对于每个人来说，每天的时间都是一样的24小时。有的人能够将这24小时充分的利用，有的人却觉得一天下来没有做成什么事情。

产生这种差距的原因之一，与每个人使用时间的效率和做事方式有关。时间就像海绵里的水，只要愿意挤总还是会有的。而今天分享的11个高效使用时间的小技巧，恰好能帮你挤出不少时间。

一、个人做事技巧

技巧1：建立多任务操作系统

多任务操作系统，是指多个任务同时处理，可以分为并行和串行两种方式。

方式1：并行处理两个任务

虽然俗话说，一心不能二用。我们也常常说，做事要专注。但是做不同的事情有不同的特点。对于需要高强度脑力和思考的任务，我们依然需要专注。但是对于一些简单机械的任务，则可以和非机械的、对脑力思考要求略低的任务，一起搭配处理。

比如：

跑步时，听有声读物；练keep健身课程时，看剧；看剧时，浏览Pinterest搜集文章图片；洗漱洗衣服时，听电子书。

以上都是我实践过的并行处理例子，这样做的妙处是，用一份时间做两份事情，节省大片时间。

方式2：串行处理多个任务

核心是将自己的时间拆分成一个个时间片，比如25分钟或1小时，每个时间片只处理一个任务。

处理过程如下：

第一个时间片，处理A任务，时间用完后，无论A是否完成都挂起；第二个时间片，开始处理B任务；把任务队列中的所有任务都处理了一部分之后，再回到A任务开始处理。

循环往复的过程中，有些任务完成了则移出队列；有些任务尚未完成，可能还有新任务加入到任务队列中，仍然用上述的串行法依次处理。

这种方式，适合时间紧任务太多的场景使用。循环处理的过程，需要在不同任务之间切换，对人的思维切换能力要求颇高，也更消耗人的精力。

技巧2：及时套路化流程化

我们生活学习和工作中，面临的任务大多数是重复性的，可以分解为第一步、第二步、第三步。

对于这类重复性的工作，我们如何加快执行速度呢？

- 先做完一次

- 马上总结、整理成套路，即操作指南和流程

- 进一步的实践，完善套路。直到把这类重复性的任务，变成不需要太多思考就能做好的事情。

以做读书笔记的思维导图为例，我的套路是：

- 在读完一本书之后做导图或边读边做导图（根据对这本书的熟悉程度、内容的深浅程度来定）

- 先将这本书的目录结构，录入到思维导图

- 总览这个结构，如果有必要，可以按照我的理解做调整

- 按照目录结构，依次快速浏览书中内容，将主要观点、论据等重要内容记录到思维导图中，直到整本书翻完

- 再次总览整个思维导图，如果有必要，按照我的理解做调整

- 将思维导图，按照知识点，拆分到印象笔记

- 将思维导图的文字版、源文件版存档在印象笔记

技巧3：快速做决策

常常听到有人自诩为“选择困难症”，他们在做决策时常常优柔寡断、左右为难，既浪费时间，也可能导致事情被耽误。

为了快速的做出决策，我们可以针对2种类型，分别来寻找应对措施。

第一类：可以委托给他人做的决定

建议移交决定权，请比你专业的人来帮你做决策。比如，你想买台电脑，但对数码产品一脸懵逼，可以请懂行的男生朋友帮忙。

第二类：只能由你自己做的决定

我们害怕做决定，常常是担心自己选错，或者自己对这个决策背后的信息不了解导致的心虚。面对这种情况可以从这几个方面改善：

- 信息对称，做这个决策背后需要了解哪些信息？可以找更专业的人士请教

- 再由自己对比优劣势，结合自身情况来考虑哪种选择更合适

- 心态上，对自己的选择不要有恐惧和后悔

- 时间上，给自己制定最后的决策时间，避免在这件事情上耗费太久

技巧4：高效的解决问题

我们的工作，常常是为了解决一个个的问题，甚至有时候面对突发的问题会更加棘手。

如何高效的解决问题，避免不必要的争执和时间浪费呢？

这里提供7个建议的步骤：

- 清晰的界定问题，明确问题到底是什么

- 找出所有可能的原因

- 找出所有可能的解决方案，分析它们的优劣势

- 做决定，选择一个最好最可行的方案，并能说出为什么这个方案最好，相比其他方案的优势是什么

- 准备一个备用方案，预留退路

- 了解可能出现的最坏结果

- 布置和执行具体任务

二、善用工具

技巧5：优化设备和软件

工欲善其事必先利其器，如今我们的很多事情需要依赖电脑、手机完成，设备和软件的效率极大的影响了我们做事的效率。

我用的电脑，是2014年入手的一台低配版的MacBook Pro。记得刚买一年左右的时候，有朋友说“你的Mac怎么有点卡，还没我的thinkpad快”，我一直不以为意，以为是配置低导致的，也肉痛不舍得换新的。这台电脑用到今年年初的时候，卡顿到我想摔电脑，有时候打着字都能无缘无故卡几分钟，更别说日常开机、开软件的速度了。

直到前几个月，我给电脑换了个固态硬盘，速度简直飞起。深深体会到，好的设备能节约不少时间。

技巧6：整理资料和生活用品

有句话我非常认同——你不整理杂乱，就会被杂乱整理。我们可以回想一下，自己有多少时间花在了寻找资料、寻找物品上？

以设计师的工作为例，我们常常需要一些设计案例来积累灵感、需要用到各种各样的设计素材。如果每次设计之前，都要花1-2个小时的时间从0开始搜集，这无疑会让我们的工作效率非常低下。

但是，如果我们日常就养成搜集整理设计案例和素材的习惯，在以后的工作中，能减轻很多前期的工作、节省时间。

三、与外界相处

技巧7：学会说“不”，不做老好人

你是否意识到，自己的时间常常被人“偷走”，他们可能是新手、爱聊闲话的人、满腹牢骚的人、博古通今的人。面对这几类人，你可能不敢说“不”，担心这样会不够友善、让别人对你产生不好的印象。

但是如果任由他们占用你的时间，留给你的时间就会更加有限。所以，我们有必要掌握说“不”的方法，具体如下：

- 给出一个正面的第一反应，但不能说“好”。比如，谢谢你问到我、这听起来很有趣等等

- 巧妙应答，避免直接说但是。比如“虽然我很想帮忙…，但我不得不拒绝，因为我现在要集中精力做…”

对于前面提到的4类人，也有几个建议的处理方式

A.新手

对他们说：我建议你先自己想出几个方案，然后再来找我交流

B.爱聊闲话的人

忽略他们，不给他们期待的开口机会

C.牢骚满腹的人

对他们说：我很理解你说的，但我现在不能与你讨论这件事，因为我必须要完成手上的工作

D.博古通今的人

礼貌而坚定的说：真的吗？哎呀，对不起，我得走了。回头见。

技巧8：避免不速之客

在工作环境中，我们常常遇到临时来找你的同事，面对这种情况，我们可以这样处理：

- 询问何事，了解背景情况（最好快速起身、站着交谈）

- 评估这件事情能否快速讨论得出结论

- 如果可以快速聊完，则几分钟搞定后继续做自己的事情

- 如果不能快速聊完且事情没有那么紧急，商量另外一个专门的时间来讨论此事

当然，如果工作上每天都被同一个事情打断，可以约定一个专门的时间来处理这类事。比如，在我工作的小组，几乎每天都有设计方案需要评审，领导就约定了下午4点之后作为集中评审时间。这样就能避免在其他时间段，被评审的事情所干扰。

四、绕不开的办公3环

技巧9：有效率的电话

工作中进行电话沟通的好处是，直接、快速。但它也有缺点，一是接到电话的人工作节奏容易被打扰，二是沟通的内容没有存档。

所以，我们也需要总结一点电话沟通的小技巧。

A.批处理：提前计划要拨打的电话，集中批量处理

B.适当搁置：在需要专注的时间段，可以拔掉电话线或将手机设为飞行模式

C.拨打电话的“套路”

- 确定对方最可能方便接电话的时间点；如果难以确定，可先发短信询问

- 在拨打电话或发短信询问对方的时间之前，准备好一切计划沟通的内容。检查好内容清单放在手边，确保沟通过程中不会遗漏要点。

- 通话前，将重要信息整理成电子文本；在通话中做必要的更新修改；通话结束后，马上通过电子邮件将备忘发给对方。

- 如果对方没有接电话，则给对方发署名的短信，告知详细事由。同时，记录在待办清单中，防止自己遗忘这次沟通任务。

技巧10：解决电子邮件的5大问题

使用电子邮件，通常存在5个问题，下面对他们分别提供解决建议。

问题1：容易分散注意力

建议：关闭新邮件到达提醒功能

问题2：抄送和密送分不清

建议：给那些没有必要抄送邮件给你的人，发一封邮件，询问你是否真的有必要参加

问题3：连锁邮件，无休止的没人结束对话

建议：成为结束对话的人，请大家停止这样的邮件对话

问题4：垃圾邮件

建议：开启垃圾邮件过滤功能

问题5：用邮件替代口头交流

建议：通过电话或当面口头沟通的方式，达成一致意见后，将电子邮件作为存档的后背手段。

技巧11：有价值的高效的开会

自从我记录自己每天的时间后，发现一个问题：如果一天有2个会议，每个会议超过1小时，就意味着今天的重要任务完成度不会太高。如果有必要，我需要加班完成，以弥补会议占用的时间。

相信不仅仅是我，大多数职场人都不喜欢被会议占据太多时间。更何况一次会议，牵扯到的人数通常比较多，所以作为会议的组织者，非常有必要做到“高效会议”，既节省别人的时间也节省自己的时间。

下面提供几个高效会议的建议：

A.组织会议前，确认会议是否有必要召开？

B.会前准备

- 细化会议目标、会议的讨论事项、需要达成的结果

- 预估会议的时间

C.会议开展

- 按时开始，尽量按时甚至提前结束

- 按照议题，先讨论重要的事项，并得出结论；如果当场不能做出决定的议题，暂时放在一边进入下一个议题

- 对于滔滔不绝的人，提醒他们简明扼要，但要注意方法

- 结束前，回顾会议中的结论，简要说明后续具体执行事宜

- 会议中最好有人记录会议纪要

D.会议后，发送会议纪要给与会人、抄送给相关责任人和领导

小结：

以上从个人做事技巧、善用工具、与外界相处、绕不开的办公3环 这4个维度，分别介绍了11个高效使用时间的技巧。在我看来，这些技巧非常实用，至少能为你每天节省2个小时，推荐你试一试。