在橙子学院听了两遍邹鑫老师(《小强升职记》作者)讲的《回归人性的自我管理》课程,感谢小强老师的课程让我对时间管理有了新的认识。小强老师这套课程的核心在于“回归人性”,帮助大家DIY适合自己的时间管理方法。为了实现这个目标,我们可以按照课程的教导依次询问自己以下问题:
1.我是秩序狂还是自由控?
趋于感性的自由控,容易被情绪影响,不喜欢严格的程序;趋于理性的秩序控,喜欢严格控制事务的进展。
每个人的特点都有所不同,应该根据自己的状况按照不同的方法去管理。
2.我有没有把脑海里的待办事项写下来?
大脑喜欢思考不喜欢记忆,把事项都放在脑子里面不但占用了大脑的内存,还会影响大脑思考的能力。
把需要做的事情都写下来,可以帮助自己分清轻重缓急,找到解决办法。
3.我有没有按照自己的具体情况设定列清单的方法、固定时间和地点?
秩序狂和自由控的风格不同,所应该采取的列清单方式也有所不同:秩序狂应该用衣柜整理法,将所有事项都列举出来后分类安排;自由控应该用三件事清单,把最重要的事情优先列出来。
为了保障自己每天都列清单,应该根据自己的具体情况,选择固定的时间地点来做这件事情。
4.列进清单的是具体可执行的行动还是仅仅只是想法?
想法放在清单上永远不会被解决,只有具体可执行的行动才会驱动你的行动力。所以在列清单的时候,就应该有初步的思考,把可执行的下一步列进清单。
5.执行清单被他人打断时,我能否分辨不同的情况去处理?
被打断工作,可以根据不同情况选择拒绝、协商或者断点续传。
拒绝别人时可以采取优雅的姿态:说事实,谈感受,给建议;选择协商时,将他人的委托重新安排进入待办清单;如果必须中断手头事情,请花五秒钟把接下来的思路记下来,回来后迅速进入状态,断点续传。
6.碰到时间紧任务重的工作,我能否及时转变思路解决问题?
对于特别困难的任务,要有穷则思变的思路。
可以改变高度,建立全局观,按照发散、归纳和呈现的步骤去推进;可以改变大小,把任务分解成小任务,然后利用碎片时间去解决; 可以改变速度,先做出最小可执行单元,再根据运行反馈去调整;还可以改变维度,从应对事情变成与人沟通交流,通过咨询、讨论和交流解决任务;最后还可以改变角度,把自己的立场换位到客户的角度,换一个思路解决问题。
7.我有拖延症吗?我拖延的原因是完美主义,还是容易分心?
拖延的原因可以分为两类:完美主义的拖延,准备工作做了一堆却不愿意开始;或者,太容易分心,工作做到一半思路就飘走了。
相应的解决办法也是两类:不要追求完美,直接“烂开始”,不管是否完美,先开始着手去做,并在做的过程中反馈调整;或者在工作过程中把不断冒出来的念头写下来、放到一边,然后再回到自己的工作进程中去,避免干扰。
8.我有没有检视自己的时间都花到哪儿去了?
没有检视的人生不值得度过。
通过在每次行动切换时记录时间,可以很快纪录时间日志。纪录三到七天的时间日志后加以分析,就能发现自己的时间黑洞,可以据此调整自己的时间分配。
9.我的工作中,花费精力最多的项目是什么?产生效益最多的又是什么?
工作陷入瓶颈时,可以用画工作树的方法去分析自己的工作状态。
通过画工作树检视:花费最多时间精力的项目是什么?是否可以通过建立程序、授权委托等方法提高这部分工作的效率?产生效益最多的工作又是什么?有没有方法可以更好地推进这部分工作,帮助自己提高价值?
10.我有没有给自己要培养的习惯准备一个良好的环境?
一个可以养成的好习惯,应该是自己真正想要养成的习惯、适合自己的习惯。
为了培养好习惯,我们应该给这个习惯提供良好的养成环境:先想清楚、写下来,制作与自己沟通的习惯养成卡片,列明养成习惯的好处,写下在想放弃时激励自己的话;然后为这个习惯制定明确的目标、具体可执行的行动,以及每个里程碑的对自己的奖励;最后,为了培养习惯,可以找7-10位朋友,组建打卡小团体,互相支持。
11.行动组成任务,任务组成项目,我有没有区分不同层次的管理中的重点?
行动的重点在于执行,任务的重点在于思路,项目的重点在于沟通——不同的高度应该有不同的原则、有不同的工作重点。
12.我有没有自己的年度计划?我有没有用晨间日记经常纠正自己的航线?
首先,给五年后的自己写一封信,写下对五年后的愿景。
然后,根据愿景写下梦想的九宫格,并且平衡调整九宫格里的具体内容。
接下来,衡量九宫格里的目标是否足够SMART(具体明确、进度可衡量、目标可实现、与其他目标有联系、有时间期限)?同时符合五个条件的目标才是好目标。
进一步,把目标落实为项目和习惯。所有的目标的实现路径都可以具体化为项目和习惯两类:项目分解后落实到待办清单中,为习惯培养准备良好的环境。
最后,每天写晨间日记,用晨间日记串联起自己的计划与梦想,为自己的年度计划纠正航线。
在回答完上述问题之后,我相信每个人都能对于适合自己的时间管理方式有所了解。然后在完成计划的过程中,合理运用工作树、自然计划法、甘特图、思维导图、SMART标准等工具,帮助我们人性化管理自我、实现年度目标。
《回归人性的自我管理》课程是通过橙子学院学习到的课程,感兴趣的小伙伴可以关注“橙子school”(微信号:zhiyeguihua010)进一步了解。
附上课程笔记分享:
课程笔记(1)列清单
课程笔记(2)战拖延
课程笔记(3)检视:不断精进
课程笔记(4)年度计划:愿景落地