列清单是一个很棒的习惯。把每天自己想要做的事情都列出来,并在完成之后一条条划掉,看着事情被一件件完成,感觉超棒。
但列清单时,很容易遇到这么三个痛点:
一,待办清单常常变成拖延清单。我们列清单,当然是希望解决问题的。因为问题实在是太多了,我们很容易就能列出一大堆,十几二十条的待办事项,越列越长。结果是忙死忙活做了一天,清单没做完。这样的清单,最终变成了痛苦清单。
二,待办清单容易成为杂事清单。因为没有限制清单的数量,事无巨细都会放到清单里面来,什么事都做,“胡子眉毛一把抓”。做完这些杂事之后,也没啥成就感,却让生活变得更为杂乱。
三,做了很多事情,但感觉不到产生了价值。忙了一天了,你回头一看,发现重要的事情没被推进,大项目没进展、重要任务没执行,一直在瞎忙。
列清单时,你明明希望生活得有序、高效,却发现生活依然一团糟,没有变好多少。先别急着否定自己,我想,你可能需要一个更好的清单工具——135行动清单。
135 清单是什么?
135 清单是用来管理你的待办事项清单的。在一天内,你要做到:
- 1:每天选择一件最有价值的事情完成。
- 3:每天选择三件必要的任务执行。
- 5:每天选择五件紧急的杂事处理。
1+3+5=9,这就是你一天要做的事情了。
1:每天选择一件最有价值的事情完成。
这个1,应该是一件即使你今天只做这件事,也会觉得很满足,无悔一天的事情。
无论今天有再多任务,我也还是要去思考有没有办法完成一件对我来说最有价值的任务。
为了找到这个1,你可以试着问自己:「有没有什么事情是我今天完成后,甚至是今天如果只完成这件事情,我就会觉得自己真的很满足,真的觉得今天很有成就感的?」
3:每天选择三件必要的任务执行。
我们每天都有太多任务了,但有些是现在必须要去做的,有些则没那么紧急。
每天思考每个任务的重要程度、紧急程度,挑选出 3 件必要的任务,给予他们足够的时间去处理。只有这样,我们才不会被杂事干扰、被 Deadline 牵着鼻子走,而是有的放矢,优先专注那些有时限的大任务,提前去推动进度。
5:每天选择五件紧急的杂事处理。
一天下来,我们一定会遇到很多小事、琐事,它们看似必须处理,但其中有些其实不处理也没关系,而另外一些则必须把握住。
必须把握住的琐事,一般有这么两种:
一种必须把握住的琐事,是项目、目标推进前的小行动(准备工作)。我们必须先处理好这些小行动,才能推动后面更大的任务。例如完成计划大纲、联系某个客户、准备某份资料。
另一种必须把握住的琐事,则是有时间限制的小事,例如两个礼拜后要出去旅行,今天一定要订好火车票。
这些琐事、小事也重要,但有个共同特征,就是做起来相对简单,而且不用太专注,还能利用零散的时间来做。那么就可以分配到「 135行动清单」的 5 ,趁着每天剩余的弹性时间来做。
135 行动清单有什么好?
在我看来,135 行动清单,是更高级的清单。他通过限制待办事项的数量、优先级,逼迫你去思考并挑选出真正有意义、有价值的事项来做,让你“做得更少,但做得更好”。
一,设限,解决你永远做不完的困局
135 行动清单,会把待办事项限制在 9 件。这样的设计,就是避免把每日清单越列越长,最终变成拖延清单,因为你心里很明白,这个清单我永远做不完。
人一天有 60000+ 个想法,我们想做的事情,总是很多的。如果不加以限制,就会因为想法太多而混乱起来。限制了待办事项的数量,反而让你专注在真正重要的、有意义的事情上去。
二,优先级,要知道有些事情更重要,更有价值
“现代管理学之父”彼得·德鲁克说:管理者一定要“抓大放小”,分清“轻重缓急”。
要知道,你想做的事情永远多于你可以做的时间。时间有限但事情无限,怎么办?二八法则告诉我们了,应该把 80% 的时间,花在 20% 高价值的事情上。
并不是说完成的事情越多,你就成长越快,越牛逼。事实是,哪怕只是做成 1 件重要的事情,也能抵 10 件、100 件无关紧要的杂事。
135 行动清单强制设定了一个优先级,它能帮助你挑选出你认为最重要的那些事情,让你更好、更精准、更高效的利用自己的时间。
135 行动清单:做得更少,但做得更好
现在,我想回过头来,思考一下:我们列清单、管理待办事项,做日程管理,到底是为了什么?
其实,我们想要的是:在今天可用时间里,选择出能够真正创造价值的行动清单。
135 行动清单,通过限制待办事项的数量、优先级,逼迫你去思考并挑选出真正有意义、有价值的事项来做。
合理利用好 135 行动清单,能让生活逃离混乱,变得更有序、高效、精彩。
掌控每一天,从 135 行动清单开始!