Getting Things Done(4)-工欲善其事必先利其器

Hello大家好!

在前三篇GTD的文章中,我们了解了横向控制、纵向控制、高度管理和回顾体系的理论,今天在简单总结之后,我们来谈一谈用什么样的工具去实现这些理论。

横向控制,解决的是如何高效、正确处理大量事务的问题,其核心是收集、排程、执行。

我们把所有信息收集到一起,然后去判定是否需要执行,是否需要分解,下一步是否可以委托,是否应该立即去做,还是说放到日程表和清单里去。

在这个过程中,一共需要用到以下几个盒子:

第一个盒子是收件箱,用来收集所有信息,这些信息包括电话、邮件、语音、灵感等等。

老沐使用奇妙清单(wunderlist)这款软件作为收件箱,原因是这个软件可以多平台同步,而且功能齐全非常方便。

在奇妙清单里,可以创建一个名字叫做收件箱的清单夹,一旦碰到一些事情,都可以往里面写,老沐建议按照以下的格式去写:在某时某地需要完成什么事情,过程中需要谁的帮助或者反馈给谁。

第二个盒子是垃圾箱,或者说其实根本就不存在这一个盒子。每天收件箱里都会堆满东西,里面免不了有一些垃圾,这些垃圾完全不可能使用,那么我们就可以直接把它们删除。

第三个盒子是将来也许清单,依然是在奇妙清单中建立。将来也许清单中,摆放着从收件箱里移动过来的,当前不会做,但是未来可能会做的那些行动或者项目。

第四个盒子是参考资料。一般来说,对于参考资料的整理,在收件箱的时候会把它写成将什么什么东西存档。所以一看到存档这两个字,老沐就会打开另一款软件——印象笔记。

印象笔记对构建个人知识体系非常有用,可以将做的项目、参考资料、生活点滴都存在里面。印象笔记的使用,推荐李参的那本《印象笔记留给你的空间》,内容非常实用。

话题扯回来,印象笔记中老沐专门有一个存档的笔记本组,里面存着各类东西,奖状啦说明书啦电话信息等等,贴完标签以后查找起来非常方便。

第五个盒子是委托清单。一些事情可能让别人去做,但我们还是要对进度负责。在委托清单中,记录着委托给别人的事情,需要定期查看并询问进度。哦,忘了说,依然使用奇妙清单。

第六个盒子叫下一步行动或者待办事项。老沐在奇妙清单中创建了一个名字叫下一步行动的清单夹,在里面罗列了所有下一步需要去做的事情,每行都是一个具体行动,在什么时候什么地点去做什么事情,可能需要某某某的帮助。

如果有需要的话,还可以将下一步行动按照场景分类,比如外出的时候可以顺道采购生活用品,电脑边上可以查看邮件,家里可以读书写作等等。

只有把具体的行动列下来,高效执行才有可能实现;而把场景细分,更有助于碎片化时间的利用。

第七个盒子叫日程表。以前一直使用的谷歌日历,但是后来因为某些嗯大家懂的原因,所以就不能用了。现在使用的是安卓手机里面的系统自带日历,老沐推荐日程表(日历)使用手机系统里面的就可以了,因为一来日程表并不是非常复杂,几乎所有手机都有,二来只有手机最容易随身携带。但千万记住,写进日程表的,必须要去做。

第八个盒子比较特殊,它是下一步行动清单中的一部分,可以单独存在也可以归入其中,老沐把它称作项目行动列表。项目行动列表里存放的是一个项目分解成的N个行动,因为项目是一个整体,所以可以考虑在奇妙清单中为重要项目设立这样的清单夹。当然只是可以考虑这样做,把项目行动放进下一步行动也没问题。

横向控制的工具介绍完了,回顾下。

收件箱、将来也许、委托、下一步行动用奇妙清单;

参考资料用印象笔记;

日程表用手机自带日历。

然后说说纵向控制的工具,这很简单,印象笔记。可以建个项目笔记本,把目标、现状、头脑风暴、行动计划、进度等等全都放里面,贴好标签,以后找起来半分钟足够了。

高度管理的记录工具同样建议使用印象笔记。在高度制定的时候推荐smart法则,重点考虑以下五个要素:

目标是否具体?比如财富自由应该具象为多少钱或者怎样的生活方式;

是否可衡量?我要成为好学生,明显就没我要考班级前五来得明确;

是否可达到?王健林一个亿的小目标短期对我们大多数人来说遥不可及,大概率做不到就不要作为目标,否则很容易陷入持续失败的困境;

是否和其他目标有相关性?个人理解就是小目标要为大目标服务,如果你的大目标是身体健康,但有个小目标是要每天刷怪到凌晨,那可能小目标就不太合适了。

是否有时间限制?目标,必须要有时间限制,否则永远不会去做。

借用《小强升职记》中的一张表:

每一个高度的目标都可以按照smart法则来制定,同时,如果对老沐关于GTD第二篇文章还有印象的话,应该可以知道目标需要自上而下确定。

一旦确定了每个高度的目标,我们就需要自下而上地去实现。方法也很简单,去奇妙清单里,把事情按照重要性(是否符合高度管理)以及紧急程度,用#1 #2 #3 #4 进行排序吧!

回顾使用的工具也是印象笔记,老沐每天会写日记,每周会写周记,只要在印象笔记里面复制一个模板,然后进行填空就可以了。

今天介绍了三样工具:奇妙清单、印象笔记、日历。并不是说一定要使用这三样,使用方法也不局限于老沐介绍的这些,希望大家能有所创新,适合自己的才是最好的。

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