ETL系列5--表结构设计5:二维表(交叉表)转换为一维表

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下面的表格,是某个生产线,产品不良每日统计表,相信在工厂上过班的同学,应该不会陌生。

如果把表格标题改一改,类似的格式还有每日销售统计表、物料入库统计表等等。

这个类表格有个共同点:每天一张表格。这个共同点,也给表格统计,带来了同样的烦恼:按照周、月做数据统计时,非常的繁琐。

以上面的表格为例,要计算Line01在2月6~2月11号的不良数据。只能通过计算器手动的累加。

在工作中,大家应该也都会感觉到非常的繁琐,但是一直想不到,要怎么改这类的表格才好。咱们接着往下看。

问题分析

这类表格统计起来,非常麻烦的原因,我总结为两点。

每天的统计出来的数据,是一个二维表(稍后解释),目的是方便了阅读和记录数据。但是二维表的结构,不利于数据透视表统计操作,也不利于SUMIF等统计公式的编写。

数据分散在多个工作表里,数据统计功能、公式,都无法正常的执行。

那么如果解决了上面的两个问题,统计效率可以提升吗?我们看下修改后的效果。

首先,修改后的数据,被汇总到了一页,然后通过创建数据透视表,只需要选择时间范围,就可以快速完成线别的不良统计。

解决方案

看完改善效果图,我们针对问题的原因,详细说明一下解决方案:

1.数据二维表,转一维表

2.多工作表数据汇总

3.统计输出

1- 数据二维表,转一维表

1.1- 什么是二维表?

二维表通常的一个特征是,把条件1作为行标题,条件2作为列标题,条1和条件2的交叉位置,填写数据值。

以查询2/6 Line01线,“部件组装不良”为例。

对问题表格简单分析可以看到,条件1是线别,条件2是不良描述,数据值就是不良产品的数量。

二维表格适合阅读和录入数据,但是不适合做数据统计。

1.2- 那么什么是一维表?

一维表是把所有的条件描述,作为行标题,条件值作为数据,以行为单位,逐行进行记录。

同样是查询2/6 Line01线,“部件组装不良”,一维表把所有的信息,都集中到了1行里。

通过上图可以看到,原来的线别、不良描述,不良产品数量等条件描述,统一放到了行标题中。而Line01、不开机、53,等具体的条件值,被作为数据,逐行的记录在标题的下方。这样就构建了一个标准的一维表。

一维表的数据结构,可以使用数据透视表,快速完成各类统计要求。

1.3- 如何把二维表转换为一维表?

Excel不需要VBA,只是通过数据透视表,可以方便的把二维表,转换为一维表。具体步骤如下:

1- 打开表格,依次按下(一个一个按)Alt,D,P,打开数据透视表新建向导。

2- 选择【多重合并计算数据区域】,点击下一步。

3- 选择【创建单页字段】,点击下一步

4- 选择二维表数据区域,点击【添加】,点击【完成】

5- 在数据透视表的字段窗格中,把筛选、行、列区域的字段,都删除掉,仅保留值字段。

6- 双击仅有的数字,就可以得到一维表。

2- 多工作内容合并

工作表的合并一向是个比较头疼的问题,这个案例也不例外。首先我们看一下合并后,得到的数据表是什么样子的?

可以看到,我们这里要合并的是,转换得到的一维数据表。而这个一维表,是二维表转换过程中,动态生成的工作表,所以合并起来,也不是一件容易的事,这里推荐两个方法:

使用VBA完成二维表的转换,以及一维表的合并。

在每天记录数据时,花5分钟的时间,把一维表粘贴到总的汇总表中(推荐)。

VBA的学习成本很高,难度较大,所以推荐使用方法2。

每天记录生产数据,是一个例行的活动,只要统计过程梳理清楚,统计起来效率和不会很差。我大致分了下面几个步骤:

2.1- 整理二维转一维表模板

保留在第1步骤,转换二维表时生成的数据透视表,因为原始数据发生变化后,通过【刷新】按钮,可以快速更新透视表的内容。

把这个表格作为模板,以后每天更新数据的时候,在这里更新数据,快速转换一维表。

2.2- 生成一维表,记录到汇总数据表中

这一步需要手动的做一下复制粘贴的工作,不过也很简单。

点击透视表中的【值】,获取一维表数据。

把一维表数据,手动的复制粘贴到汇总的数据表中,并补全日期。

这样,我们就会慢慢积累,构建一个完整的原始数据表。

3-统计输出

有了这样一个完整的数据,我们在做一些周、月的统计,就方便多了。

最快捷的方法,还是使用数据透视表,具体的操作步骤,请参下面的动态演示。

改善输出

要做好一个高效统计表,核心的思想是:构建完整的一维数据表,避免跨表的数据,使用数据透视表,快速实现数据统计。

最后,我们再回顾一下,设计好一个高效统计表的步骤。

1- 二维表转一维表。保留好一个二维表的模板,只需要更新数据,就可以快速转换出一维表。

2- 一维表合并。通过手动复制粘贴的方式,汇总的同一个工作表中

3- 数据透视表输出。

知识点汇总

本节知识点,主要围绕这数据透视表展开:

数据透视表(Alt,D,P)实现二维表转一维表

数据透视表,实现数据快速统计

数据透视表,切片器功能,实现动态查看数据

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