最近,我在看一本名叫《细节---如何轻松影响他人》的书,讲授的一微小却重大的影响力提升技巧,教读者如果通过生活中一些微小的发现和细节上的改变,来成就结果上的最大的差异变化、并成功影响他人。今天读到的对工作很有帮助技巧是如何开会更高效。
在平日的工作和生活里,谁都免不了要参加大大小小各种各样的会,但很多时候,我们往往会有这样一种感受,很多“会”纯粹就是浪费时间,开了没有半点用。在这种会上,有相当多的时间都浪费在听别人在讲那些人人都知道的事情上,而带有信息来的人往往无法提醒其他的参会者去了解这些信息。结果就是:在这种情况下做出的决策,就是 ”还凑合“或”相当糟糕“,而不是最佳。很多心理学的研究也证实,如果参会的人不能很好地共享信息、不掌握信息全貌,就不能制定出最佳的会议决策。在这篇《把会议开得更高效》一文中,作者给出了四条在工作和生活中都适用的四条建议。
建议一:参会者在会议前开始提交建议。这样做能确保大家提交的看法和意见不大可能受到他人影响,从而能收集到新创想,也能让更多人的意见得到倾听。当面临一个问题或 一项挑战,需要每个组员都贡献智慧时,可以尝试请大家花几分钟静静地想一想自己的主意,然后写下来,提交给全组。这样做,能确保让那些比较安静的小组成员也能畅所欲言,免得他们的声音被大嗓门的组员淹没。
建议二:组织会议的人最后一个发言。这是因为一个领导者、经理或家长先把看法说了出来,小组成员往往就会下意识地倾听,其他的想法和意见就没有机会产生了。要避免这种潜在的不良影响的方式之一,就是让领导者先听大家的想法,然后在表达自己的意见。
建议三:会前做个任务清单。组织会议的人需要仔细想想这些问题,如 参会的人选恰当吗?大家的经验是否平衡得当?有没有那种以积极正面的方式提出反对意见的角色?经过仔细考虑,列出这样一份清单,在开会前一一核对,对确保会议作出正确的决策并采取正确的措施非常有帮助。
建议四:根据会议的主题,对会议的座次安排作出微妙的调整。Juliet Zhu 和J.J. Argo 的研究发现,对会议的座次进行微妙的调整,就能够影响人们的注意力重点。如果会议的目的是创造合作的气氛,那么圆桌式的排位更为有利,因为圆桌式的排位能唤起人们的归属感,使参会者更容易重视小组的整体目标。如果团队领导者希望让团队成员为自己的行动负起责任,那么正方形或长方形的桌型更为有利,因为当座次安排呈现带角的形状(如L型)时,能激发人们对独特性的追求,使参会者更能响应那些以自我为中心的的信息和提议,容易表现出个人主义。如果某些会议既需要合作,也需要的人采取行动,就可以考虑在会议进程中调整桌型。会议初期需要大家团结合作时,可以把座位摆成圆形;等会议的主题转变成需要个人关注的议题时,就可以把座位调整成方形的。如果要避免意见相近的人坐在一起,就再开会前把座位分配好,而不是让大家自行找位子。
下一次组织会议时,老铁们试试这四条建议吧!