很多人说,理想很丰满,现实很骨感。规划好的时间安排,在现实面前被碎片化,无法完成工作。
自己的时间都不是自己的,经常被各种干扰打乱,不是同事过来沟通,就是老板突然下达紧急任务,还有就是好不容易有个自己的时间做工作,突然发现有个邮件还没有回复。
在那么多被干扰的事件中,你清楚自己的时间都是如何被分割到碎片化的吗?我们一起来看看如何抗干扰甚至与干扰和平相处,找回属于自己的时间。
技巧01 记录自己的时间
时间分为一天和一周,常规来说,除去重大的紧急的任务,我们每周的工作有一定的浮动,但基本上是固定的。如每周的周例会等。
记录每天每隔1小时做的事情,然后分类如开会、刷朋友圈、工作等,持续一周。做时间记录,了解自己的时间效能。
把月薪除以工作的时间,得出时薪。时薪中,有多少时间是能产生效益,多少时间是没有产生效益?从没有产生效益的时间进行着手。
没有产生效益的时间能否利用起来,以此能抵消掉加班的时间,让自己更加自由。
产生效益的如开会、工作和与上司沟通等,产生效益不大或者没有的如匆忙着急召集人开会的时间、刷朋友圈,聊八卦等。
技巧02 333法则
根据一周的时间记录,找到不被干扰的大板块时间,设立实现目标的时间板块,高效能完成,将效益最大化。
把每天目标定位3个,时间分为3块:
1.实现目标的时间,尽量选择整块高效的时间;
2.小确幸时间,把碎片时间利用起来,如与上司沟通十几分钟,放松的时间等;
3.机动时间,给紧急事件,处理不要紧的事情以灵活安排的时间。
03 主动干扰
在工作中,在当天约人是比较难的,除非是紧急领导会议,最好的是提前三天或一周的时间。这样无论是常规会议还是约领导,都能及时有效把控住。
而这样的提前准备,也能看出自己时间安排的把控感强。即使会因为一点让别人觉得不方便,时间是自己,尽量自己把控,而不是被牵着走。他人也会因为这样不会随意干扰到你。
技巧04 创造环境
当外部环境,如手机的各种通知功能、同事随时有事没事干扰时,我们要创造属于自己的不被干扰的环境。
做法:
去手机干扰:关闭各种APP的通知功能,特别是不经常用的APP直接删除;把手机调成静音、飞行或关机模式;
去同事干扰:有哪位同事经常找自己的,和ta说明哪个时间段自己比较忙;或者带上耳机让别人干扰你也不好意思;或者带上笔记本去会议室工作等。
技巧05 有效管理你的领导
工作者80%的时间是被领导领导安排的。有些领导喜欢临下班安排工作,是因为领导可能真的忙忘了,也可能是手上工作多下属多,记不过来。
根据一周的工作时间记录,来了解领导的日常工作习惯,如什么时候安排任务、什么时候开会等,弹性安排自己的时间。
如果老板周几一定是开会的,这个时候就可以安排自己重要且不被打扰的工作。以及早上找个时间和领导沟通安排今日工作内容,让老板了解你的工作内容和工作量,做到心里有数,也好安排工作。
因为领导需要知道自己的下属是不是把时间花在刀刃上,且给到领导对自己部门工作进展清楚,就不会随意时间安排你的工作。这样也会得到领导的支持,让你的工作事半功倍。
根据一周的时间动向,可控的合理利用并行、串行的工作方法,不可控的留出足够时间灵活应对。
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记录你一周的工作时间,能把控多少?为什么?