创业经常开会,内部需求讨论,产品规划,外部合作伙伴交流沟通等等,特别高频。
记得在上一家公司,基本就是会议驱动的工作,要么是在公司开会,要么是在跟客户沟通。创业更是,很多不确定,很多变量,所以自然也就会议不少,甚至周末,晚上都是会议,一步步通过会议把不确定变成确定。
既然开会(不涉及头脑风暴)这么重要,但又有几个人了解开会的正确姿势呢?有的把开会当成了吵架的场所,有的当成了看手机的场所,有的则当成了在会议室办公,大量的会议不欢而散。
如何高效的开会,是一个很重要的事情,错误的开会姿势,就会出现误人,误事,误己。
我的理解,开会= 一群人 聚在一起 共同解答 问题 的过程。
而正确的开会则是如何更高效更质量的解答这个问题。如何正确的开会,我个人的理解是:
把开会当成一个产品来做。
如果是一个产品,那么开会的定义就变成了:
开会= 一群人 聚在一起 共同解答 指定问题 的过程。
从产品角度来看,解答问题,变成了指定问题。因为从产品角度看, 一个产品开始能够解决一个问题需求就不错啦。
所以作为产品经理(召集人)就需要:
先明确正确的开会目的,然后才是正确的开会过程。
把开会的人当成你的开发资源,通过开会这个方法把你的指定问题找到更好的答案。
明白了这个,作为产品经理(召集人)就当做产品一样,先明确开会这个产品的定义,然后基于需求,管理资源(与会人)并用一起开会的方法聚焦解决这指定的需求。
先明确开会的目的,一个唯一的需求:
讨论xxx人 在xxx场景下的xxx问题
开会前,召集者必须要提前想清楚,开会要解决什么人群什么场景的什么问题,以及问题所涉及到的相关人员。
例如解决公司员工在加班场景下的补助?解决A产品上线前的TOP bug的解决计划。(注意问题尽量可量化,越大概念认知不一样的就越多,越无法达成共同讨论的目的,就变成了头脑风暴,头脑风暴这里不涉及)
并针对这个问题需求提前准备相关信息,作为开会产品经理需要准备把给团队对齐的信息准备好,基于讨论问题的上下关联信息,平行扩展信息准备好,最好是先把自己的建议方案先做出来,便于会议中依此为基础,展开讨论和优化。
记好,如果自己不能把会议当成重要的事情准备,其他人绝对不会比你更重视。毕竟你是主角。
总之会前准备就是明确方向,建议方法。很多人寄希望于通过开会把自己的问题解决了,这是不现实的,在别人的信息输入不如你多的情况下,就更不要想别人做出比你好的建议方案。只能是听大多数人的讨论,听少数人的建议,自己做决策。
所以,一定不做无准备的会议,否则会出现一堆人信息输入为0,自然异想天开,各自发挥了,更多时候大家问题都不明确,就开始异想天开晒点子,彼此频道不同,自然自己什么都没有收获,会议这个产品就搞砸了。
然后是正确的开会:对齐,聚焦,高效。
明白了开会这个产品需求和输入,接下来开会过程就是开发满足这个需求的产品了。
首先就是对齐:跟到场的与会人员同步信息,聚焦开会的目的和相关的信息输入,让团队知道开会的目的。
接下来就是开会这个产品的开发了, 聚焦问题主干:个人感觉过程中最重要的就是聚焦,基于会议目的讨论的主干管理,开会产品经理(召集人)一定要把做好主干做好管理,确保团队成员讨论问题尽量不要偏离问题本身,每个参会人员都在聚焦思考问题,聚焦表达对问题的理解和建议,针对指定问题,开发更好的答案。
这个过程,很容易出现没必要的思辨甚至撕逼,而偏离了需求本身。容易出现讨论A问题跳到B问题, 容易讨论A问题跳到A问题的小细节支节上,主干是产品经理要管理的必要工作。确保讨论问题不要动不动就跑到叶子上,或者其他枝干上,同时还要设定激励的收益函数,创造好的讨论环境。例如主动点赞,耐心倾听,确保大家愿意主动发言,积极建议。
要有结论:一次开会,一个需求,必须要要有结论,例如,最用共识的方法,责任人,解决时间。即使是阶段结论,也要为下次再讨论作为输入。能够解决一个问题,就很不错了。我个人的经验是开小会,开高效的会。时间不宜太长,人容易疲惫。我创业经常开小会站着开,效率更高,每天的十分钟例会都是站着开,大家更聚焦。
没错,开会可以用产品的姿势来完成。
先明确正确的开会的目的,然后才是正确的开会过程。
每日思考,不求绝对,但求养成思考的习惯。