神奇的番茄工作法，提升你的专注力和时间管理效率

2018-03-06 07:23 职业力提升

明明抱着笔记本，准备查收领导下发给你的文件，但是过了一会儿你惊奇地发现，你居然在淘宝里挑选打折商品。本来拿起手机想给客户打电话，半个小时后却发现自己还在刷朋友圈。本来半个小时就可以写完的工作报告，可一会接电话，一会回短信，一会看邮件，一会上厕所，结果一个下午都没有完成。

日常工作中，我们会被很多事情干扰，无法专注于手中的工作，导致工作效率非常低，很多事情无法按时完成。很多人都想找到解决的办法，让自己更加专注的工作，提升工作的效率，按时完成工作任务。我们不妨先想一想，你做什么事情的时候会特别专注，很难被被外界干扰呢？

我首先想到的是游戏，以前我特别喜欢玩《DOTA》这款游戏，每一局的游戏大约是30-40分钟，这期间我非常的专注于游戏，很难被外界发生的事情干扰到，我想大概只有世界末日来临才有可能让我的注意力从游戏中脱离出来。玩游戏的专注力，源于我对游戏的喜欢喝痴迷。如果能像痴迷游戏那样痴迷工作，我们也是可以做到异常专注的。

但事实上，大多数人都无法做到像痴迷游戏那样痴迷工作，那有其它方法提升我们的专注力吗？我又想到了能让我注意力特别集中的事情——考试。每一个中国人都是“烤”大的，从小到大经历了无数次考试。考试的时候，每个人的注意力都高度集中，大脑飞速运转，思考速度比平时提高了很多，做题的效率也异常快速。

而一份考试题的题量，放在平时自习时间，我需要花更多的时间才能完成。平时做练习，大脑中总是不由自主的冒出一些想法，比如下课后去食堂吃什么、自己的笔不太好用了得需要买一支新笔、或者想起书中看到的某个故事等，这些想法让我做题的速度变慢。此外，有同学找你聊天，交流问题，或者不由自主的跟着耳机里的音乐哼唱起来。总之，平时做练习，会被很多内外部因素打断，而考试时很少受到这些因素的干扰。

那如果把平时做练习的时间变成考试时间，那不就可以提升专注力和做题效率了吗？当然，我们早已进入职场，如果我们把日常工作变成考试时间，那就可以提升我们工作的专注力和效率了。那有没有这样的方法呢？由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种时间管理方法——番茄工作法，就可以实现大家的想法。

一、番茄工作法的作用：

1. 提升专注力，减少工作打断，让工作更有序；

2. 缩短做事时间，提升工作效率；

3. 提升时间评估预测能力，增强时间计划的准确性。

二、番茄工作法需要的工具：

1. 一项待完成的工作任务

2. 番茄计时器

3. 可供记录的工具

三、番茄工作法的操作步骤：

1. 每一个番茄时间是25分钟，预估待完成的某项工作需要的番茄时间；

2. 设定你的番茄计时器，开始番茄时间，即开始专注于待完成工作任务；

3. 番茄时间结束，休息5分钟，活动、喝水、去卫生间等；

4. 开始下一个番茄钟，每四个番茄钟后，休息25分钟。

看起来是不是很简单，不过实际应用的时候，你会发现，原来并不是想象中的那样容易。因为在番茄时间中，我们会受到很多内外部的干扰和打断，从而导致我们无法专注。番茄时间最核心的内容就是学会克服干扰和打断，从而提升专注力，提高做事效率。

四、番茄时间中如何应对内外部打断：

在使用番茄时，会经常被内部或外部因素打断。这些打断是无法避免的，只有学会有效应对这些打断，才能发挥番茄工作法的作用。

内部因素打断，是指由我们自己大脑冒出的想法而被打断，包含如：坐久了想站一会儿，肚子饿了想吃点零食、口渴了想去喝点水，突然意识到要打一个紧急电话，要发送一封重要邮件等。当你发现自己的思绪已经从工作中脱离，请立即将你脑子里现在想的事情记录下来，然后默默地告诉自己：“请你集中注意力，专注工作”，然后让自己忘掉刚刚的想法，回归于工作。

外部因素打断，是指由非自身因素导致的打断。外部打断一般有四类：

1. 软件工具的打断。如QQ、微信、邮件等新消息提醒，我们在使用番茄时间时，可暂时关闭提醒，或退出，减少此类干扰。

2. 电话打断。突然来电话了，接还是不接呢？如果不是特殊请款，肯定是需要立马接通的。如何减少电话沟通对我们的干扰呢，首先弄清楚对方来电的用意，如果不是紧急的事情，可表明自己的情况，然后记录对方的联系方式约定与对方沟通的时间，之后再进行沟通。

3. 面对面沟通打断。这在全神贯注的工作，突然有同事来找你沟通工作或闲聊，该如何是好？我的建议是告知对方你现在所处的情况，约定跟对方沟通的时间，如果对方不是很急，他是能理解的。我曾见到有人在自己的工位上刮起了“请勿打扰”标识，提示大家此时他正在番茄时间，尽量不要打扰他。

4. 环境干扰打断。如外部噪音、不适合的灯光、不舒服的座椅桌子、出现问题的办公物品等因素的影响，我们可以找到或创建更加安静舒适的环境。

在番茄时间里，我们要尽量降低干扰和打断对我们的影响，让自己尽全力专注于受众的工作，用好的状态、最高的效率完番茄时间。但如果你自己突然意识到或他人提示你，有一件特别重要且紧急的事情需要“现在、立即、马上”去做，无论还有多长时间，请立即作废此次番茄时间，马上去做这件重要且紧急的事情。但请一定要谨慎，这样重要和紧急的事情一定要少之又少，不要轻易作废番茄时间。

在《有效的管理者》一书中，有一位管理者在解释自己如何避免打断时说：“我严格规定，在我谈话时，除了美国总统和我的夫人外，秘书不得把任何人的电话给我接过来。总统极少会来电话，而我的夫人又深知我的脾气。所以无论什么事，我的秘书都要等我谈完话才告诉我。然后，我再用半小时回电话，弄清楚我要知道的情况。我还尚未碰到等不及一个半小时的危急事情，不过这也说不定”

事实上，大多数人都很少有真的特别紧急，一定必须得“现在、立即、马上”去做。我们要尽量克服打断，让自己专注于眼下的工作，这样才能让番茄时间更加有效。

某一天，我计划完成一项文案写作的工作任务需要两个番茄时间。当我番茄时间后，变专注于文案写作，并将这期间的打断记录了下来，纪录如下：

第一次番茄时间的打断有：

1. 一位同事找我要一份工作资料，占用2分钟时间；

2. 注意力被两位同事交流的内容吸引，发生了三次，大概占用了2分钟时间；

3. 大脑思考我在这个番茄时间里是否做到了高效，发生了两次，大概占用1分钟；

4. 一位朋友微信信息，询问我下班后是否去奥森公园跑步，我花了30秒进行了回复；

5. 领导找我沟通课程介绍的内容是否准确，占用30秒。

虽然有很多次打断，但我在25分钟的时间里，共写出了659个字的文案内容，已经完成了近70%的文案内容。而平时的状态下，25分钟我仅仅是完成了文案的构思工作。番茄时间让我注意力更加集中，思考速度变快，文案撰写效率提升许多。

通过记录，我也发现打断时间占用了5分钟时间，如果我能避免或减少此类打断，效率会更好。经过5分钟休息后，我开始了第二次番茄时间里。此次，我关闭了微信，以避免微信信息对我的打断。

第二次番茄时间的打断有：

1. 邮箱窗口弹出一封新邮件提醒，稍后浏览；

2. 想到之前写过的一篇文章可以增加一两个新观点；

3. 想到女友生日快到了，需提前购买生日礼物。

4. 思考晚餐在公司吃，还是回家吃；

5. 一位同事电话确认培训授课的事情，简单沟通后，告知其稍后再详细沟通。

第二次番茄时间里，依旧有很多打断，尤其是内部打断。我是一个思维不太容易集中的人，但只要我将打断我的想法记录到纸上，就可以让其从我的大脑中消失，使我能集中精神于手中的工作。

五、番茄时间结束了，工作还没完成；工作完成了， 番茄时间还没结束，怎么办？

在开始番茄时间前，我们需要对工作任务的完成时间进行预估，但工作执行起来时，实际花费的时间与预估时间肯定会有差距。尤其是，刚刚使用番茄工作法时，会经常出现番茄时间结束了，工作还没完成；工作完成了， 番茄时间还没结束的情况。

工作完成了，番茄时间还没结束，切不可立即结束番茄时间，而应让其继续进行。那接下来的时间，我们可以做些什么呢？我们可以对刚刚完成的工作进行检查，发现是否存在不足，也可对工作进行复盘，思考如何才能做得更好，直到番茄时间结束。总之，我们要让自己习惯于在番茄时间内专注于工作，不要轻易因打断而结束番茄时间。

番茄时间结束了，但工作还没完成。如果再只需要较短的时间（5分钟以内）即可完成，可将此次番茄时间延长5分钟，持续专注的完成工作。如果需要的时间很长，请理解结束此次番茄时间，休息5分钟后，再利用下一个番茄时间继续该项工作。

六、如何更好地计划和安排番茄时间呢？

如果一个任务预估时间大约等于一个番茄时间，那正好为其安排一个番茄时间。

很多时候，任务需要的时间会比较长，我们可以依据经验将任务进行分解，用多个番茄时间完成。例如我完成一个10分钟的微课课件，通常使用4个番茄时间，第一个番茄我进行课程相关资料的整理和汇总；第二个番茄我制定课程目标和完成课程大纲；第三个番茄时间完成PPT的制作；第四个番茄我进行案例等内容的丰富和优化。

另外，工作中还会有一些并不会占用多长时间的小事情，我们可以将多个小任务打包成一个番茄时间。例如：制作3月份销售报表，预计15分钟；填写出差报销单、贴发票，预计5分钟；准备下午会议发言内容提纲，预计5分钟，这三项任务可合并为一个番茄时间。

七、学会休息，做到劳逸结合

番茄时间中，大脑必须有充足的活力，良好的思维能力，集中注意力，因此我们需要学会休息，做好劳逸集合。

刚开始使用番茄工作法的人，在两个番茄间的休息时间里，并未做到真正的休息。他们脑子里还一直在思考工作，或者又给自己安排了一些与工作相关的小事情。请一定要谨记，休息的时候，脑子里不要去想任何有关你工作的事情，例如不要和同事谈论工作中的问题，不要去回复重要的电子邮件或打电话给客户等。休息的时候可以喝点茶或咖啡，清理一下办公桌，去趟卫生间，或者到走廊散个步，站起来做几个深呼吸，拉伸一下身体等。休息是为了更好的工作，所以请让大脑充分休息，恢复活力，为下一个番茄时间做好充分的准备。

番茄工作法虽然可以有效提升专注力，提高工作效率，但切不可多使用每天不能用，每天最多不要超过8个番茄。因为番茄时间我们注意力高度集中，脑力消耗很大，我们需要有一些轻松，自由一点的时间，让大脑得到缓解和放松。如果没有得到充分的休息，长时间的高强度工作，会使我们的注意力不能高强度集中，进而降低工作效率。尊重工作时间，同时也尊重休息时间，这会让你获得持续的高工作效率。

人的专注力和精力是十分有限的，我们不可能一天24小时都一直保持亢奋和高效率的状态。这就需要我们要找到属于自己的黄金时间——即一段自己状态良好容易保持高效的时间段。有些夜猫子习惯在夜深人静时做重要的事情，而有些早起星人则习惯早起做重要的事情。比如我的黄金时间是午3点-6点，我会在这段时间里做重要的事，并且使用番茄工作法。其他的工作时间可以安排相对随意。这样有张有弛，在实践中人也不容易产生疲倦和畏难情绪。

八、番茄工作法可以提升时间评估预测能力，增强时间计划的准确性

你知道看完一本300页的书需要多长时间吗？

你知道完成一个项目书面报告需要多久吗？

你知道做一个20页的PPT一个下午是否可以完成吗？

对于一个时间感知能力不强的人来说以上问题是说不出准确答案的。这样当我们接到工作任务时就特别容易陷入焦虑的情绪里，可能会把这个任务想得很难需要花费很多时间，从而引发懒癌或者拖延症，一拖再拖。但如果你是用番茄工作法来开始工作，坚持一段时间之后，你会很清楚完成一些工作你所需要的确切时间，也就是你的时间感知能力有了提升，再接到工作任务后你会做到心中有数，有个较为准确的时间预估可以花费几个番茄时间来完成。提高了时间感知能力自然就很有助于个人进一步学习和工作效率，因为这样可以做到心中有数，掌握安排时间的主动权。

九、番茄工作法工具有很多，选择一款就够了

首先不建议大家购买实物的番茄时间闹钟，因为在工作场不太适用，而且现在有非常多的番茄时间APP。这些APP的功能大同小异，大家只要搜索和尝试使用几款，找到自己喜欢和适合自己的一款APP即可。

在这里我向大家推荐一款我一直在使用的工具：番茄todo

添加待办：

进入番茄ToDo，点击右上角“+”即可添加待办，你可以选择计时方式、时长等。

你也可以选择添加待办集，并选定颜色进行区分。待办集可以将一个大事项进行细分。

如果你想设定一个长期计划（例如一个星期共跑步300分钟），则可添加为“目标”，并随时查看完成进度。

完成任务：

添加好待办事项，点击事项右边的开始按钮，即可进入番茄时间。下方的几个按键分别为屏幕常亮、暂停、任务循环、放弃。番茄todo比较好的一点就是有3分钟的暂停时间，比较人性化。如果中途被其他必要完成的事项打断，则选择结束该番茄时间，并填写原因。

学霸模式：

在完成任务期间，如果开启了学霸模式，则番茄钟开始后会禁止打开其他app（短信、电话、白名单除外），进一步减少外界干扰。

休息模式：

一般每完成一个番茄时间，可以有5分钟的休息，每4个番茄时间之后可以有一个长休息时间。在这期间，可以体验一下番茄todo的“小憩”功能，通过音乐、调整呼吸等帮助你放松一下。

统计数据：

点击主界面左上方标志-我的统计数据，可查看自己的每日、月份、年度数据以及时间分布、最佳的工作时段等，帮助你更好地安排时间。番茄todo具备云同步功能，支持用户多设备同步数据。

十、使用番茄工作法后的三点感受：

1. 不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较。每个人的专注力水平不一样，每个人使用番茄时间的任务和环境也不同，所以与他人比较是无效的。我们可以与自己进行比较，不断地提升自己每一个番茄的专注程度和工作效率。每次进步一点点，慢慢的我们就会越来越专注，时间利用效率越来越高。

2. 使用番茄工作法时，我特别担心别人对我的干扰和打断，意识到很多随意的沟通是多么的浪费时间，影响效率。因此，我开始会小心注意尽量不去打扰一个专心工作的人，而是选择别人空闲的时间沟通。此外，我学会了尽可能把问题收集全，把事情想透彻后再去才去找别人，争取一次性搞定，而不是多次反复沟通确认。

3. 在《番茄工作法》书中，作者详细介绍了使用方法和注意事项。但我个人认为没有必要向作者介绍的那样刻板和复杂的使用番茄工作法。我认为番茄工作法的核心提升我们的专注力，提升我们做事的时间观念。所以，我觉得不用拘泥于一个番茄时间一定是25分钟，你可以根据自己的实际情况调整成20分钟或者40分钟，休息也可以灵活安排。

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