吐个嘈：简书对markdown的支持真的是让我抓狂啊，我在haroopad(一个markdown编辑器）上写好的内容，到了这里竟然不支持。就让我任性一次，将包含markdown语法的原稿给大家看看，同时附上在我的为知笔记上显示的效果（图片形式，在文章末尾）。

## 写在前面

这不是规范，只是我使用邮件的总结。请根据实际情况考虑，我也想有万能的格式。

## 1. 所谓得体的邮件是什么样的?

* 将事情说明白

* 尽可能的简短

* 邮件易于检索

* 一封邮件只说一件事

* 无错别字和不通畅的地方

## 2. 写一封得体的邮件是怎么样做的?

### 标题

- 主题明确

> 在主题中明确我们想表达的意思。

> 若是交付资料，要说明是什么资料(稿件、名单、设计图之类）、什么版本（第一版、最终版等）；

> 若是修改某样事物，要说明修改的对象是什么，修改的地方是哪里，原来是什么样子的，如果需要；

> 若是发起某个话题，那就要一句话概括该话题的内容，例如：关于XXX的讨论，关于XXX意见征集等。

- 关键词强调

> 可考虑在主题前面以实心方头括号（【】）加注关键词，让自己的邮件在视觉上和技术上都变得易于检索。

- 举些好的例子：

> 【建议】增加职场课程

> 【讨论】关于PPT网课学费意见征集

- 举些不好的例子（取材于我的收件箱）：

> 张三（你是来介绍自己的吗？）

> 最终版（什么东东？）

### 正文

- 金字塔原则

> 目的明确,分层叙述,逐层展开.

> 事情的起因、经过以及可能的结果，保证对方在看到邮件后一目了然。在紧急的工作邮件中，如果顾虑太多，仍然用“尊敬的xx领导”一类的客套话起头，很可能会导致对方遗漏重要信息。我们应该以保证对方能够最快地了解邮件内容为重点。

- 用列表归纳观点或事情

> 将自己想要表达的观点或事情，以带序号的列表罗列出来，考虑到版式问题，有时候也可以用项目编号列表。

> 这种做法能够帮助收件人强化印象，也可以强迫自己理清思路。“我想说三点，一、二、三“比”这个、那个，还有这个，”要明确得多。建议尽可能把自己想要表达的观点或事实概括在7点以内。

>

> 此外，邮件如果有多个附件，不管是什么格式的附件，都请用“序号_文件名称”这样一种形式来命名。

> 这样做有一个好处：在后续的交流中可以用序号指代之前的观点、事实或附件，简洁且不会产生误解，还方便别人保存或转发。如果是大的附件，请使用靠谱的网盘，然后把文件的分享链接和密码在邮件里写清楚。

- 邮件格式

> 尽量使用纯文本格式

> 出于两种考虑：

> 1. 现在大部分工作者都是在手机上查收邮件，网络问题暂且不说,手机屏幕空间非常有限。如果邮件正文里嵌入图片或特殊样式，对方未必能够看到。

> 2. 现在没有哪个邮件客户端可以很好地支持 HTML 邮件，无论是在Android还是iphone，无论是网易闪电邮件还是QQ邮箱。图片、特殊格式的字体等等这些，在手机上看起来，多多少少都是有些问题：或者小到看不清，或者大到必须左右滑动才能看完一行字。但纯文本邮件就不是这样，它能够无障碍全平台兼容，在各种客户端中的显示界面也非常友好。

> 但是：

> * 纯文本邮件有一个几乎致命的问题：基本无视觉美感可言。而HTML格式邮件支持排版出非常好看的正文.

> 所以,请根据实际情况考虑用什么格式.如果你不知道怎么考虑,那么还是老老实实地用纯文本格式吧。

### 签名

签名档，主要用于让对方获取自己的其他联系方式，或让对方了解一些其他的信息（例如你会在什么时间内回复对方等）。

公司有统一要求的，这个自然是需要严格执行。但如果没有统一要求的，就需要设置一个固定的格式，包括:

- 个人姓名/英文名

- 所在部门/项目组

- 公司正式注册名称

- 公司地址

- 公司座机

- 公司传真

- 公司邮箱

- 公司官网

- 个人紧急联系方式

### 一些细节

1. 正确使用标点符号

一般情况只使用逗号、句号、顿号和冒号就够了。谨慎使用感叹号和疑问号，因为这两个符号根据阅读语境和个人的阅读理解能力有很大的关系，对方理解的意思不一定就是你想表达的意思。

如果你傻傻地分不清楚怎么使用哪些符号，OK，既然不能够做到规范，那就保证规律吧，比如你可以用英文句号代替中文句号，用顿号代替逗号……保证全文统一就可以了，避免对方看不明白符号的意义。这是最低要求了，不要让标点符号成为阅读障碍。

2. 手动换行与1.2的行间距

一个完整段落表达完成后，尽量手动空一行。不管在什么样的阅读设备中，段落之间若无空行，会导致密密麻麻的文字墙，给读者造成一种视觉上的压力，进而可能影响读者的理解能力。如果大家学习过PPT的设计，就会知道留白是一种美，它能让人在阅读的时候有喘息的机会和理解的间隙，同时也减少视觉疲劳。

行间距一般在1.2或1.3就可以了，使用这个行间距的目的和手动空行的目的是一样的，都是减少视觉疲劳。另外再提醒两点：在段落中不以回车键换行；段首对齐，不用缩进。

3. 方便他人转发

不得不承认的是大部分人都有一种懒惰的天性，很可能别人随手就把你发的邮件转发给其他人。尤其是忙到没时间考虑给员工放假的领导们，他们常爱干这事。但即使是这样，作为员工，有些东西你必须替领导考虑好。例如写邮件，你发给领导的邮件要方便领导转发给其他人。

4. 邮件发送人显示名称

不知有多少人注意过发件人显示名称这个细节？我收过很多邮件，署名多是自己默认的QQ昵称，可我根本不知道对方是谁。在工作邮件中，这种情况要不得。显示的名称可以是自己的姓名，但最好是将自己所在的部门小组也说清楚，例如“扁平组－宁冷越”（为什么是扁平组，而不是立体组？这重要吗？haha~）

5. 强调

强调一般用粗体，不建议用斜体。谨记：过多的强调相当于没有强调。一般强调的地方不超过3处。

如果很想使用颜色块来强调，好吧，适度使用，一般用红色。若要用其他颜色，请在显眼的地方 ，给出你所使用颜色的标注。

### 推荐

+ 一本书

《金字塔原理》，巴巴拉·明托（Barbara Minto），旨在阐述写作过程的组织原理，提倡按照读者的阅读习惯改善写作效果。

如果你真的连静下心来阅读一本书的时间都没有，好吧，请戳这里：[冯唐≪老聃的金字塔原则≫](http://blog.sina.com.cn/s/blog_471facb1010000ed.html)

+ 一个软件

由于我用的是网易闪电邮，直接安利一下好了，使用体验还不错，功能对于一般的使用者足够了，也符合中国人的使用习惯。[下载链接](http://mail.163.com/html/client/)

+ 一句话

如果你有智慧，那么请表现出来；如果你缺少智慧，请拿出汗水——某知名公司标语牌。