作为一个项目负责人，精细的管控项目进度，管理资源利用，管理对外沟通和预期，工作量还是蛮大的，怎么利用工具来提升效率，是很重要的。
我拿自己过往使用过的工具，抛砖引玉吧，我认为工具无好坏，适合自己最重要，每个负责人都需要花些精力，找到适合团队的工具；
下面，分三个方面的工具来说
1、项目整体管理方面，用于全局角度查看项目的进度、资源投入等情况；
2、项目沟通方面，用于对内、对外流畅的沟通；
3、项目总结方面，包括各种文档的整理和总结；
先说项目整体管理方面，项目负责人需要定期的对项目进行盘点，有一个整体视图，去观察项目的进度和资源投入，从中可以观察出存在的问题，再去改进的。我经常用的是两个Excel表格，没错，是Excel，有点老土了，但是的确很好用。使用的过程中，还可以根据自己的思考，更新Excel模板，让工具不断优化，更直观的反馈出自己感兴趣的问题。
下面贴一下我在使用的Excel的模板。
下面分别说一下两个模板，图1-项目整体进度表，列出了每个项目的当前进度状态，项目的功能、意义、版本号、时间节点以及每天的进度，非常适合每天站立会的时候去填写一下，每周可以进行一下总结，非常一目了然。
介绍几个用图1的技巧，一个是颜色标记，大家在图中可以看到完成上线的项目，我标记了绿色，暂停的标记了黑色，如果有延期的项目，标记红色，非常方便大家看清楚当前的进度情况；另一个技巧是描述项目进度，我用时间进度、研发进度和问题三个短句来表述，时间进度和研发进度分别是两个百分比，时间进度就是从项目开始时间到今天占整个项目时间的百分比，研发进度是实际完成的百分比，如果这两个百分比相等，就说明项目进展正常，如果时间进度大于研发进度，说明延期了，就要用一句话说清楚问题；如果时间进度小于研发进度，说明提前完成了；延期的进度，我们也用红颜色标记。
特别说明一下延期的问题，延期就是项目过程中的意外，需要及时去披露信息和解决，让大家了解具体的问题原因，原因可能是多种多样的，可能是需求的更改，可能是人力的原因，可能是其他项目的突然插入等等，都需要项目相干方一起讨论，看看是否更改项目时间点，或者采取其他补救的措施，这里都需要我们记录下来。
图1是整个项目的进度概览，我们每周都需要成员填写一下图2-项目成员管理表，图2有三部分构成，成员部分描述了团队基本的结构，小组的负责人、小组构成、成员名称等等，项目部分填写了每个人目前所做的项目名称，这里我用颜色标记了相同的项目，这个项目名称和图1的项目名称保持一致，日期部分填写了这一周的日期列表；
我们说工具只是外物，我们要善用这些工具达成目标，图1主要是非常清晰、直观的整体预览各个项目的进展情况，让我们可以及时发现问题，方便我们整体协调项目资源和优先级；图2主要是描述了每个项目的人员占用情况。
这里需要注意，所有的工作都要归属到项目中，对于一个互联网实时在线的产品，每天肯定要处理各种各样用户的反馈，比如订单丢失、注册失败等等，这类项目可以统一到一个运营支持的项目中，我们可以重点关注这个项目，看看每周的人力占比怎么样，如果人力占比很多，每周就要做这个项目的总结，看看产品中存在的问题到底有哪些，哪些需要进行产品迭代或者工具开发，逐步减少这个项目的投入；再比如产品初期，迭代很快，肯定会遗留各种技术债，这些工作也立项去做，一方面让项目其他相干方都知道我们的人投入到哪了，另外，也要关注这些重要但是不紧急的项目，必须得有相应的资源投入。
项目的意义一定要认真填写，这里反馈了你对整个的项目的一个认知，前面我们说过，以终为始，当我们权衡项目优先级和人力投入的时候，需要认真的去思考项目的意义和目标。
总结一下，一切都是项目，关注什么就记录什么，记录下来才能不断反思改进。
