法、一个标点，可能导致基层干部群众对文件的解读和把握有所不同，更有甚者会闹出笑话。
跟大家说个我在县里工作时亲身经历的一个事。有一天，办公室机关组织干部学习上级领导讲话，正当大家聚精会神之际，突然听到一句“全市项目建设如火如茶”，大家忍俊不禁，继而哄然大笑，主任当即纠正，“什么如火如茶，是如火如荼”。
念讲话的同志即答道，“材料上是如火如茶呀！”主任不服，接过材料一看，确实是“如火如茶”。事后我想，这份堂而皇之地出现在我们面前的材料，其错字竟然顺利地连闯输入、校对、签审三关，暴露了多少问题呀!
这样的文稿发出去了，那就是残次品，作为生产者，责任大呀！生活中，谁都希望自己用的产品是最好的，没有瑕疵，工作中何尝不是这样呢？
出一次差错情有可原，如果出错多了，形象就没有了。
二要有“匠心”。
咬文嚼字既是个细活，更是一个技术活。“匠”不仅指工匠，现代汉语词语还有一种解释是指在某些方面很有造诣的人。做好文字把关工作，光有责任心还不够，还必须有匠心和过硬的功夫，否则就像个庸医，有病看不出来。
练就匠心就要求我们平时多看、多学、多记，熟练掌握过硬的语言文字知识，练就火眼金睛，一眼知文病。
同时，还有很重要的一点就是要爱较真、敢较真，案头常备词典，不放过任何疑点。
比如区县一级党委办公室发文件主送单位常常是县委各部办委局、各乡镇办事处党委等，对这样的表述人们司空见惯、习以为常，都认为没什么问题。
有一天，办公室一名选调生拿到这样一份党委文件找到我说：“领导，我仔细琢磨了一下，这个文件主送单位有问题。”看来，他是做足了功课，有备而来。他接着说，
“乡镇办事处党委表述不正确，乡和镇都是建制，乡镇党委没有问题，而办事处是县政府的派出工作机构，不是建制，办事处党委就是指在政府工作机构设的党委，而不是在建制单位设的等位级的党委，这个建制正确表述应是街道，所以规范的称谓是乡镇街道党（工）委”。
他说的非常正确，很有道理，我立即要求文书科从即日起改过来，并在一次大会上讲了这个事。事后我在想，若是这个选调生没有爱较真且敢较真的精神，这个“带病上岗”用了好多年的名称可能还会用下去。
三要有“耐心”。
咬文嚼字是个细活，更是一个考验人心气和静气的“耐心”活。“细活”出错多是马虎所致：
一是“活急”时因工作催得紧而导致马虎。因工作需要抓紧立即发出文件讲话材料，可能会因时间紧而“一目十行”，这时就更需要耐住性子，做到每逢急事有静气，稳住神静下心来，仔细咀嚼，认真把关，千万不能急中出错、忙中出乱，宁可加班加点，也不能心急火燎、粗枝大叶。
二是文件材料篇幅较长的容易产生疲劳而马虎。对此，我认为“石头”《秘书工作手记》中的临时放一放、停一停不失为一种好方法。放一放不仅适用于写稿，更适用于校稿，中间停3-5分钟或喝口水或踏踏步，放松一下再来，效果会更好。
无论是捏寿司的日本匠人小野二郎，还是中国出版界的“百万无一失、万万无一失”的中国“校对王”白以坦，都是从精心、精细起步，最后都达到了精致、精美、精品、精彩的境界，这对于做好办公室工作启发太大了。
来源：办公室的秘密
