时间管理训练营 | 让计划落地,让梦想发芽

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不知不觉中微课已经过去一半,今天我们分享的是周计划以及跳出日常的琐碎,站在未来俯视当下,可以帮助大家更科学的制定计划。

本讲的四个目标:

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一、如何制定年度计划?

朋友圈经常有人调侃:我们的2017年计划就是搞定2016年那些原定于2015年完成的安排,不为别的,只为兑现我2014年时要完成的2013年年度计划的诺言。这段调侃说明我们的执行力太差。

做计划是一种能力,要从最基本的开始,分享谷歌的"OKR“目标管理法。

OKR管理法:OKR全称是Objectives and Key Results,即目标与关键成果法,是一套定义和跟踪目标及其完成情况的管理工具和方法。企业所有的目标都是通过行动实现,企业的生死要么是方向的问题(战略和目标),要么是行动的问题,行动不能直接支撑目标实现,这样的行动是不但浪费人力、物力、财力而且甚至有可能抵消、阻碍甚至破坏其他人的正确行动。OKR中,Objectives是目标,Key Results是关键结果。与我们理解的关键结果不同,一般理解是指为了实现目标我们必须做的事情,KRs是指产出导向(Outcomebased)而不是做事导向的(Taskbased)。所谓产出导向就是关注做事情的成果,而不是仅仅关注事情做了没有。OKR要求公司、部门、团队和员工不但要设置目标,而且要明确完成目标的具体行动。

OKR的优点在于:①规范思维,核心目标突出;②沟通更精准,让每个人都很清楚什么对他们是最重要的;③建立测量过程的指标,时刻了解我们距离目标还有多远;使组织的努力更聚焦。

我们大多数人最初的计划的想法是梦想清单,只是可能性,只是罗列了他人的梦想组装品,空中楼阁,我们的统筹规划能力太差,不足以制定年度计划。制定计划要关注的三个核心

1、关注目标进而关注过程;

2、良好的监督机制;比如说我们日常参加的早起团。

3、良好的反馈机制;对完成情况给自己打分。

小结,从三个核心环节出发,从完成情况给自己打分,如果没有完成,则要进一步完善。

为了让年度目标,周计划,月计划更好的实施,我们还要了解一个SMART原则:这个原则是由管理学大师彼得德鲁克在他的《管理与实践》一书中提出的,这书于1954年出版。Smart原则的使用:有五个方面(具体我们拿写作为例)

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1、目标必须是具体的(specific):写作最实际的目标,能够为你创造多少收入。

2、目标必须是可以衡量的(Measurable):写作可以让你认识更多的朋友,这个是可以衡量的。

3、目标必须是可以达到的(Attainable):这个目标必须是切实可行的,不能设一个天马行空的目标,不要溜号,要和主要目标有相关联。

4、目标必须和其他目标具有相关性(Relevant)。

5、目标必须具有明确的截止期限(Time-based)。

我们源头在说计划,但是我们要反思,审视自己,为什么要做计划,做计划的好处是什么,计划清单可以让我们清晰的知道自己一天都在做什么,计划做完美,但是却没执行,等于白做了,我们的目的不是制定一份完美的计划,而是让自己更好的利用有限的时间把该做的事情做了,余下的时间更好的享受生活,不要把什么都怪罪于命运。下面我们讲讲计划的误区和好处:

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计划的三个误区:

1、计划不可调整:为什么不可调整呢?我们做的计划要与时俱进,和自己的实际相符就可以,一手铅笔,一手橡皮。

2、做计划浪费时间:不会哟,计划只会简化自己一天的工作,让自己一天清晰自己的生活,有目标。每天我们用10几分钟的时间把自己计划的事情写下来,习惯就好了,晚上在用九宫格日记总结。

3、忽略了执行的重要性:我们做计划的终级目标是为执行而服务的。如果一份计划做的很完美,但却没有认真执行,这不就成了空谈了吗?

鸡汤:《少有人走的路》中写到,吃苦是件值得庆幸的事,只有我们吃了别人吃不了的苦,才能成为别人成为不了的人,超越了一些人,凡是有价值的事情都是不可能轻易就获得的。有好多东西都是不可控的,比如命运,比如家庭,比如出生等等,但向上的过程如此简单,我们只要比别人更努力,就能比别人更等成功!

除了上述三个误区,导致我们计划完成率过低还包括制定者的过于乐观。那么计划的好处也是有三个:

1、让未来变得可预期;2、做坟墓 可以释放焦虑;3、做计划可以潜意识对自己有所督促,提高效率。

二、如何制定周计划

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什么是周计划:从字面上理解就是一周的规划。相对于日计划,周计划是个整体,他要明确每周的产出和收获。把计划比作开车的话,年计划相当于目的地(这个目标很明确),月计划是GPS导航仪,帮助我们选择最优的路线,周计划是方向盘,只有不停的调整方向盘才能避免走偏,日计划则是油门,可以让我们回事到达目的地。周计划怎么制定呢,表格,或是用A4纸写出。

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每周花10分钟写出自己想做的事情,在周碎片清单处,写完后以重要性为首要原则,删除那些无关紧要的事情。然后记录时间,算算自己一天有几个番茄闹钟,然后算下,自己一周的计划中完成这些计划需要向个番茄时间,如果超出了,就要在删除一些,按照时效性原则分配时间。用什么形式做周计划,按适合自己的方式就可以,或是日记本,或是Ecexl表格,最好是每周日的下午制定周计划,规划未来,可以下个全能扫描王扫描到手机里。周计划只要写上每周必须要完成的工作即可,其他的留到每日计划补充就可以。

三、制定计划要注意什么?

最重要的就是荤素搭配!计划从表面上理解,就是要把自己要完成的事件精简的总结提醒自己完成。那么在制定过程中,不要眼大手小,就要求我们精简,专注最重要的部分。困难和简单搭配起来,完成荤素搭配。

四、如何应对意外事件的打扰:灵活使用四象限法则,对“意外”事件说不。要结合番茄闹钟

给自己留出机动时间,留出被打扰的时间。内部干扰自己提前解决,比如上厕所,饿了等等,这是容易解决的,最能的就是外部干扰,这时就要用到四象限法则:(图片)

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第一象限:既紧急又重要(如客户投诉,即将到期的任务,账务危机等)

第二象限:重要但不紧急(如建立人际关系,人员培训,制定防范措施等)

第三象限:紧急但不重要(如电话铃声,不速之客,部门建议等)

第四象限:既不紧急也不重要(如上网,闲谈,邮件,写博客等)

课程回顾:

1、如何制定年度计划?介绍了OKR法则和SMART原则。

2、如何制定周计划?我们用5W1H的模板给大家展开分析。其中WHO就是我们个人,这个不需要多说。

3、制定计划要注意什么?要荤素搭配,帮助我们解决精力跟不上的问题。

4、如何应对意外事件的干扰?重点讲解了四象限法则的使用方法,让四象限法则开始真正为生活服务 。

个人感悟:自己在实际生活和工作中,虽然制定好了计划,但是就像老师在微课中讲到的,经常被一些意外事件打扰,以致影响了整个计划,打乱了一天的安排,最后自己不知道怎么做了,感觉自己经常这样,这节课的收获蛮大,试着在以后的生活中,运用A4纸,运用四象限法则。

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