“Meetings are where minutes are taken and hours are wasted. ”
—不知道来自哪里。

当你在职场待的时间越久，在企业内的rank越高，你的日程表里开会占的比重会越来越高。然后，你的日程表看起来就会变成这个样子。

星期x：
上午：开xxx会
下午：开xxx会

不过，不用等到那时候啦，天知道你能不能爬到那个位置。
打工个两年，你听到开会的第一反应可能就是口头禅不由自主地爆出来。

会中的内心OS:

• 这个跟我有屁关系？
• 这位老板太能讲了吧，停下来喝杯水？
• 能讲点我不知道的吗？
• 啊，这个会是干嘛的？
• 啥？我要代表讲话？
• 喂喂喂，说好的半小时结束，我外卖都快凉掉了。
  …

据研究显示，平均来说，每个职场人士整个职业生涯有三分之一时间用在开会上，而有三分之二的会议是投入远大于产出的（也就是屁用没有的意思）。

—以上数据纯属我捏造，但是非常可信。

不知不觉吐槽得有点多了。最后一句：

Meetings are an addictive, highly self-indulgent activity that corporations and other organizations habitually engage in only because they cannot actually masturbate.
—DAVE BARRY, Pulitzer Prize-winning American humorist

那么，开始进入正题。

一个好的会，是一个绝佳的展示方案、集思广益、有效决策、…的方式。好处多多，一下子我也列举不完，简直算得上是商业的一个最佳实践。

但如果会没开好，算上人力物力等各方面的机会成本，以及这个商业行为的全球普遍性，开会恐怕是当今商业社会最大浪费的行为，没有之一。

很遗憾的是，很多企业的开会更符合第2项说明。这也就是写这篇文章的意义所在。（使命感满满）

如何好好开会 - 我只讲重点

给每个会议设定一个负责人

要有效地发挥开会这个手段的神奇作用，除了正会之外，会前会后的工作是十分重要的。因此需要一个负责人去跟进整个会议。人选可以是这个会议涉及事项的主要责任人、或者是主要的决策者等等。接下来很多事情都要这位负责人亲力亲为。

会议议程

在决定开会前，需要先问的一些问题：

• 开会要解决什么问题？
• 这个问题开会能解决吗？
• 这个问题需要用开会解决吗？
• 解决这个问题需要解决那些问题，需要有哪些流程？
• 需要有哪些人参加？
• 与会者需要做哪些准备？
• 与会者需要哪些信息，他们得到这些信息了吗？
• …

建议形成一份问题清单，这样每次开会前都可以使用这份清单

回答完这些问题完，会议议程就基本出来了。提前把议程告知与会者，比如24小时，让他们有充分时间去准备。

与会人员

谷歌对参会人数的规定是不多于8人，最多最多只能10人。给的理由是：只有控制好人数，才能让与会人员充分、自由地表达观点。

而且，让与会者旁听是一种浪费。（我们经常作为旁听者在浪费时间）

为何这样说呢？

• 在这个信息时代，再把参会旁听作为获取信息的主要途径无疑是一种低效的方法。更好地方法是：会议纪要、会议录音等。后面也会提到更好的方式。

• 会议最主要的目的和意义在于决策，所以任何安排和资源分配都应该围绕如何促进一个良好决策的产生。直到会上才获取信息是低效的。

那么选择与会人员可以有以下考虑：

• 主要责任人
• 会议主题专家
• 不同方案代表
• …

会前准备

在我看来，一个会开得好坏，最关键的是会前的准备。如果你回答好了上面的问题清单，那么会前的准备也就有了头绪。
在这里，特别指出一个要点:

很多情况下，会议低效且让人难以忍受的一点是会上总是在重复一些大家已知的事情，然后那些有新信息、新想法的人却没有发言。（不发言的原因可能有很多：1 碍于现场的人；2 认为自己不够资格发言；3 插不上话…) 这应该是开会低效的一个主要原因之一。

Asking contribution in advance

那么，在会前就请所有与会议涉及问题的干系者（不局限与与会者）提交他们对于议题的信息、想法、意见等任何对于会议有价值的信息。然后由负责人整理好会前就公示。（负责人辛苦了！）

这个做法很可能就完美地解决了上面提出的问题，让会议的效率拔高到可喜的水平、让那些闪光的主意免于埋没在无谓的嘈杂中。这也很可能让我们能够真正地贯彻没日没夜高喊的“鼓励创新”口号。

行动计划

就算会议得到了有效的决策，没有落实，一切也是白搭，而且通常情况下，决策随着实践的深入需要不断更新。这时候一份 to the point的行动计划就特别重要（再次辛苦会议负责人）。在会后及时地，如24小时之内，将会议的精神，行动方案传达给所有的干系者、切实地跟踪落实。在实践中发现问题，有必要时再开会，形成一个闭环。（好吧，我有点硬拗，可是有点道理不是？）

其它

虽然放在最后，但也很重要！

• 准点： 人是血肉之躯，开两小时不提前放就算了，到点还是放人家吃饭休息，不然怎么谈高效率呢。（正义感）

• 出勤率： 几乎所有会议组织者都把出勤率视为会议成败的关键。参考上文第二点，闲杂人等就让人家去干正事吧。

• 认真开会：人脑是单核的，multitasking被证实是不可行的。（这个不是我胡掰的了）如果实在放不下其它事情，就去办你的事吧。Prioritizing 也是一个重要技能。

嗯，差不多开会的关键点就是上面这些了。（容我自以为是）
搞好了开会这件事，企业的效率会上好几个台阶。（我好像干了一件很了不起的事情，胸前的红领巾更鲜艳了。）

最后

真诚地感谢 谷歌的Eric Schmidt /Jonathan Rosenberg 以及 <The small big>作者 Steve Martin / Noah Goldstein / Robert Cialdini 对本文作出的杰出贡献。

接在最后之后

本文把会议的目的定义在有效决策上，但实际上会议还有其纷繁复杂的目的，比如显示身份等。这是本文的局限性所在。（我的优点是谦虚。）

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