前段时间投简历,时常收发邮件,才意识到写邮件也是件很讲究的事。以前零星知道一些,但不够完善,趁着假期重新整理了下。一些思考,还望有助。
1、学会清理邮箱
现在微信越来越多,通知也通过微信下达,有时看多了难免遗忘,而且微信传文件有30M的大小限制,所以邮件还是非常重要的沟通方式,特别涉及重要事宜时。
相信大家和我一样经常用邮箱注册服务,时常会收到许多垃圾邮件。
所以第一步得养成定期清理邮箱习惯。
这几类需要时常清除:
1、絮絮叨叨,没有重点的邮件。
2、与你没有关系,收到转发的邮件。
3、垃圾邮件。(可把对方添至黑名单)
2、如何高效收发邮件?
怎样处理邮件也很有技巧,基本上分为两个步骤:
1、迅速领会邮件信息
这很重要,收到邮件时需要把信息整理出来。记下工作、是否需要回复等,标出已读但未处理的邮件等。
2、采取回应
如果邮件里描述事件很紧急,可以直接电话沟通等。
语意不清或者表达不准确可以询问后答复。
一般邮件最好在两小时内回复。
有技巧的控制往来(文末添加:无需回复、已经办妥等)
3、如何书写一份得体邮件?
其实基础原则只有两个:有礼貌、讲重点。有些细节是以前自己困惑地方,分点叙述下。
1、得体称呼
一般采用职位即可,X主任、X经理等,当不知道对方职位时也可以直接用老师代替,x老师。
2、直接表明意图
邮件应该简短精炼,如果第一次发邮件给对方可以简短自我介绍下,写正文时应当避免下面几点:
不用古文、俚语、偏僻字。
将否定句换成肯定句。
将长句变成短句。
使用破折号、数字、粗体字、项目符号等。
3、简洁版式
邮件格式以简洁,重点突出为主,经过统计最便于阅读的字体如下。
中文:五号宋体、新宋体*
英文:10号字体、Verdana或Arial格式*
4、推荐Markdown格式
Markdown是从HTML中出来的一种语法,即用一些简单符号去标注文本,好处是写作时基本不用在意格式,鼠标都用不到。
这样说有些模糊,大致效果如下图。
左边是Markdown,右边是最后结果。
关于MD,之后会整理更详细文章、工具推荐给大家,不详述。
5、标注重点
有时邮件长了,让人很没耐心读完,所以正文里出现重点部分时,可以标注出来,方法有很多。
加上花括号,【这里是重点】
字体加粗放大,这里是重点
修改字体颜色,这里是重点
6、善用表情,但需慎用
如果通篇邮件都是文字,难免显得枯燥,可以适当加上些符号表情,但不能多,否则极易落入二次元类。
常用的有这些:
:-) 笑脸
; - )调皮的笑
:- | 漠不关心
:-> 邪恶的笑
:-D 惊讶
:-/ 困惑
:-P 鬼脸
:-(皱眉
:-Q 吸烟的人
:-O 大喊大叫
4、注意事项
国内最常用应是QQ邮箱了,但有时后缀@qq.com觉得有些伤大雅,可以通过这些方法解决。毕竟不同场合需要使用不同邮箱后缀,比如我常用的gmail与我们学校邮箱xxxx@mail.sysu.edu.cn,会显得正式些。****
1、注册foxmail域名
QQ邮箱支持域名foxmail,但收件箱还是统一,不会出现邮件遗漏情况。
步骤:设置 - 账户 - 注册Foxmail
2、添加其他邮箱
QQ邮箱方便打开,但也常用gmail,163等这些邮箱,每天登陆查看太繁琐,可以直接添加到QQ里一起收件。
步骤:设置 - 其他账户 - 添加邮箱
需要注意,被添加邮箱需要打开POP服务,一般邮箱都默认关闭需要在设置里手动打开后,才能添加。
3、设置不同签名
邮箱签名也是很重要细节,一般都留下个人信息,方便与对方及时沟通。可以分个人使用或公司使用,比如我。
可以设置一个签名模板,这样就能通用了。
总之,不同场合选择不同邮箱、不同对象选择不同签名,也是专业化体现。
推荐阅读:
1、《email这样写,谁都会赞!》
2、《入职一年:从职场新人到职场达人》@知乎周刊Plus
感谢阅读,希望有帮助,喜欢的话可以打赏下哈!
顺颂时祺:)