1、同一工作簿多工作表的汇总

工作表结构布局相同

      如果各部门数据在同一工作簿内，分别用多张工作表登记各部门数据，且各表格的结构布局一致，就很好处理。

      如果数据保存在同一文件夹的不同工作簿中，可以先将表格转移至本工作簿，再汇总。

      如果表格较多，可以使用“逸凡工作簿合并助手”实现批量转移。

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工作表结构布局不同

前提条件：各表的行标题、列标题的名称必须一致。

可使用合并计算来汇总，即使行数列数均不一致。

2、不同工作簿多工作表的汇总

在跨工作簿汇总表格时一般有两种不同的需求：一是需要将各表格的分项数据罗列在各列，然后在最后一列加计汇总；二是不需要分项数据，只需反映汇总结果。下面就这两种情况分别介绍。

1.需要列示分项数据的汇总

（1）使用INDIRECT函数实现快速引用。

有时我们需要汇总的表格并不方便转移至同一工作簿，需要将这些部门\公司的数据引用到同一工作表的不同列，然后进行汇总，这时我们可以使用INDIRECT函数来自动引用。

我们仍以第三节第二部分快速翻新表格中的公式示例为例：还是假定“财务报表”文件夹在E盘目录，打开“1月”文件夹中“资产负债表（2014年1月合并）”和“重庆A公司财务报表（2014年1月）”工作簿，我们观察“资产负债表（2014年1月合并）”B4:C14单元格区域引用的公式会发现，其公式分别如下：

='[重庆A公司财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!C4

='[重庆A公司财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!C5

='[北京B公司财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!C4

='[北京B公司财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!C5

……

如图2-43所示：

图2-43 链接到各公司报表的引用公式

从图2-43中不难看出，这些公式都具有一定的规律，变化的只是表格的名称和依次递增的单元格行号，因而我们完全可以使用INDIRECT函数来实现自动引用。具体操作步骤如下。

Step1：检查B3:F3单元格区域各单位的名称与1月文件夹中各单位财务报表工作簿名称中的单位名称是否一致。这步很重要，否则，使用INDIRECT函数引用结果会出错。

Step2：在“资产负债表（1月合并）”的B4单元格编辑下面的公式：

=INDIRECT("'["&B$3&"财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!C4")

Step3：将B4单元格的公式往下填充会发现，计算结果都等于重庆A公司资产负债表C4单元格的值，而不是依次等于C5、C6单元格的值。下面使用取当前行号的函数ROW（关于ROW函数的功能介绍请参见第四章第四节）来代替公式中的行号“4”，以便往下拖动公式时会自动递增，自动变为引用C5、C6单元格。公式修改如下：

=INDIRECT("'["&B$3&"财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!C" & ROW())

Step4：将公式向下和向右填充至B4:F13单元格区域。负债和权益类的公式由于引用的是F列，故公式需要修改一下，“资产负债表（1月合并）”B18单元格的公式如下：

=INDIRECT("'["&B$3&"财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!F" & ROW()-14)

（由于B18的行号为18要链接F4单元格，故计算的行号要减去14。）

为了准确，可以为以上公式中指定详细路径，如下：

=INDIRECT("'E:\财务报表\1月\["&B$3&"财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!C" & ROW())

（2）使用查找替换快速修改引用公式。

如果大家觉得使用INDIRECT函数不好理解，还可以使用基本功能——查找替换来修改公式的引用工作簿。我们仍以第三节第二部分报表的快速翻新的表格为示例，还是假定“财务报表”文件夹在E盘目录。具体操作步骤如下。

Step1：将“资产负债表（2014年1月合并）”B4的公式修改成混合引用，如下：

='[重庆A公司财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!$C4

然后复制填充至B5:B8和B10:B13单元格区域。

Step2：将B18单元格公式修改成：

='[重庆A公司财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!$F4

然后复制填充至B19:B21和B24:B27单元格区域。

Step3：选定B4:B27单元格区域，往右拖动填充柄，将公式复制填充至C4:F27单元格区域。

Step4：选定C4:C27单元格区域，按【Ctrl+H】键，查找内容栏输入“重庆A公司财务报表”，替换内容栏输入“北京B公司财务报表”，点击“全部替换”。

Step5：重复Step4操作步骤，依次将D:F列公式引用的工作簿修改为目标工作簿。

思考题：在Step1中B列的单元格引用也可以不改成混合引用，仍然为相对引用，如何将其B列的公式复制到C:F列而保持仍然引用重庆A公司的C列呢？

提示：

方法1：将B4:B27单元格区域复制粘贴到Word中，然后再复制粘贴回合并表的C：F列。

方法2：【Ctrl+～】显示公式，选定B4:B27单元格区域，按【Ctrl+C】两次，复制并调出剪贴板，分别再选定C4、D4、E4、F4单元格，点击剪贴板中刚才复制的内容，依次将其粘贴到C4:C27、D4:D27、E4:E27以及F4:F27单元格区域。再按【Ctrl+～】改回显示公式计算的值。

2.仅需列示汇总结果

（1）使用合并计算进行跨工作簿汇总。

在“合并计算”文件夹中，分别有A公司、B公司和C公司的销售统计表，它们的样式如图2-44所示：

图2-44 各公司销售统计表

要将上述销售统计表汇总成一张表，如图2-45所示：

图2-45 销售统计汇总表

下面介绍具体操作步骤。

Step1：将各公司的销售统计表打开。

Step2：假定已知汇总表的结构，选定汇总表A1:G13单元格区域，如图2-46所示。

图2-46 选定汇总表A1:G13单元格区域

Step3：在【数据】选项卡→点击“数据工具”组的“合并计算”按钮→打开“合并计算”对话框。

Step4：点击引用位置栏的折叠按钮，选择“A公司销售统计表”的A3:C13单元格区域，点击“添加”按钮，将其添加到引用位置栏。然后将标签位置的首行、最左列勾选上，如图2-47所示。

Step5：重复Step4，将B公司A3:E15单元格区域、C公司A3:D12单元格区域添加到引用位置。

图2-47 添加要合并的目标单元格区域

Step6：添加完所有表格需要合并的单元格区域，点击“确定”按钮，完成合并计算，结果如前文图2-45所示。

如果Step2不选定汇总表A1:G13单元格区域（即不指定需要汇总的字段），只是选定A1单元格，后面的操作不变，那么汇总结果如图2-48所示：

图2-48 不指定汇总字段的汇总结果

本示例为合并计算表按类别对数据进行合并计算。如果汇总表格已经指定了需要汇总的行标题和列标题，那么Excel只会合并计算指定字段，并将结果汇总到指定单元格；如果没有指定需要汇总的行标题、列标题，那么Excel会将包含所有数据的汇总结果反映在指定位置。

（2）使用数据透视表进行跨工作簿汇总。