人生总是花很多的时间在寻找东西上,无论是有形的还是无形的。如果能有效的利用手账,提升自己的效率,就能省下寻找的时间,专注于自己的行动。
这本书陪了我近两年,每当忙得焦头烂额,就会拿出来,重新翻一翻,书里关于时间管理的方法每每能给我新想法。关于手账,不建议完全照搬他人的方法,最好的方式是再他人的方法中总结出最适合自己的手账记录方式。
一、选购方式及记录原则
选择手账笔记本,要同时有周计划表和月计划表,月计划表可以记录每月预定行程,大多记录与他人有关的形成;而周计划表用来记录每周预定行程,大多记录自己需要做的事项。周计划表可以选购以30分钟为单位的直行型周计划表。
建议选择四色彩笔来搭配手账笔记本。蓝色代表工作,可冷静执行各项工作的颜色,绿色代表私事,娱乐计划或者令人期待的预定行程;红色代表健康,危机管理;黑色代表与生活有关的琐碎只是,代表用平常心来做笔记。通过用颜色的区分,就能清晰地看出在自己的生活中,那种类型的事情占了多少比率。(ps:个人的经验,用于工作笔记的时候彩笔会让本子看起来不是很干净,全色或者两种颜色的笔记更加清楚。)此外还可以增加一只荧光笔,用来标识假期。
月计划表区分整月形成,记录与他人有关的行程。将月计划表中 每一日的空格,由上之下分成四等分,区分为和谁,上午、下午、下班后等时间段的预定行程。周计划表可检视每日进度,最好记录“自己想做的事”。对开式周计划表课一般都可以记录一周的行程(个人习惯睡前用来梳理第二天必做的事项),必须完成的待办清单前画上口,待完成后打钩或者整行画上删除线,非常有成就感(个人习惯将重要的事项记录在周计划表上,或者需要花较多时间的事情,在周计划表后留3-4页空白笔记,用来记录每天待办的小事项)。
二、正确使用手账
很多人每天都忙于工作,忙于生活,感觉每时每刻都在拼命,却总完不成工作。大部分人都会归因于工作量太大。但是真是这样 吗? 很多时候我们心里明明想着用一个小时来完成策划,然后交给上上级评审。然而实际上因为各种原因却花了两个小时,到了午餐时间,而上次下午有会外出,评审又被延后到明天。真的是工作量太大吗?显然不是,有时无法确定掌握花费在工作上的时间,才是真正的主因。即便是非常仔细地在手掌上记录,有时候计划也赶不上变化。故而需要注意一下几点:
1.把计划表中的时间“圈出来”,用时钟提醒自己注意进度。在开始工作前,在周计划表上,把这一事项所要花费的时间写下来,在开始时间 处画圈,再画上箭头,连接至预定结束的时间。
2.用箭头表示结束,确实了解每项工作花费时间。明确标出结束时间,对自己来说是一个督促作用。当工作时间超过箭头标记时间,或者加班时,应拉长剪头,表示实际花费时间,如此为以后的同类事项的完成时间提供参考。
3.月计划划表上记录每天的工作时间,将看不见的时间变成看得见的时间。这样其实也可以让自己养成周末梳理下周工作时间,安排预定行程的习惯。
4.休息日也要在手账表示出来,和朋友的饭局,进修等等都不能算真正的休息。每月都应该安排2-3完全休息的时间。可以用荧光笔将休息日框出来,表示可以安排私人行程的休息日,或者将格子涂满表示完全休息日。
手账最大的意义在于让你的生活工作看得见,找到最优,便于安排时间。
三、规划工作和生活
虽然工作和生活的平衡维系不是俺么容易的,按时我们可以在工作之余每天拿牌一项让自己开心的计划,书中称之为“每日一绿”,用较低的价格独立完成一项自己期待的活动,就如同我们自己“制造”了小确幸。可以在周末预定手账时间,在书里下周预定行程的时候,安排一周的“每日一绿”。一天中,总需要有一刻属于你自己的时间,放空自己,只做自己。
而当我们写下我们全日行程,我们就能看得到我们每天剩下的自由时间。而这些时间就成为我们的逐梦之旅。找出自己每天的自由时间,而弥天设定一小步,就离梦想更近一步。在周计划表的上方列出自己的目标,并将该事项排进每日的行程中。
附周计划及月计划表全图: