在日常工作中，开会是常见的一种沟通形式，能够在短时间内让对方快速对称信息。但是，如果会议开的不成功，那真的是浪费时间和精力。
我就经历过初创团队的低效会议，比如，开会前被通知，但不知道这个会议要达到的具体目的是什么，等到了会议室，主持会议的人也没提前沟通会议的背景，就开始随意地讨论。
每个人的时间都很宝贵，也都会涉及到一些会议，如果是跨好几个部门的会议，就很难凑齐时间了。
如何高效地进行一场会议，值得每个人去思考和重视。今天来梳理下之前客串项目管理工作时的一些心得体会吧。
1 会议前的准备
1.1 明确会议的类型和目的
常见的会议类型主要有三大类：与上级（直属、非直属）开会；与同级或跨部门同事开会；与下级（直属、非直属）开会。
和谁开会，决定了会议的目的，同时也决定了会议的内容和形式，这些都会形成一个闭环。
与上级开会，主要是同步信息，或者需要上级做决策；和同级或跨部门开会，主要是同步信息、讨论解决方案；和下级开会，主要是同步信息，下达具体任务。
1.2 提前1-2天通知参会的相关方
尽量提前1-2天和会议相关方的主要负责人确定会议时间，然后发出会议邀请通知，并将需要参与会议的其他人员一起邀请进来，比如决策者、记录员、主持人、旁听者等。
一般的会议建议1小时内开完，除非是大型的会议，涉及信息同步比较多，否则，超过1小时的会议都要仔细考虑下，是否能再次提高效率。
如果会议内容较多，建议在邀请日程中作简要的list描述，比如：1，A部门同步数据信息：2，B部门同步xx解决方案；3，讨论当前可行的方案；4, … …
2 会议中
2.1 会议进行前的简单陈述
在开会前，需要会议发起人对参与者简单陈述本次会议的议题和背景，让参会者明确这次会议要解决的问题。
因为很多企业的内部都会存在着信息不对称，特别是跨部门会议。
2.2 会议的进行形式
前面说了，常见的三种会议目的不同，所以，会议进行的形式可能会有差异。
与上级开会，主要是汇报形式，提前准备好PPT。上级关心的是逻辑和结果，最好先汇报数据结果。
如果结果不是很理想，要分析原因，并给出系统的解决方案，以及这个方案中对团队成员的抓手、闭环数据监控方案、需要的支持等等。
如果结果达到预期，肯定要制定下一步的节奏，看看这种结果是否可以持续、是否能跑出一种盈利模式等等。
在给出的方案中，遇到拿不准的地方，最好能有至少2种方案及对应思考，方便让上级做决策。
与同级或跨部门同事开会，主要是同步信息和合作方案，受众关心的是整个过程，与自己有哪些关系，自己的角色是什么、需要做什么等等。
在整个会议过程中，表达者要讲清楚整个方案与各个相关方的利益关系，以及需要的支持。
和下级开会，主要是同步信息，下达具体任务。下级关心的是自己需要做什么、做到什么程度、什么时候交付等等。
2.3 发言人的需要遵循的原则
根据会议的形式不同，有时会一个人主要发言，有时会多个人轮流汇报自己的报告。需要注意两个主要原则：
第一，守时。一场会议的时间有限，每个汇报的人都要注意时间，给你10分钟汇报，就不要长篇大论讲30分钟，到最后不仅浪费别人的时间，说不定还没讲清楚。
第二，金字塔原理。利用金字塔原理去做汇报，可以控制好自己的时间，也能给他人留下比较好的印象。
简单点来说，就是先说结论，再用几个论点去支持结论，并且这些论点覆盖了所有可能的情况，又彼此没有重复。
这是麦肯锡非常著名的表达逻辑，在之前的文章《结构化思维：如何高效的思考和沟通？》中也有提到。
2.4 不开无结论的会
在整个会议中，一定要有个最高级别的负责人，目的就是让整个会议能达成共识，形成会议的决议和 To Do 项。
只要是多人的会议，难免会有反对意见，如果大家的争执不能产生结论，那么就让最高级别负责人去敲定，定这个方案的决议是什么、为什么这样决议。决定定了，再去看看有哪些To Do 项需要相关方一起协作。
2.5 多部门的正式会议，最好实时记录会议纪要
特别是涉及到跨部门的协作会议，最好能有一个记录员记录会议的决议和To Do项，在会议结束后，及时以邮件形式同步给会议参与者。
因为人都是有弱点的，会选择性记自己想记的，听自己想听的，如果一场会议下来，大家都这样的话，最后还是会有信息不对称，对后续的协作会产生影响。
记录完，并同步出来，也留下了“证据”，以免日后扯皮～
3 会议后
3.1 定期监督执行动态
会议结束后，并不代表全部结束，这仅仅是新一轮工作的开始。
最关键的一点就是会议的决议是否落实，是谁，在什么时候，做了什么，遇到什么问题，如何解决。
这里需要有人去监督执行动态，这个角色可能是业务负责人，有可能是会议记录人，甚至有可能是其他人，每家公司会有不同的角色。
总之，就是一定有人去定期监控项目的进展，知道现在发生了什么。
3.2 定期汇报结果
执行监控动态的人，需要定期向上级汇报，无论是口头汇报，还是拉个新会议与业务负责人一起汇报。
在汇报过程中，先回顾上次的决议，再汇报决议的执行效果，以及最新的进展，这样就形成了会议的闭环。
以上就是我在做项目管理时的一些心得体会，如何提升会议效率，甚至工作效率，是每个人都值得去思考的问题。
越往上走，时间会越不够用，如果大家有更好的并且自己亲身经历过的提效方法，欢迎留言交流。
