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我是一个程序员、设计师和企业家，也是 Asana 的联合创始人。许多知名公司（如：Uber，Pinterest，Dropbox）都在使用这款提升团队生产力的软件。我在 Facebook 做开发经理时，设计过一个用于提升团队生产力的工具，Facebook 至今仍在使用该工具。

简单来说，我在思索如何提高效率上面花了很多时间。

下面是我总结的提高效率的一些建议，每个建议都是关于优化下列三个方面的：环境、思维和流程。

改善环境

避开所有打扰

「多任务处理」使人感到更有效率，但研究表明，它使我们变得更加低效。我们经常去查看邮件，这种频繁的打断使我们思维变得迟缓 ，我们需要花费比预期更多的时间回到原来事情上。所以当你需要集中注意力时：

将手机设置为勿扰模式。在 iPhone 上：从屏幕的底部向上滑动，然后点击月亮图标。

关掉所有与当前任务不相关的网页。

如果你的工作需要写邮件，写邮件时不要看到新邮件。在 Gmail 中的 Gmail 书签（过滤掉所有内容）可以实现这一点。

关掉计算机上的新邮件提醒。

退出聊天软件。

发现你的时间流

如果一天中你不断地被会议打断，你很难进入时间流、处理复杂任务的状态。

在日程表上标注自己有一个三个小时的「会议」，你是会议的唯一参与人员。这样同事们在安排会议时会避开这段时间，你可以在这段时间里不间断地将工作完成。

如果可以话，每周选择一天作为全公司的无会议日。在 Asana，我们设有「无会星期三」。

跟踪了解你一天中不同的活动的高效时间。在你的高效时间完成工作最难的部分。下图是我用来确定我的高效时间的方法，我的高效时间是上午 10 点到中午。相关阅读：寻找你的超人时间。

精通你使用的工具

如果你一整天都在使用电脑，每次你伸手去拿鼠标的时候，都会降低一点速度，阻碍你的时间流。你操作计算机的速度应该跟上你思维的速度。这样做你需要学习常用软件的快捷键。

每次需要使用鼠标时候，看看是否可以使用快捷键代替。通常你可以在菜单项中找到对应快捷键，或当你把你的鼠标光标放到按钮上会显示出快捷键提示。在 Mac 上：⌘ 是 Command，⌥ 是 Option，⇧ 是 Shift， ^ 是 Ctrl。

使用软件 SizeUp，可以迅速重新排列软件窗口，不需要使用鼠标。

优化思维

这方面我最喜欢的书籍之一是托尼·施瓦茨的《全心投入的威力：管理精力而非时间》。 仅仅是这本的书名就有很大启发性。

定时休息

通常我们以为，在工作上花费的时间越多，完成的任务也就越多。事实并非如此，人类不是机器，我们的大脑需要时间恢复。人类不是机器人。我们的头脑需要时间来充电。研究表明，工作 90 分钟，休息 15 分钟，有助于在更少的时间里完成更多的工作 。相关阅读：少既是多（https://hbr.org/2011/12/how-to-accomplish-more-by-doin.html）。

冥想

我是如何养成一个日常习惯的。（https://www.quora.com/How-do-you-start-a-meditation-habit/answer/Justin-Rosenstein）

照顾好自己的身体

多喝水。 每天早上，我都会在办公桌上放 5 大杯水。我每天下班时，都已经把水喝完了。看到桌上放的这些水，会提醒我喝了多少水。

改善饮食。 碳水化合物过高的午餐会使你下午精力不足。

运动： 每周两次有氧运动可以帮助提高效率。

总之，使用的工作外的时间来修养身心，工作时会更加精力充沛。

直面困难、克服拖延

我们拖延，不是因为懒惰，而是因为任务的重要性会使我们感到焦虑。发生这种情况时，你应该做以下的事：

诚实面对你焦虑的原因。把导致焦虑的事情写下来，或者告诉你朋友。你为什么感到如此害怕？

寻找一个容易执行的下一步。

关于这方面，我写过一篇文章：《如何通过面对焦虑克服拖延》。

如果你现在没有精力去面对恐惧，那么至少做你的清单上的第二优先的事情，而不是去查看 Facebook。多产的斯坦福大学教授约翰·佩里把这种做法称为「结构化的拖延症」。在网站 StructuredProcrastination.com 上，他把自己的成功归结于这种做法。

优化流程

设定清晰的计划。许多低效源于没有分清事情的轻重缓急。你没有搞清楚哪些事情有助于实现你的目标、什么是最高优先级的事情。

在下一步计划没有完全明确，并且整个团队达成一致之前，不要开始行动。

先思考这些事情：我们的目标是什么？我们为什么想要达成该目标？达成该目标需要哪些步骤？每一个步的负责人是谁？这些步骤的顺序是怎样的？什么是所有去实现它所需的步骤？每一步骤由谁负责？这些步骤将按照什么顺序执行？

相关阅读：《如何制定一个清晰的计划》。（http://firstround.com/review/Asanas-Justin-Rosenstein-on-the-One-Quality-Every-Startup-Needs-to-Survive/）

团队合作

有些人喜欢独自工作，但是，处理复杂任务时，我一般觉得困难、容易分心。

找一个愿意合作的队友。有时候，花费我两天的任务可以在 2 小时内与合适的伙伴完成。 「结对编程」是软件行业很常见，但它其实适用于任何领域。

或者，你可以进行自我对话，问问自己那些问题是重要的，然后把问题和答案写到文本编辑器或者笔记本里。我在电脑上以随意的形式写过一些长篇的对话，这些对话都是富有策略性的，有成效的。

公开声明最后期限

将同伴的压力转化为你的优势。如果一项重要任务没有固定的最后期限，我会自信地告诉别人：「我会在周五下班时送给你一份作业副本」。我不想在同事面前表现得很可笑，所以我会努力确保事情在周五完成。

使用软件来跟踪你的工作

毫无疑问，我认为 Asana 在这方面是最好的。它不仅为维护你的待办事项清单;它同时还管理整个团队的工作流程，所以你们不需要无休止的会议来保持同步。Asana 让大家在工作的地点面对面的交流，这样你就不需要一直通过电子邮件去获取信息。

花点时间反省

每一天结束用几分钟考虑一下：什么地方做的好，什么地方做的不好。你的整个工作流程是否有可以改进的地方？如果你每天都可以提升 1％ 的效率，一年后你的效率将有 15 倍提升

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