番茄工作法是由意大利的弗朗西斯科.西里洛于1992年发明的,本书的作者史蒂夫和译者大胖都是番茄工作法的受益者。
这本书的图片超级有意思。对于番茄工作法的剖析很深刻。以小故事入手来讲方法和道理。
什么是番茄工作法?简单说,就是列出你当天要做的事,设置25分钟闹钟,然后从第一件事开始。此外还要有每日回顾、做每日承诺、控制中断、预估要花的功夫等。
试试完成特定时间段内的活动。拿出纸笔,列出一些待办的活动。看看你写下的这些任务里,哪一项是最重要的?哪一项是你最想尽快完成的?按照下列步骤去做这件事:
(1)扭启你的厨房定时器,将闹铃定在10分钟;
(2)全神贯注去做这一项特定的任务;
(3)到闹铃一响,立刻停下,别管任务完成没完成;
(4)休息3分钟,然后翻开书,继续往下读。
怎么样?刚才那10分钟里,你能排除杂念不胡思乱想吗?是不是经常看表?
通常在番茄工作法中,将闹铃定在25分钟,以此为一个“时间盒”。如果你愿意可以试试,照此方法读完整本书:在一段一段的25分钟周期内读书——当然要拿厨房定时器来掐时间——并且在每两个阅读周期之间,花3分钟休息放松。
我没能按照本书的建议读这本书,由于身在图书馆,周围有很多人,不太方便使用番茄钟。手机在充电,计时器也不能使用。这本书读完花的时间并不多,相对来讲读的过程中注意力是比较集中的。前两天读了一小部分,今天读的最为顺畅。
我一般读故事会很有兴趣,能够一口气读完。对于一些理论的东西,常常要分几次才能啃下去。主要是脑子很久没用了,习惯性做容易的事情。
无聊琐事,越拖越久。尚未完成的工作不会给你带来任何好处。当然了,扫尾的活儿通常都无趣得很。不要总想着要完成整件事你还得费多少工夫,而是想想要完成这一个番茄钟其实也没多久。先完成它,你就会得到回报。
小事忙活一天,大事一样没办。番茄工作法要求在每天早晨做计划,为自己当天分派为数不多的活动。然后在每个番茄钟之前,重新评估活动的优先级,最重要的一项待办活动会跃然纸上。确保你一直在做最重要的事,而不是别的事情。
最后期限,步步紧逼。加班到很晚,周末不休息,长此以往,不会有任何效率。就算被迫加了班,别别扭扭地,也拿不出好成果来。番茄工作法,以25分钟的短期迭代为节奏,帮你建立可持续发展的步伐,休息时按时休息,工作时一心一意。
从休息回到工作,心智调整不过来。每天上午刚上班,或者吃午饭回来那阵子,时间经常会在你面前溜走:还没把心思拉回工作之前,它就一分一秒地过去了。番茄工作法是以动作为导向的,扭启番茄钟是动作,遵守铃声是动作,填写“今日待办”表格是动作。习惯成自然,充分利用条件反射的力量。
一错再错,不长记性。为了避免第二天犯同样的错误,番茄工作法在一天结束前要做三件事:记录、处理和可视化,这些每日回顾工作,是改进个人流程的关键。每天都学习,每天都进步。这样还有一个好处是,一开始你是照着书本应用番茄工作法,等到认清自身工作习惯后,就可以进行调整,形成自己专属的一套方法。
没想到一件事要做这么久。将活动拆分为小项目,使其更加清晰。经过预估,如果某项活动需要7个以上的番茄钟,就应当拆分它。番茄工作法预估每项活动,通过比较“预估番茄数”和“实际完成所用番茄数”,可以让你在每一步得到及时反馈。这部分与“定量预估”有关。
没想到一件事越做越复杂。在活动进行过程中,是不是经常会节外生枝地冒出一些次要任务?没问题,在番茄工作法中,你可以将其填入“计划外紧急”一栏,然后再接再厉,完成主要活动。这部分与“定性预估”有关。
头脑被各种想法占据。有时难以集中于单项活动,是因为其他想法一刻不停地冒出来。这时应当把它们填入“计划外紧急”表格,然后再接再厉,完成手头的活动。想要专心致志,就抛开所有杂念。
只顾低头干活,忘了抬头看路。大脑需要一点时间来巩固记忆、识别模式、做出结论。使用番茄工作法,每半小时休息一下,使大脑有机会吸收在上一个番茄钟的所见所闻。再回到工作上来,就能够一览全局,没准又有三五个新点子。
把预估当作承诺。一项探索活动或开发活动要花的时间,没法提前预知,只能估计得尽量接近。总是把估计值当作承诺,无论是对自己或对同事,都会造成不必要的焦虑。为避免此类困境,番茄工作法只计算番茄钟。就算最后期限迫在眉睫,你也能花25分钟专注于该做的事。然而也应该做到随时沟通,让相关人员看到事情进展。
流程管理,纸上谈兵。“跟踪”阶段就是在收集全天工作流程的真实数据,这些数据可用于每日回顾,以改进第二天的流程。要跟踪哪些数据,你自己决定,根据具体的工作状态而有所不同,但可以先从计算“中断数”和“完成番茄数”开始。
牵着不走,打着倒退。有人把一堆破事儿推到你头上时,你还能享受工作乐趣吗?“必须去做”和“我想要做”之间的斗争,从小孩子两岁的时候就开始了。其实还有第三选项:“我选择”。使用番茄工作法,每天早晨量力而为地选择当天能完成的活动。自己积极地将活动拉入“今日待办”表格,而不是被动地等它们来找你,这有助于建立你的新好员工形象。
完美主义,碍手碍脚。“等一等。还有更完美的方案”其实是另一种形式的拖延。番茄工作法没有给“拖延”任何的机会。你只能前进,开始一个番茄钟,不必惦记怎样才能做到“非常完美”。扭启番茄钟,投入25分钟努力。然后得到画一个×、休息一下的奖励。
前怕狼,后怕虎,害怕失败和批评。投身于番茄工作法,让它成为你的进程指标,让工作有章可循。它只属于你自己,为你量身定做。借助每天完成的番茄数,你可以提升效率,完成更多工作,为平凡增添乐趣。番茄数绝不是让老板给你打分用的。
反射,是建立一个特定行动的特别信号。狗听到节拍器的响声就分泌唾液,是以个体经历为前提的。
我已经通过番茄工作法训练了大脑,一扭启番茄钟,就把注意力集中;一到番茄钟响铃,注意力就放松下来。就连咔嗒作响的声音现在也能加强我的注意力。这些都是条件反射。
为什么拖延?因为我在感觉上,拖延就像一个奖励。拖延会暂时缓解你的压力。但请记住,压力来自内部,而治疗的良方是找到项目的起跑线。